Apa Itu KPI (Key Performance Indicator)? Ini Pentingnya Dalam Bisnis

Wulan Trisna

3 years ago

Apa itu KPI? Mungkin beberapa dari kamu masih tidak familiar dengan istilah ini. KPI adalah alat yang diyakini dapat mempermudah perusahaan atau organisasi untuk mengukur kinerja karyawan yang nantinya akan menjadi salah satu dasar evaluasi kinerja perusahaan itu sendiri demi mencapai tujuan visi strategi yang dimiliki. Namun, seberapa penting KPI ini dalam sebuah bisnis? Untuk menjawab pertanyaan ini, kamu harus mengetahui terlebih dahulu apa itu KPI, baru kemudian kamu akan memahami seberapa penting KPI. Bukan hanya untuk bisnis, KPI mungkin juga penting dalam bidang lainnya. Yuk simak ulasan berikut!

Apa itu KPI?

KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, KPI adalah indikator-indikator kunci yang ditetapkan untuk mengukur serta mengevaluasi kinerja karyawan dalam perusahaan. Disebut sebagai indikator kunci tentu saja KPI menjadi ukuran utama dalam menilai sebaik apa kinerja setiap karyawan. Mengapa perusahaan menetapkan KPI? Pemilik usaha dapat dengan lebih mudah mengetahui kemampuan dan pencapain karyawan-karyawannya secara individual. KPI yang digunakan di suatu divisi akan berbeda dengen KPI yang digunakan di divisi lainnya. Berbeda jenis pekerjaan maka KPI-nya juga berbeda. Namun, ukuran-ukuran KPI tersebut menuju ke arah yang sama dan disesuaikan dengan visi misi perusahaan.

Jenis-Jenis KPI

Hal penting selanjutnya yang wajib kamu ketahuai adalah jenis-jenis KPI agar nantinya tidak keliru dalam menerapkan KPI. Setiap jenis KPI memiliki tujuan yang berbeda. Maka dari itu, satu KPI tidak bisa diterapkan dalam segala situasi. Setidaknya ada dua jenis KPI yang perlu untuk kamu ketahui. Dua KPI ini adalah katagori besar yang membawahi jens-jenis KPI lainnya. Apa saja itu?

1. KPI Finansial

Sesuai dengan namanya, KPI Finansial cenderung berorientasi pada kondisi keuangan perusahaan. Adapun jenis-jenis KPI yang digolongkan sebagai KPI Finansial adalah:

KPI Laba Kotor
KPI Laba Bersih
KPI Marjin Laba Kotor
KPI Marjin Laba Bersih
KPI Rasio Lancar

2. KPI Non-Finansial

Apabila KPI Financial cenderung mengarah secara langsung pada keuangan perusahaan, KPI Non-Finansial justru sebaliknya. KPI Non-Finansial adalah jenis KPI yang tidak berpengaruh terhadap keuangan perusahaan secara langsung. Namun, tujuan akhirnya tetap sama, yakni memastikan perusahaan dapat menjalankan bisnis secara lancar dan meraih penghasilan sebanyak-banyaknya. Jenis-jenis KPI yang termasuk KPI Non-Finansial adalah:

Rasio Pelanggan Berulang Terhadap Pelanggan Baru
Matriks Kepuasan Pelanggan
Perputaran Tenaga Kerja
Pangsa Pasar

Manfaat Menerapkan KPI di Perusahaan

Tentu saja KPI memiliki banyak sekali manfaat, baik bagi perusahaan maupun karyawan. Apa saja manfaat KPI?

A. Manfaat Penerapan KPI bagi Perusahaan

1. Menjaga Arah Strategi Bisnis

Meskipun KPI adalah indikator untuk mengukur kinerja karyawan, KPI juga dapat dijadikan sebagai panduan mengenai apa saja yang harus dilakukan oleh karyawan dan pada titik mana pekerjaan tersebut dikatakan berhasil.

2. Alat Evaluasi Kinerja Karyawan

Penerapan KPI akan memudahkan pekerjaan departemen HR. KPI digunakan oleh HRD untuk melakukan pengukuran dan evaluasi terhadap hasil kerja karyawan serta mempercepat proses identifikasi kendala yang dihadapi oleh karyawan selama menjalankan tanggung jawabnya. Dengan begini, HRD juga akan lebih cepat mencarikan solusi dan menyokong kinerja karyawan.

3. Membantu Perusahaan Menerapkan Sistem Reward

Tanpa KPI perusahaan akan kesulitan dalam menentukan kualitas kerja karyawan. Dengan adanya KPI, perusahaan dapat menilai karyawan mana yang berhak menerima apreasiasi. Indikator-indikator tersebut memberikan pengukuran yang objektif sehingga apresiasi yang diberikan juga setara dan jelas. Apresiasi ini juga dapat memotivasi para karyawan untuk bekerja lebih baik agar di lain kesempatan mereka juga bisa menerima apresiasi.

4. Alat Ukur Secara Objektif

KPI adalah alat yang cukup jelas untuk mengukur hasil kerja karyawan. Dikarenakan sifatnya yang objektif, perusahaan dapat merasa lebih aman, nyaman, dan tidak takut mengecewakan karyawan, terutama dalam hal apresiasi karyawan.

5. Mengoptimalkan Pendapatan Perusahaan

Salah satu tujuan diterapkannya KPI adalah agar karyawan bekerja secara optimal sehingga kinerja perusahaan juga optimal. Ditambah lagi dengan adanya reward karyawan akan semakin berambisi untuk memenuhi ekspektasi perusahaan.

6. Membantu Perusahaan Menyampaikan Ekspektasi Bisnis kepada karyawan

Dengan memahami target yang harus dipenuhi, karyawan mampu memperkirakan kemana arah yang ingin dituju oleh perusahaan. Dengan begitu, karyawan dapat menyusun strategi demi mencapai tujuan tersebut.

7. Memastikan Karyawan Melakukan Tugas dan Tanggung Jawabnya dengan Baik

Tujuan utama dari diterapkannya KPI di perusahaan adalah memastikan karyawan memang benar-benar bekerja dan berdedikasi terhadap pekerjaanya. Tanpa KPI karyawan tidak akan mengetahui sebatas mana tenaganya dibutuhkan sehingga kinerja perusahaan justru menjadi tidak terarah.

B. Manfaat Penerapan KPI bagi Karyawan

1. Mengetahui Seberapa Baik Hasil Kerja

Semakin banyak KPI yang tercapai atau bahkan terlampaui maka dapat dikatakan bahwa semakin baik pula kinerja karyawan. Selain itu, KPI juga merupakan tanda karyawan harus meningkatkan kinerjanya apabila target yang ditetapkan masih belum tercapai.

2. Lebih Akurat Mengidentifikasi Kendala

Tentu saja perusahaan menyukai karyawan yang secara aktif dan inisiatif mengidentifikasi kendala. Bantuan pun akan lebih cepat diberikan sehingga karyawan tidak akan kesusahan dalam waktu yang relatif lama.

3. Memperoleh Bargain Position

KPI merupakan bukti objektif seberapa baik kinerja karyawan. Namun, KPI bukanlah sekedar pembuktian tetapi juga dasar untuk memperoleh bargain position atau posisi tawar apabila hasil kinerja yang ditunjukkan memang baik.

4. Senjata untuk Meminta Kenaikan Gaji atau Posisi yang Lebih Baik

KPI adalah pengukuran yang dibuat seobjektif mungkin. Ketika KPI terpenuhi dengan baik dan perusahaan dapat bekerja secara optimal, tidak ada salahnya karyawan meminta kenaikan gaji ataupun penempatan di posisi yang lebih baik. Argumen yang dilontarkan karyawan berdasarkan pencapaian KPI memiliki validasi yang baik dan pastinya bukanlah penilaian subjektif.

5. Karyawan Memahami Arah dan Tujuan Perusahaan

Hal yang perlu diingat oleh karyawan bahwa KPI diturunkan dari strategi yang ingin diimplementasikan oleh perusahaan. Melalui KPI tersebut, karyawan seharusnya mampu memperkirakan apa tujuan akhir yang ingin dicapai oleh perusahaan.

6. Mendapatkan Penilaian Positif dari Atasan

Ketika perusahaan menetapkan KPI maka sudah menjadi kewajiban karyawan untuk berusaha memenuhi KPI tersebut. Semakin berat KPI, semakin besar pula kemungkinan karyawan melakukan kesalahan atau kekeliruan. Namun, hal ini juga bisa menjadi semacam ajang pembuktian diri kepada atasan bahwa karyawan mampu memenuhi KPI dengan baik.

Menerapkan SMART KPI

Sistem KPI dikatakan tepat apabila memiliki indikator SMART di dalamnya. Apa itu indikator SMART?

Specific (Spesifik): KPI harus mampu menjelaskan secara rinci mengenai apa saja yang diukur dalam indikator kinerja utama dan mengapa indikator tersebut penting.
Measurable (Terukur): KPI harus dapat diukur dengan standar yang ditentukan.
Achievable (Tercapai): KPI harus dapat direalisasikan atau dicapai oleh semua pihak yang terlibat dalam kesepakatan kerja.
Relevant (Sesuai): KPI harus sesuai dengan goal atau visi dan misi perusahaan yang telah terintegrasi dalam strategi bisnis.
Timebound (Batas Waktu): KPI ditetapkan dapat tercapai dalam batas waktu yang ditentukan atau dalam periode tertentu.

Berikut adalah lima langkah sederhana untuk membuat indikator kinerja utama berdasarkan SMART.

1. Tujuan yang Jelas

Sebuah indikator kinerja utama harus memiliki panduan yang jelas dan dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat. Contoh KPI yang jelas, jika tujuan perusahaan bulan ini adalah meningkatkan keuntungan sampai Rp50 juta rupiah. Maka, KPI yang bisa diterapkan adalah setiap karyawan harus ikut menjualkan minimal 30 produk dalam waktu satu bulan.

2. Buat Target yang Ingin Dicapai secara Garis Besar

Sebelum menetapkan tujuan yang ingin dicapai, perusahaan setidaknya harus mempertanyakan hal-hal berikut terlebih dahulu.
Apa target yang ingin dicapai?
Kapan target tersebut harus tercapai?
Bagaimana cara mengukur progresifitas strategi yang telah dijalankan?
Apakah strategi tersebut dapat memengaruhi keuangan perusahaan?

Jadi, perusahaan harus membuat target realistis yang dapat diukur dan berpotensi untuk tercapai.

3. Mengumpulkan Data

KPI merupakan pengukuran yang bersifat kuantitatif atau berpacu pada angkat. Oleh karena itu, KPI memerlukan data konret dan valid yang akan membantu pengukuran indikator secara tepat dan akurat.

4. Membuat Rumus KPI

Sebagian besar KPI mengandalkan kombinasi yang disatukan dalam satu rumus terhitung. Namun, ada juga beberapa KPI yang berisi satu metrik atau ukuran saja. Perusahaan berhak untuk membuat rumus yang sesuai dengan KPI karyawan dan hendaknya selalu menguji rumus tersebut untuk melihat hasil yang didapat sesuai dengan realisasi atau tidak.

5. Mengkomunikasikan KPI

Perusahaan perlu mengkomunikasikan KPI kepada seluruh karyawan demi mencapai pola kerja yang efektif dan tepat sasaran.

Nah, berakhir sudah bahasan mengenai apa itu KPI dan seberapa penting KPI untuk bisnis. KPI adalah hal yang sangat wajar dalam lingkungan kerja. KPI juga merupakan kesepakatan permintaan dan kesanggupan kerja antara perusahaan dan karyawan. Oleh karena itu, KPI bukan sekadar tuntutan tetapi juga tanggung jawab.

Sudahkah kamu memenuhi KPI dengan baik? Jika belum, kini saatnya kamu mulai mengidentifikasi kendala apa yang terjadi di perusahaan ataupun dari dalam diri sendiri. Kebanyakan orang akan menyebutkan kendala terbesarnya dalam bekerja adalah time management. Waduh, jangan sampai kamu terlena karena time management yang buruk dapat mengakibatkan terganggunya produktivitas.

Yuk mulai benahi diri dengan membuat jadwal kerja terstruktur agar time management kamu semakin bagus. Bagaimana cara membuat jadwal kerja yang baik? Vocasia akan kasih tahu caranya! Ayo ikuti kursusnya dari seorang profesional yang berbaik hati membagi ilmunya untuk kamu. Ini ilmu mahal lho! Tetapi kursusnya Vocasia dijamin tidak mahal. Kunjungi kursusnya sekarang juga!