Hingga saat ini masih banyak orang yang memandang sebelah mata profesi sekretaris. Padahal, untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional bukanlah hal yang mudah. Sekretaris merupakan salah satu posisi yang memiliki peran sangat penting untuk keberlangsungan kegiatan di perusahaan.
- Baca juga: Etika memecat karyawan
Profesi ini bahkan membutuhkan banyak skill yang berbeda sekaligus. Sebab tugasnya bukan hanya menangani rapat dan juga membantu tugas atasan, sekretaris juga kerap harus berurusan dengan banyak divisi yang berbeda. Tentu hal tersebut, bukanlah hal yang mudah dan pastinya akan membutuhkan keahlian yang cukup beragam.
Berikut ini adalah beberapa skill yang wajib dikuasai oleh seorang sekretaris professional ketika bekerja:
1. Kemampuan Komunikasi
Skill pertama yang wajib dimiliki sekretaris adalah kemampuan komunikasi. Menjadi seorang sekretaris tentu akan berhadapan dengan banyak orang. Tidak hanya orang-orang di dalam perusahaan saja, namun juga mereka yang berasal dari luar perusahaan. Sehingga, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Kemampuan komunikasi yang baik dapat terlihat dari bagaimana sekretaris memandu jalannya proses komunikasi. Karena itu, seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan siapapun, kapanpun, dan dimanapun, asal dalam konteks pekerjaan.
2. Keterampilan Mengatur Waktu (Time Management)
Skill yang wajib dimiliki sekretaris yang kedua ialah keterampilan mengatur waktu (time management). Seorang sekretaris bertugas dalam mengatur agenda, seperti jadwal pertemuan atasan. Di sisi lain, sekretaris juga harus berurusan dengan dokumen atau bertemu dengan pihak eksternal perusahaan. Sebab itulah keterampilan mengatur waktu sangat diperlukan oleh seorang sekretaris. Menguasai keterampilan ini akan sangat memudahkan pekerjaan kamu sebagai sekretaris.
- Baca juga: Cara menjadi selebgram
3. Keterampilan Mengorganisasi
Keterampilan mengorganisasi merupakan skill selanjutnya yang wajib dimiliki sekretaris. Sudah menjadi rahasia umum, jika seorang sekretaris tidak hanya menangani pekerjaan yang bersifat administratif saja, namun berbagai pekerjaan penting lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan atasannya juga. Dalam urusan pengadministrasian, sekretaris akan berhadapan dengan banyak dokumen perusahaan. Sebab itu, sekretaris harus tahu cara menyusun dokumen-dokumen tersebut dan mampu mengelolanya jika dokumen itu dibutuhkan oleh anggota perusahaan yang lain.
- Baca juga: Cara merger perusahaan
Selain itu, sekretaris juga harus mampu mengurus berbagai hal di dalam pekerjaannya. Bahkan terkadang berbagai urusan ini harus diselesaikan di saat bersamaan. Sehingga, untuk menjadi sekretaris profesional kamu harus memiliki kemampuan yang baik dalam mengorganisir banyak hal sekaligus. Keterampilan seperti ini akan membuat sekretaris selalu siap untuk menangani pekerjaan, bahkan untuk berbagai pekerjaan mendadak dan tidak terjadwal.
- Baca juga: Jobdesk staff logistik
4. Melek Teknologi
Skill yang wajib dimiliki sekretaris lainnya adalah mengikuti dan memahami teknologi. Jika pada zaman dahulu, seorang sekretaris hanya bekerja dengan menggunakan pulpen, kertas, dan setumpuk buku. Namun kini zaman telah jauh berubah dan berkembang pesat. Dalam mengatur agenda dan mengurusi dokumen, saat ini sekretaris dapat dibantu dengan teknologi yang ada.
- Baca juga: Daftar UMR tertinggi di Indonesia 2021
Oleh karena itu, seorang sekretaris diharuskan untuk selalu melek dalam segala hal seperti kemajuan teknologi. Sebagai sekretaris, kamu tidak boleh gaptek sebab pekerjaan sekretaris akan lebih mudah dan efektif dengan bantuan teknologi. Tidak hanya itu, teknologi juga dapat berfungsi sebagi tempat mengali informasi dari berbagai sumber untuk disajikan kepada perusahaan.
- Baca juga: Syarat menjadi duta besar
5. Keterampilan Berbahasa
Keterampilan berbahasa juga merupakan skill yang tidak kalah penting yang wajib dimiliki sekretaris. Seorang sekretaris dituntut memiliki kemampuan Bahasa Indonesia yang baik. Sebab, hal tersebut sangat berhubungan dengan tugas sekretaris dalam pembuatan surat atau dokumen penting lainnya. Selain itu, untuk menjadi seorang sekretaris profesional kamu juga harus dapat menguasai bahasa asing.
- Baca juga: Cara bekerja di Google
Penguasaan bahasa asing ini akan sangat berguna ketika kamu harus bertemu atau berkomunikasi dengan relasi yang berasal dari luar negeri. Bukan hanya penguasaan Bahasa Inggris sebagai bahasa Internasional saja, namun di era sekarang ini penguasaan bahasa Mandarin sangat dibutuhkan oleh banyak perusahaan.
6. Keterampilan Memecahkan Masalah
Skill yang wajib dimiliki seorang sekretaris selanjutnya ialah keterampilan memecahkan masalah. Seorang sekretaris akan sering dihadapkan pada kondisi yang tidak terduga dalam menjalankan tugasnya. Urusan administrasi yang tidak mudah atau bahkan atasan yang tiba-tiba meminta saran merupakan hal yang akan sering dihadapi oleh sekretaris selama menjalankan tugasnya.
Berbagai permasalahan seperti ini bisa datang kapan saja, sehingga dibutuhkan keterampilan yang baik untuk mengatasi semua kondisi tersebut. Oleh sebab itu, sekretaris yang profesional diwajibkan untuk memiliki keterampilan yang baik dalam memberi saran, mengambil solusi yang tepat, atau bahkan menyelesaikan berbagai masalah terkait dengan pekerjaannya.
- Baca juga: Pekerjaan yang berhubungan dengan pariwisata
7. Memiliki Inisiatif dan Selalu Proaktif
Skill terakhir yang wajib dimiliki sekretaris adalah memiliki inisiatif dan selalu proaktif. Posisi pekerjaannya yang sentral mengharuskan sekretaris untuk terbiasa mengurus berbagai pekerjaannya sendiri dan bisa memilih apa saja yang harus segera diselesaikan terlebih dahulu. Sehingga memiliki inisiatif yang tinggi dan juga sikap proaktif sangat diperlukan oleh sekretaris dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Seorang sekretaris tidak bisa menunggu perintah saja, terutama jika menjadi bawahan salah satu petinggi perusahaan yang mempunyai posisi penting dan memiliki banyak kesibukan. Tentu saja memiliki sikap proaktif akan sangat membantu sekretaris dalam mengatasi berbagai hal terkait pekerjaannya, seperti menyelesaikan masalah, mengantisipasi kendala, mengambil keputusan, dan yang lainnya.
- Baca juga: Prospek kerja teknik industri
