Procurement Staff adalah posisi yang bertanggung jawab atas kegiatan pengadaan barang atau jasa di perusahaan. Dalam artikel ini, kita akan membahas tugas, skill, kualifikasi, dan gaji yang harus dimiliki oleh procurement staff. Tugas procurement staff meliputi berbagai aktivitas, seperti membuat standar pengadaan, merencanakan pengadaan, menyesuaikan pengadaan dengan permintaan, mencari vendor dan supplier, serta pengelolaan data pengadaan dan pembelian. Procurement staff juga harus memiliki keterampilan yang beragam, seperti keterampilan analitis, negosiasi, manajemen risiko, manajemen waktu, dan adaptasi. Selain itu, procurement staff harus memiliki kualifikasi yang sesuai, seperti pendidikan tinggi, pengalaman kerja, dan keterampilan teknologi. Gaji procurement staff bervariasi tergantung pada faktor-faktor seperti lokasi, pengalaman, jenis industri, dan ukuran perusahaan.
Apa itu procurement staff
Procurement staff, atau staf pengadaan, adalah karyawan perusahaan yang bertanggung jawab dalam pengadaan barang atau jasa. Berbagai aktivitas mereka melibatkan, mulai dari memilih vendor hingga merencanakan pembelian jangka panjang yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tugas mereka meliputi membuat standar pengadaan, merencanakan pengadaan, menyesuaikan pengadaan dengan permintaan, mencari vendor dan supplier, serta pengelolaan data pengadaan dan pembelian. Mereka juga perlu memiliki keterampilan negosiasi yang kuat, kemampuan komunikasi yang baik, analisis yang baik, serta kemampuan adaptasi dengan kondisi perusahaan dan perkembangan teknologi. Gaji procurement staff bervariasi tergantung pada faktor-faktor seperti lokasi, pengalaman, jenis industri, dan ukuran perusahaan.
Tugas procurement staff
Tugas procurement staff meliputi berbagai aktivitas yang mendukung proses pengadaan barang atau jasa, berikut adalah tugas umum dari procurement staff:
- Membuat standar pengadaan barang dan jasa.
- Merencanakan pengadaan.
- Menyesuaikan pengadaan dengan permintaan.
- Mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa.
- Komunikasi dengan vendor dan supplier.
- Pengelolaan data pengadaan dan pembelian.
- Seleksi vendor atau pemasok.
- Negosiasi harga dan kontrak.
- Mengawasi anggota tim dan tugas dalam departemen pembelian.
- Merancang rencana pembelian dan mengembangkan strategi pembelian.
- Memverifikasi bahwa setiap proses pengadaan berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan perundang-undangan.
- Kemampuan adaptasi dengan kondisi perusahaan dan perkembangan teknologi.
Selain itu, procurement staff juga perlu memiliki keterampilan negosiasi yang kuat, kemampuan komunikasi yang baik, analisis yang baik, serta kemampuan adaptasi dengan kondisi perusahaan dan perkembangan teknologi.
Skill yang harus dimiliki procurement staff
Procurement staff harus memiliki keterampilan yang beragam untuk mendukung proses pengadaan barang atau jasa, berikut adalah beberapa keterampilan yang harus dimiliki procurement staff:
- Keterampilan Analitis: Procurement staff harus mampu menganalisis data dan tren pasar untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya, area dan proses yang dapat dioptimalkan, dan potensi risiko.
- Keterampilan Negosiasi: Procurement staff harus dapat bernegosiasi dengan vendor dan pemasok untuk mendapatkan kesepakatan terbaik dan harga terbaik untuk perusahaan.
- Keterampilan Manajemen Hubungan: Procurement staff harus dapat membangun dan memelihara hubungan yang solid dengan pemasok dan vendor.
- Keterampilan Manajemen Risiko: Procurement staff harus dapat mengidentifikasi dan mengelola risiko yang mungkin terjadi selama proses pengadaan.
- Keterampilan Manajemen Waktu: Procurement staff harus dapat mengelola waktu dengan baik untuk memastikan proses pengadaan berjalan lancar.
- Keterampilan Pemecahan Masalah: Procurement staff harus dapat memecahkan masalah yang muncul selama proses pengadaan.
- Keterampilan Adaptasi: Procurement staff harus dapat beradaptasi dengan kondisi perusahaan dan perkembangan teknologi.
Selain itu, procurement staff juga harus memiliki keterampilan kepemimpinan, pemahaman tentang manajemen rantai pasok, manajemen keuangan, dan pemahaman tentang teknologi dan sistem yang digunakan dalam proses pengadaan.
Kualifikasi procurement staff
Procurement staff harus memiliki kualifikasi yang sesuai untuk mendukung proses pengadaan barang atau jasa dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa kualifikasi yang harus dimiliki procurement staff berdasarkan sumber yang ditemukan:
- Pendidikan: Procurement staff harus memiliki pendidikan tinggi, seperti sarjana atau master, dalam bidang ekonomi, manajemen, atau ilmu pengadaan.
- Pengalaman kerja: Pengalaman bekerja sebagai procurement staff atau posisi yang berkaitannya, seperti purchasing, akan membantu mengembangkan keterampilan dan mengalami lingkungan kerja yang sesuai.
- Keterampilan Spesifik: Procurement staff harus memiliki keterampilan dalam memperhatikan detail, negosiasi, analisis, manajemen risiko, manajemen waktu, dan komunikasi.
- Kemampuan Adaptasi: Procurement staff harus dapat beradaptasi dengan kondisi perusahaan dan perkembangan teknologi.
- Keterampilan Bahasa: Procurement staff yang bekerja di lingkungan internasional atau dengan vendor dan supplier lainharus memiliki keterampilan bahasa yang baik.
- Keterampilan Manajemen Kepemimpinan: Procurement staff harus dapat mengelola tim dan berkoordinasi dengan berbagai departemen dan pihak terkait, seperti finance, legal, operation, dan vendor.
- Keterampilan Teknologi: Procurement staff harus familiar dengan teknologi dan sistem yang digunakan dalam proses pengadaan, seperti ERP dan sistem manajemen risiko.
Gaji procurement staff
Gaji procurement staff bervariasi tergantung pada faktor-faktor seperti lokasi, pengalaman, jenis industri, dan ukuran perusahaan. Menurut sumber yang ditemukan, gaji procurement staff di Indonesia berkisar antara Rp 5 juta hingga Rp 20 juta per bulan, tergantung pada tingkat posisi, pengalaman, dan pendidikan. Umumnya, staf pengadaan termasuk dalam posisi yang mendapatkan gaji setidaknya sebanding dengan Upah Minimum Regional (UMR) di kota atau kabupaten tempat perusahaan berdomisili. Para procurement staff yang telah mengumpulkan pengalaman bertahun-tahun dan memiliki kemampuan negosiasi yang hebat mungkin mencapai posisi senior level dengan gaji yang lebih tinggi. Tingkat pendidikan dan pengalaman karyawan seringkali dijadikan dasar dalam menentukan besaran gaji untuk staf pengadaan.
Cara menjadi procurement staff
Untuk menjadi staf pengadaan, diperlukan pengembangan sejumlah keterampilan dan kualifikasi khusus. Berikut ini adalah tindakan-tindakan yang dapat Anda ambil:
- Pelajari Bidang Ekonomi, Manajemen, atau Ilmu Pengadaan: Pendidikan tinggi dalam bidang ekonomi, manajemen, atau ilmu pengadaan akan membantu Anda memahami proses pengadaan dan mengembangkan keterampilan yang diperlukan.
- Kembangkan Keterampilan Analitis, Negosiasi, dan Manajemen Risiko: Keterampilan ini sangat penting dalam proses pengadaan, seperti menganalisis data, menegosiasi dengan vendor, dan mengelola risiko yang mungkin terjadi.
- Mendapatkan Pengalaman Kerja: Pengalaman bekerja sebagai procurement staff atau posisi yang berkaitannya, seperti purchasing, akan membantu mengembangkan keterampilan dan mengalami lingkungan kerja yang sesuai.
- Menguasai Teknologi yang Digunakan Dalam Proses Pengadaan: Familiarisasi dengan teknologi dan sistem yang digunakan dalam proses pengadaan, seperti ERP dan sistem manajemen risiko.
- Mengembangkan Keterampilan Bahasa: Jika Anda berencana untuk bekerja di lingkungan internasional atau dengan vendor dan supplier lainharus, keterampilan bahasa yang baik juga penting.
- Mengembangkan Keterampilan Manajemen Kepemimpinan: Keterampilan manajemen kepemimpinan akan membantu Anda mengelola tim dan berkoordinasi dengan berbagai departemen dan pihak terkait, seperti finance, legal, operation, dan vendor.
- Melamar Posisi Procurement Staff: Melamar posisi procurement staff di perusahaan atau organisasi yang membutuhkan keterampilan Anda. Langkah-langkah ini mungkin meliputi mengirimkan CV, mengikuti proses pengujian, dan menunjukkan keterampilan Anda selama wawancara.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda akan mendapatkan keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan untuk menjadi procurement staff yang efektif dan efisien.
Upgrade skillmu bersama Vocasia
Untuk meningkatkan keterampilan Anda sebagai procurement staff, Anda dapat mempelajari beberapa kursus dan program yang ditawarkan oleh Vocasia. Berikut adalah beberapa kursus yang relevan dengan perannya:
- Keterampilan Dasar Dalam Berkomunikasi: Kursus ini membantu Anda mengembangkan keterampilan komunikasi yang penting dalam berinteraksi dengan vendor, supplier, dan team internal.
- Teknik dan Strategi Negosiasi Vendor untuk Staf Pembelian & Pengadaan: Kursus ini mempelajari konsep dan implementasi teknik dan strategi negosiasi vendor secara menyeluruh, yang penting untuk mencapai perusahaan memperoleh produk dan jasa terbaik dengan harga terbaik dan kondisi terbaik.
Dengan mempelajari dan mengikuti kursus-kursus ini, Anda akan mendapatkan keterampilan tambahan dan pengetahuan yang dapat Anda terapkan dalam tugas-tugas sebagai procurement staff.
Dengan demikian, menjadi seorang procurement staff memerlukan kualifikasi, keterampilan, dan tanggung jawab yang besar. Dari mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa hingga menyusun strategi pembelian jangka panjang, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan hukum, peran ini memerlukan dedikasi dan keahlian yang kuat. Selain itu, gaji procurement staff bervariasi tergantung pada faktor-faktor tertentu, seperti lokasi, pengalaman, dan ukuran perusahaan. Dengan kualifikasi dan keterampilan yang tepat, menjadi procurement staff dapat menjadi langkah yang menarik dan bermanfaat dalam karier Anda.
Penulis : Asep – Vocasia
