Divisi General Affair merupakan salah satu divisi yang penting pada setiap perusahaan. Sebab divisi ini lah yang mengurus semua operasional perusahaan secara menyeluruh. Bisa dikatakan, general affair merupakan partner HRD demi kelancaran operasional SDM khususnya melayani kebutuhan umum karyawan, inventaris, perkantoran, hingga membina hubungan internal dan eksternal perusahaan.
Dalam perusahaan yang memiliki struktur organisasi sederhana, general affair biasanya akan digabung dengan HRD, terkadang juga di bagian pembelian atau purchasing. Namun, tahukah kamu apa yang menjadi jobdesk umum dari divisi general affair? Simak pembahasannya berikut ini.
Tugas General Affair atau Staff GA
Meski tugas General Affair bisa jadi akan berbeda tergantung jenis perusahaannya, berikut empat jobdesk umum mereka.
1. Pengadaan, Pendataan dan Perawatan Aset Perusahaan
Seperti yang disebutkan di atas, jika HRD berperan dalam pengelolaan dan pengembangan SDM perusahaan, maka tugas General Affair lebih kepada pengelolaan pengadaan barang serta fasilitas operasional perusahaan.
Adapun barang yang dimaksud adalah segala macam barang atau fasilitas yang dapat mendukung pekerjaan karyawan. Maka dari itu, General Affair harus bisa menentukan fasilitas mana yang lebih penting bagi karyawan dan diprioritaskan.
Seperti contohnya dalam perusahaan manufaktur, tugas general affair staff mulai dari menangani proses pengadaan kendaraan dinas, menangani proses pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll) hingga pemasangan internet atau wifi.
Tidak selesai pada pengadaan saja, selanjutnya GA akan bertugas memastikan semua fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan tetap terawat. Bertanggung jawab dalam perawatan gedung kantor sampai memastikan kebersihan lingkungan kerja untuk kenyamanan kerja karyawan.
2. Membuat laporan anggaran dan pembayaran
Mengingat tugas general affair adalah mengelola pengadaan barang serta fasilitas perusahaan, mereka memiliki tanggung jawab untuk memastikan barang yang diminta oleh divisi lain benar-benar dibutuhkan dan sesuai budget.
Inilah mengapa menyiapkan laporan anggaran dengan menyesuaikan prioritas barang tidak terpisahkan dari tugas general affair. Dengan adanya tugas ini, perusahaan akan terhindar dari pembengkakan anggaran belanja perusahaan.
Prioritas dalam pembelian barang atau pengadaan fasilitas tentu juga perlu mempertimbangkan manfaat jangka panjang bagi perusahaan. Maka GA harus jeli membuat prioritas mana barang yang harus segera dibeli atau bisa ditunda dulu.
Tak cuma membuat laporan anggaran, general affair juga melaksanakan proses pembayaran rutin untuk kebutuhan listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), iuran BPJS karyawan, hingga beberapa pembayaran rutin lainnya. General affair juga lah yang akan mengurus reimbursement karyawan.
3. Mengurus perizinan dan legalitas perusahaan
Dalam sebuah perusahaan, mengurus legalitas perizinan menjadi tugas general affair, baik untuk kebutuhan karyawan maupun perusahaan. Maka dari itu, general affair kerap menjadi wakil perusahaan untuk bertemu dengan pihak eksternal terkait yang membantu perizinan eksternal ini.
Pihak dalam perizinan eksternal bisa meliputi kepolisian, ormas, media, kecamatan, kelurahan dan lain sebagainya. Oleh sebab itu, selain bertemu dan mengurus izin, general affair perlu menjalin hubungan baik dengan mereka.
4. Menjalin komunikasi dengan semua divisi
Lantaran pekerjaannya banyak berhubungan dengan tim internal perusahaan, general affair bertugas menjadi jembatan informasi antara seluruh divisi dengan pengelola keuangan perusahaan.
Sebab, tiap divisi umumnya lebih mengetahui kebutuhan mereka. Sehingga ada kalanya General Affar mendapat masukan maupun permintaan dari divisi tertentu terkait fasilitas operasional yang diperlukan.
Tapi di sisi lain, general affair juga perlu memahami rencana serta rincian anggaran perusahaan secara menyeluruh. Sehingga tidak bisa serta merta mengiyakan semua keinginan karyawan. Karena kembali lagi, ada prioritas dalam tiap usulan pengadaan fasilitas.
Jadi apabila tidak bisa terpenuhi dalam waktu dekat, general affair perlu memberikan pemahaman kepada divisi yang bersangkutan. Pun sebaliknya, general affair perlu menegaskan pentingnya pengadaan barang atau fasilitas tersebut pada pengelola keuangan perusahaan jika memang masuk prioritas.
