Application Letter: Pengertian, Struktur, Contoh, dan Cara Membuatnya

Sobat Vocasia!

Kali ini mimin akan menjelaskan kepada kalian tentang surat lamaran (application letter); apa itu surat lamaran, struktur suratnya sampai langkah pembuatannya.

Saat sobat melamar suatu pekerjaan, tentunya perlu menyiapkan dokumen-dokumen penting sebelum melamar pekerjaan ke berbagai tempat. Salah satu dokumen terpenting dalam melamar pekerjaan adalah surat lamaran (application letter). Mau tahu lebih lanjut tentang application letter, ayo ikuti isi artikel ini, sobat!

Apa Itu Application Letter?

Surat lamaran atau application letter adalah surat resmi yang digunakan saat melamar pekerjaan. Di dalam surat lamaran biasanya mengandung informasi umum sang pelamar, seperti nama lengkap, pendidikan terakhir, pengalaman magang/kerja, dan sebagainya. Ciri lain dari surat lamaran adalah terdiri atas 1 (satu) halaman dimana semua info-info yang berkaitan dengan lamaran pekerjaan dimuat dalam satu halaman berukuran kertas A4. Dari ciri-ciri yang telah disebutkan, bisa dibilang bahwa fungsi utama dari surat lamaran itu adalah menyampaikan minat, kualifikasi, dan pengalaman sang pelamar yang relevan dengan posisi yang ia lamar dalam bentuk paragraf. Menulis surat lamaran yang baik akan meningkatkan nilai tambah sang pelamar di depan perekrut. Biasanya dokumen ini dikirim bersama curriculum vitae (CV) dan dokumen pendukung lainnya. 

Ilustrasi surat lamaran dan resume. Sumber: unsplash.com

Struktur Application Letter

Surat lamaran yang baik di mata perekrut adalah surat yang memuat informasi pelamar yang sesuai dan relevan sehingga perekrut bisa melihat apa yang pelamar mau sampaikan kepada pihak perekrut. Surat lamaran itu sendiri berisikan alasan ketertarikan pelamar dalam melamar lowongan kerja tertentu dan penjelasan kualifikasi yang dimiliki oleh sang pelamar. Struktur-struktur utama dalam surat lamaran (application letter) adalah di bawah ini:

1. Informasi Kontak Pelamar

Bagian pertama ini berisikan nama lengkap pelamar, nomor telepon, alamat e-mail, dan alamat pelamar. Usahakan melampirkan nomor telepon dan alamat e-mail yang aktif agar pelamar bisa menghubungi sang pelamar dengan mudah.

2. Informasi Kontak Penerima Surat (nama perusahaan, nomor telepon, dan alamat kantor)

Bagian penerima surat terletak di bawah bagian Informasi Kontak Pelamar berisikan nama penerima surat dan nama perusahaan yang dituju. Bila sobat tidak mengetahui nama penerimanya, cantumkan saja nama bagian HRD di bagian penerima (recipient).

3. Tanggal pembuatan surat

Tanggal penulisan ditulis di sisi kanan surat, sebelum masuk bagian subjek surat.

4. Subjek surat

Subjek surat berisikan posisi yang ingin dilamar.

5. Salam pembuka

Salam ditulis dengan sapaan seperti “Dengan Hormat”. Namun penulisan salam pembuka bisa disesuaikan dengan posisi yang dilamar.

6. Paragraf perkenalan

Bagian perkenalan berisikan perkenalan pelamar secara singkat; tujuan melamar ke posisi tertentu; motivasi dalam melamar posisi yang dituju; dan cara mengetahui informasi lowongan pekerjaan yang dituju.

7. Paragraf isi

Bagian ini adalah bagian terpenting di surat pelamar. Di sini pelamar bisa menjelaskan keahlian yang dimilikinya dan pengalaman kerja yang telah dilakukan. Tak hanya itu, kelebihan-kelebihan pelamar bisa dicantumkan di bagian ini dalam bentuk paragraf. Di bagian isi, pelamar menjelaskan kelebihan-kelebihannya yang bisa ditawarkannya di posisi yang dilamar. 

8. Penjelasan pengalaman kerja yang relevan

Pengalaman kerja juga bisa dicantumkan di bagian paragraf isi, tetapi pelamar juga bisa menjelaskan pengalaman kerja/magang yang relevan secara detail. 

9. Paragraf penutup

Kalimat penutup berisi ucapan terima kasih dan pengungkapan ekspektasi pelamar. Sebaiknya pelamar tidak perlu menuliskan kata-kata yang bersifat memohon karena itu akan dianggap tak profesional.

10. Salam penutup

Salam penutup yang bisa digunakan adalah:

• Salam hormat
• Best regards
• Sincerely

11. Lampiran

Bagian lampiran ini dituliskan tentang dokumen-dokumen lamaran yang dikirim

Di atas adalah sebelas struktur utama dalam penulisan surat lamaran (application letter).

Contoh Bentuk Application Letter

Surat lamaran atau application letter memiliki banyak bentuk, tetapi secara umum mengandung bagian-bagian yang sudah dijelaskan di atas. Contoh surat lamaran secara umum seperti gambar di bawah ini:

Struktur Surat Lamaran Kerja. Sumber: www.ionos.com

Cara Membuat Application Letter yang Baik dan Benar

Seperti yang mimin sudah katakan, surat lamaran yang baik akan menjadi nilai tambah sang pelamar di mata perekrut. Bagi pelamar yang ingin mengetahui cara membuat surat lamaran yang baik dan enak dilihat, berikut adalah cara-caranya:

1. Mencari tahu ciri-ciri lowongan pekerjaan yang ingin dilamar; langkah ini penting untuk mengetahui dalam menulis motivasi pelamar dalam melamar lowongan yang diincar.
2. Menulis surat lamaran; pelamar bisa membuat surat lamaran di platform Word atau Canva. Beberapa platform juga menyediakan template yang sobat bisa dipilih sesuai kebutuhan.
3. Membuat bagian header (Informasi penting pelamar, kontak penerima, dan tanggal penulisan surat)
4. Melampirkan salam pembuka
5. Menulis paragraf pembuka yang berisi motivasi pelamar, tujuan pelamar dalam melamar posisi yang dituju, dan sebagainya).
6. Mencantumkan pengalaman kerja, keahlian, dan sebagainya di bagian paragraf isi.
7. Menulis paragraf penutup yang berisikan ucapan terima kasih dan ekspektasi pelamar bila diterima. Usahakan menulis kalimat yang bersifat ‘profesional’.
8. Menyematkan salam penutup

Tips dan trik lain dalam membuat application letter adalah:

1. Sesuaikan bagian header dengan posisi yang diincar.
2. Buatlah surat yang singkat dan padat. Menulis surat yang isinya singkat dan langsung ke inti pembahasan akan mempermudah sang perekrut dalam menganalisis surat lamaran pelamar.
3. Selalu cek ulang dokumen surat lamaran sebelum dikirim ke perusahaan yang membuka lowongan.

Sekian di atas adalah penjelasan mengenai surat lamaran (application letter). Apabila sobat tertarik dengan cara menulis surat lamaran kerja yang bisa tembus tahap seleksi, silahkan klik tombol di bawah ini untuk bergabung kursus menulis surat lamaran.