Dunia perkantoran memiliki berbagai bidang profesi dengan segala serba-serbinya. Setiap profesi tentu mempunyai peran dan tugas masing-masing. Salah satunya profesi seorang personal assistant.
Apakah kamu pernah mendengar profesi tersebut? Ya, profesi personal assistant kerap dihubungkan dengan sekretaris. Namun, pada dasarnya dua profesi tersebut berbeda satu sama lain. Personal assistant adalah individu yang bertugas mengurus segala kebutuhan administrasi di kantor. Segala persoalan terkait administrasi menjadi tanggung jawab dan tugas personal assistant untuk menangani hal tersebut.
Pada kenyataannya, personal assistant hanya bekerja untuk satu individu. Berbeda dengan sekretaris yang dapat bekerja untuk satu tim atau departemen. Personal assistant hanya mengurus satu individu yang menjadi atasan di sebuah perusahaan tempat bekerja. Segala persoalan surat-menyurat menjadi bagian yang tak luput dari tugas personal assistant.
Saat kamu bekerja menjadi profesi tersebut, seluruh kebutuhan atasan wajib kamu back-up dengan baik. Kamu harus sigap dan cekatan dalam menyiapkan segala kebutuhan administrasi individu tersebut. Kamu pun harus pandai membaca situasi di mana atasan menginginkan sesuatu tanpa diperintah lebih dahulu. Berbaur menjadi satu dengan seorang atasan adalah hal mutlak bagi profesi personal assistant.
Skill Personal Assistant
1. Kemampuan organisasi dan manajemen waktu
Ilustrasi Kemampuan Organisasi dan Manajemen Waktu (pexels)
Sebagai personal assistant, sebagian besar pekerjaan kamu adalah menjaga atasanmu tetap teratur dan sesuai jadwal. Karena itu, kamu juga harus dapat mengatur diri sendiri dengan baik. Kemampuan organisasi dan manajemen waktu dapat dipelajari. Kamu harus pandai membawa diri dalam suatu organisasi. Kemudian mampu mengatur waktu pribadi dan pekerjaan bersama atasan dengan baik.
Kamu dituntut dapat beradaptasi untuk membuat penggunaan waktu yang lebih efisien. Tak hanya sebatas itu, kamu pun harus menjaga pekerjaan pribadi dan atasan agar tetap teratur. Meskipun terlihat begitu rumit, namun kamu diwajibkan bertanggung jawab atas amanah yang diemban.
2. Kemampuan komunikasi verbal dan tertulis
Ilustrasi Kemampuan Komunikasi (pexels)
Sebagai personal assistant, kamu harus memahami dan mengikuti instruksi dengan baik. Kamu harus mampu menyampaikan informasi tersebut kepada yang berkepentingan dengan jelas. Oleh karena itu, kemampuan komunikasi harus dimiliki setiap profesi personal assistant. Tujuannya agar setiap instruksi atau pesan dapat tersampaikan dengan baik tanpa adanya multi penafsiran.
Kamu juga mungkin harus pandai menyambut klien, membalas korespondensi, atau membuat laporan presentasi. Semua tugas tersebut tentunya membutuhkan keterampilan komunikasi secara optimal. Seperti halnya berbicara, menulis, mendengarkan, dan membaca pesan.
3. Memahami software terkait pekerjaan
Ilustrasi Memahami Software (pexels)
Personal assistant juga harus berurusan dengan berbagai software untuk memudahkan pekerjaan. Berbagai software yang menunjang pekerjaan harus kamu pahami dengan seksama. Hal ini tentu saja akan mendukung kinerja kamu di depan layar. Biasanya, software yang digunakan mencakup pengolah kata, spreadsheet, database, kalender, desktop publishing, dan software pengolah presentasi.
Tugas utama kamu ialah membuat pekerjaan atasan jauh lebih mudah dan sederhana. Kamu juga dituntut mampu membantunya mengatasi masalah-masalah teknis. Saat kamu mampu memberikan bantuan teknis secara sederhana kepada atasan, hal tersebut tentulah menjadi nilai tambah. Kamu pun harus piawai memahami dan mempelajari penggunaan software dengan baik.
4. Mampu menjaga rahasia perusahaan
Ilustrasi Senyuman Menjaga Rahasia (pexels)
Saat kamu bekerja sebagai assistant personal, sering kali berhadapan dengan materi sensitif. Hal tersebut berkaitan erat dengan rahasia perusahaan hingga informasi yang sangat pribadi. Kamu dituntut mampu menjaga kerahasiaannya. Kamu harus dapat bersikap bijaksana, mampu bereaksi dengan tenang, dan menjaga setiap informasi rahasia yang diterima. Dengan kata lain, kamu harus menjadi orang kepercayaan bagi atasan.
Menjaga rahasia perusahaan juga akan menumbuhkan citra positif bagi diri kamu. Orang-orang di sekeliling pun akan lebih percaya atas tindakan yang kamu lakukan. Jaga rahasia perusahaan dengan baik, ya.
Tugas Personal Assistant
- Memantau email atasan mengenai pelaporan dan memberikan respon jika diperlukan
- Mempersiapkan komunikasi atas nama atasan
- Menjawab panggilan telepon atas nama atasan
- Mengatur perjalanan dan rencana perjalanan atasan
- Mengorganisir dan merencanakan pertemuan atas nama atasan
- Membuat notulen rapat
- Melakukan atau menyiapkan berkas apa pun yang mungkin diperlukan oleh atasan
- Menjaga semua berkas dan catatan digital untuk proyek yang sedang berlangsung
- Membantu dalam membuat dan mendistribusikan notulen rapat untuk rapat bulanan dan rapat lainnya
- Mengirim dan mengambil berkas korespondensi terkait bisnis di wilayah geografis terdekat
- Bekerja dengan tim administrasi untuk membuat spreadsheet dan informasi presentasi untuk berbagai pertemuan
- Menyiapkan ruang konferensi untuk presentasi dan rapat staf
Baca Lebih Banyak : Etika Profesi: Pengertian, Prinsip, Tujuan, Manfaat, dan Contohnya
Itulah penjelasan seputar profesi personal assistant. Kamu bisa memahaminya lebih awal terkait pengertiannya. Personal assistant bekerja secara personal mengurus administrasi seseorang yang menjadi atasan. Kamu pun perlu mempelajari kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalani profesi tersebut. Terus asah kemampuan kamu, baik soft skill maupun hard skill, ya. Tetap semangat!
