Pernah mendapat teguran dari atasan melalui surat peringatan? Pasti rasanya sangat menegangkan ya, Sobat Vocsia. Surat Peringatan ternyata fungsinya banyak dan sangat bermanfaat untuk perusahaan dan karyawan, lho!
Pengertian Surat Peringatan
Dari namanya, surat peringatan karyawan ini sudah pasti tentang peringatan. Perlu kamu ketahui bahwa perusahaan tidak bisa serta merta memecat atau memberhentikan seorang karyawan (pemecatan) sekalipun karyawan tersebut melakukan pelanggaran. Perusahaan harus memberikan beberapa bentuk peringatan sebelumnya dan memberikan waktu kepada karyawan untuk memperbaiki kesalahan mereka.
Surat teguran karyawan ini sesuai dengan Pasal 151(1) UU Ketenagakerjaan yang menyatakan bahwa pengusaha, pekerja atau buruh, serikat pekerja atau serikat pekerja dan pemerintah harus melakukan segala upaya untuk mencegah terjadinya PHK. Karena perusahaan tidak membolehkan PHK sewenang-wenang, maka surat peringatan kerja tersebut dituliskan kepada karyawan untuk memberikan efek jera kepada karyawan tersebut, agar tidak melakukan bentuk pelanggaran yang sama di kemudian hari..
Ketentuan Surat Peringatan
Untuk melindungi hak karyawan, negara telah memiliki peraturan tentang perlindungan tenaga kerja yang tertulis dalam UU Ketenagakerjaan Pasal 161 yaitu:
- Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
- Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
- Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).
Fungsi Surat Peringatan
Ada beberapa fungsi dalam surat peringatan kerja yang perlu Sobat Vocasia ketahui, yaitu:
1. Memberikan Teguran Kerja
Ketidakdisiplinan seperti terlambat kerja atau gagal menyelesaikan tanggung jawab perlu diberikan teguran dari perusahaan kepada karyawan. Teguran tersebut dapat bermacam-macam bentuknya. Ada yang lisan dan ada yang tulisan.
Jika lisan, selayaknya teguran tersebut diberikan saat berbicara langsung dengan karyawan. Jika tulisan, ada surat yang memiliki tingkatan pertama, kedua hingga ketiga tergantung berapa kali pelanggaran yang karyawan lakukan.
2. Introspeksi bagi Karyawan
Fungsi kedua adalah berharap bahwa karyawan mampu introspeksi dan memperbaiki perilakunya agar tidak merugikan perusahaan lagi. Hal ini penting agar nantinya perusahaan tidak memberikan sanksi tegas. Jika mengacu pada UU Ketenagakerjaan Pasal 151 ayat 1, pengusaha, serikat buruh, pekerja, dan pemerintah dengan segala usaha harus menyarankan tidak sampai ada pemutusan hubungan kerja.
3. Masa Perbaikan
Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa surat peringatan tersebut memiliki beberapa tingkatan yaitu tingkat satu, dua, dan tiga. Tiap tingkatan memiliki waktu yang sama yaitu enam bulan. Sebagai contoh: seorang karyawan mendapatkan surat peringatan pertama maka perilakunya akan dipantau selama 6 bulan.
Jika karyawan tersebut masih melakukan kesalahan yang sama, karyawan tersebut bisa memperoleh surat peringatan kedua bahkan ketiga. Namun, jika berhasil disiplin, nasib baik bagi karyawan.
4. Pemberian Upah
Jika karyawan telah mendapatkan surat peringatan yang ketiga, mutlak bagi karyawan tersebut mendapatkan pemutusan hubungan kerja sesuai perundangan. Dalam UU Ketenagakerjaan Pasal 161 ayat 3 karyawan mendapat uang pesangon sebanyak satu kali karena pemutusan hubungan kerja.
Selain mendapatkan uang pesangon, karyawan juga berhak memperoleh uang pengganti hak yang telah ditentukan UU Ketenagakerjaan Pasal 156 ayat 3 dan ayat 4. Jika karyawan memilih mengundurkan diri, mereka tidak akan mendapatkan uang pesangon namun mendapatkan uang pengganti hak.
Contoh Surat Peringatan
PT Gemilang Persada Jaya
Gedung Sejahtera Abadi Lantai 4, Jl. Garuda No. 32-25, Tangerang
Telepon: (021) 774 3456 | Email: kontak@gemilangpersada.com
==========================================================
Nomor : SP/002/01/2021
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Surat Peringatan Pertama (SP-1)
Yth.
Saudara Abdan Suwito
Staf Keuangan PT Gemilang Persada Jaya
di Tempat
Mengacu pada Surat Perjanjian Kerja (SPK) No. 112/SPK/06/2020 tertanggal 15 Juni 2020, melalui surat ini Direktur PT Gemilang Persada Jaya memberitahukan bahwa:
Berdasarkan catatan kehadiran bulan Desember 2020 dari pihak SDM, Saudara Abdan Suwito tercatat tidak masuk kerja selama tujuh hari berturut-turut tanpa ada pemberitahuan atau permohonan izin tertulis kepada perusahaan.
Tindakan tersebut menunjukkan kelalaian Saudara dalam menaati peraturan yang berlaku di perusahaan, sebagaimana sudah tertulis jelas dalam SPK yang telah ditandatangani bersama.
Sebagai konsekuensi atas pelanggaran tersebut, perusahaan memberikan surat peringatan pertama (SP-1).
Lewat SP-1, perusahaan berharap Saudara mau mengevaluasi diri agar lebih memperhatikan, mematuhi, dan menjalani peraturan yang berlaku di lingkungan perusahaan. Dengan demikian, Saudara dapat memperbaiki sikap di masa mendatang dan tidak mengulang kesalahan lagi yang berpotensi merugikan diri dan juga perusahaan.
Demikian surat peringatan ini dibuat agar bisa Saudara sadari dan laksanakan seperti seharusnya.
Tangerang, 15 Januari 2021
PT Gemilang Persada Jaya
Rayana Singgih
Direktur Utama
Baca juga: Seperti Apa Contoh Dari Surat Keterangan Kerja?
