Istilah briefing terdengar sangat familiar di telinga kita, tapi apa itu briefing? Istilah ini umumnya digunakan di lingkungan kerja, terutama dalam dunia bisnis dan pemerintahan. Briefing merujuk pada proses menyampaikan informasi secara singkat dan padat tentang topik tertentu kepada seseorang atau kelompok.
Briefing sangat penting dalam dunia bisnis dan pemerintahan karena memungkinkan para pemimpin untuk memberikan arahan, menginformasikan rencana, dan memastikan pemahaman yang tepat di antara anggota tim. Dalam artikel Vocasia kali ini, kita akan membahas tentang pengertian dari briefing, manfaat, tujuan, cara membuat, dan contoh briefing.
Apa itu briefing
Briefing adalah proses komunikasi yang digunakan untuk memberikan informasi kepada seseorang atau sekelompok orang tentang suatu topik tertentu. Briefing biasanya dilakukan secara lisan atau tertulis dan dapat dilakukan dalam berbagai konteks, seperti dalam dunia bisnis, pemerintahan, militer, atau bahkan dalam kehidupan sehari-hari.
Dalam konteks bisnis, briefing dapat dilakukan untuk memberikan informasi tentang proyek, peluncuran produk baru, rencana strategis, atau bahkan untuk memberikan arahan kepada anggota tim. Briefing ini dapat dilakukan oleh manajer atau atasan kepada bawahan, atau antara kolega di dalam tim.
Manfaat Briefing
Briefing dapat memberikan berbagai manfaat bagi sebuah organisasi atau instansi, di antaranya adalah:
1) Menjaga Konsistensi
Dengan memberikan briefing yang jelas dan singkat, suatu organisasi dapat memastikan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama tentang topik tertentu. Hal ini dapat membantu dalam menjaga konsistensi dan meminimalkan kesalahpahaman yang mungkin terjadi.
2) Efisiensi Waktu
Briefing dapat membantu menghemat waktu karena informasi disampaikan secara singkat dan padat. Hal ini dapat membantu anggota tim untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.
3) Memotivasi Tim
Briefing yang baik dapat memberikan motivasi pada anggota tim karena mereka merasa diikutsertakan dalam proses pengambilan keputusan dan menjadi lebih bersemangat dalam menjalankan tugas-tugas mereka.
4) Menghindari Kesalahan
Briefing dapat membantu meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi karena anggota tim memiliki pemahaman yang jelas tentang rencana dan tujuan organisasi.
Tujuan Briefing
Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dengan melakukan briefing, di antaranya adalah:
1) Memberikan Informasi
Tujuan utama briefing adalah memberikan informasi yang relevan kepada para anggota tim. Dengan demikian, hal ini memungkinkan mereka untuk memiliki pemahaman yang lebih baik tentang topik tertentu dan dapat membantu mereka untuk melakukan tugas-tugas dengan lebih efektif.
2) Menyampaikan Arahan
Briefing juga dapat digunakan untuk memberikan arahan yang jelas tentang tugas-tugas yang harus dilakukan oleh para anggota tim. Hal ini memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan dapat membantu dalam mencapai tujuan organisasi.
3) Meningkatkan Kerjasama
Briefing dapat membantu meningkatkan kerjasama di antara anggota tim karena mereka memiliki pemahaman yang sama tentang rencana dan tujuan organisasi. Dengan demikian, hal ini dapat membantu dalam mencapai tujuan secara lebih efektif.
Cara Membuat Briefing
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat briefing yang efektif:
1) Tetapkan Tujuan
Sebelum membuat briefing, pastikan Anda menetapkan tujuan yang jelas. Hal ini akan membantu Anda untuk fokus pada informasi yang relevan dan memastikan bahwa pesan Anda disampaikan dengan jelas.
2) Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Pastikan briefing yang Anda buat menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh semua anggota tim. Hindari menggunakan jargon atau terminologi teknis yang mungkin sulit dipahami oleh orang yang tidak terbiasa dengan topik tersebut.
3) Gunakan Penyampaian Visual
Menggunakan visual dapat membantu dalam menyampaikan informasi dengan lebih jelas dan efektif. Misalnya, gunakan grafik atau diagram untuk menggambarkan data atau informasi yang kompleks.
4) Tetapkan Durasi yang Tepat
Pastikan durasi briefing yang Anda buat sesuai dengan kebutuhan. Briefing yang terlalu singkat dapat menyebabkan informasi yang tidak lengkap, sedangkan briefing yang terlalu panjang dapat membuat peserta kehilangan fokus.
5) Persiapkan Materi dengan Baik
Pastikan materi briefing telah dipersiapkan dengan baik sebelumnya. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa data atau informasi yang akan disampaikan akurat, terbaru, dan relevan.
Contoh Briefing
Berikut adalah contoh briefing yang dapat membantu Anda dalam memahami bagaimana briefing dilakukan dalam konteks bisnis:
Judul: Peluncuran Produk Baru
Tujuan: Memberikan informasi tentang peluncuran produk baru dan arahan kepada anggota tim.
a) Materi
- Deskripsi produk baru
- Fitur dan keunggulan produk
- Target pasar
- Rencana peluncuran produk
- Peran masing-masing anggota tim dalam peluncuran produk
b) Visual
- Gambar produk baru
- Grafik penjualan produk sebelumnya
- Rencana peluncuran produk dalam bentuk diagram
Durasi: 30 menit
Tips: Berikan kesempatan kepada anggota tim untuk bertanya dan memberikan masukan pada akhir briefing.
Sekian artikel tentang briefing. Semoga bisa membantu sobat.
Ayo baca artikel menarik lainnya di www.vocasia.id/blog
