Pelajari TOR secara Tepat, Wujudkan Proyek dengan Cepat!

Saat kamu ingin menjalankan sebuah proyek pastinya membutuhkan rancangan dengan jelas. Rancangan tersebut akan membantu kamu menemukan arah yang harus dilewati terkait pembuatan proyek. Tim project management tentunya sudah akrab dengan istilah TOR.

TOR memiliki kepanjangan yakni Term of Reference. Apakah kamu tahu apa itu TOR? TOR adalah sebuah dokumen yang memberikan penjelasan mengenai latar belakang, tujuan, dan visi dari proyek yang diusulkan oleh sebuah tim manajemen. Kamu tentu perlu menuliskan berbagai hal tersebut sebelum meluncurkan sebuah proyek kepada khalayak luas.

Perancangan TOR dengan benar akan membantu kamu saat eksekusi proyek. Kamu tidak akan merasa kebingungan ataupun kesusahan saat menjalankan proyek tersebut. Pasalnya, seluruh hal terkait telah diatur didalam perumusan TOR.

Template dari term of reference sendiri mencakup berbagai kriteria yang diperlukan untuk mengambil keputusan proyek yang dianggap paling strategis. Kamu bisa membuat dokumen rancangan TOR sesuai dengan proyek yang akan diluncurkan. Misalnya saja terkait proyek peluncuran desa wisata. Dalam hal ini kamu bisa mencantumkan pihak-pihak terkait, tujuan wisata, desain wisata, dan latar belakang pembuatan wisata tersebut. Keseluruhannya bisa kamu jadikan acuan dalam eksekusi di lapangan.

Cara Membuat TOR (Term of Reference)

1. Jelaskan Latar Belakang

Saat kamu hendak membuat sebuah TOR, langkah utamanya yakni pembuatan latar belakang. Latar belakang sangat penting dituliskan sebagai pandangan pembuatan proyek. Kamu bisa membuat latar belakang dengan menjelaskan visi misi proyek ataupun kebutuhan bisnis yang diinginkan. Kemudian kamu bisa memaparkan pihak-pihak yang berkepentingan di dalamnya. Latar belakang menjadi acuan saat orang lain membaca TOR yang kamu buat. Pastikan tujuan yang hendak kamu capai sudah tertuang dalam term of reference tersebut.

2. Paparkan Tujuan Proyek

Tak kalah penting, kamu wajib memberikan pemaparan terkait tujuan proyek. Sebuah proyek dapat berjalan tentu saja berlandaskan akan kepentingan tertentu. Kamu harus lugas dan detail saat memaparkan tujuan proyek tersebut dibangun. Jelaskan tujuan proyek berdasarkan kepentingan berbagai pihak. Bukan hanya atas dasar kepentingan individualis saja, ya. Kamu perlu mendiskusikan hal ini kepada pihak terkait. Tujuannya agar semuanya jelas tertuang dalam penulisan tujuan proyek. Tentunya agar banyak pihak bisa memahami alasan pembangunan proyek tersebut.

3. Gambarkan Metode Proyek

Kamu perlu memberikan gambaran metode yang akan digunakan dalam menyelesaikan proyek. Mulai dari metode kerja, keterlibatan pemangku kepentingan, isi dan durasi proyek, hingga alat pengumpulan informasi yang digunakan. Saat proyek tersebut dijalankan, tentu saja membutuhkan acuan kerja secara jelas dan tuntas. Seluruhnya tertuang dalam term of reference yang kamu buat. Jelaskan metode yang tepat bagi pelaksaan kerja proyek tersebut. Tahap perancangan hingga pemantauan proyek semuanya harus jelas ada di dalam TOR. Penggambaran metode dapat membantu seluruh pihak eksekutor proyek memahami pekerjaannya dengan baik.

4. Gambarkan Masalah yang akan Dihadapi

Pembuatan TOR sangat diperlukan saat kamu akan menjalankan sebuah proyek tertentu. Pelaksaan proyek tentu tak terhindarkan dari berbagai masalah yang akan melanda. Kamu pun harus menggambarkan permasalahan yang akan dihadapi saat menjalankan proyek tersebut. Tujuannya agar dapat mengantisipasi hal buruk terjadi dan juga mengetahui pihak berkepentingan yang akan dihubungi. Biasanya, TOR mencakup serangkaian kriteria evaluasi yang akan digunakan untuk analisis dan pemecahan masalah. Kriteria tersebut seperti halnya efisiensi, dampak, dan efektivitas. Kamu harus memikirkan terlebih dahulu seluruh isu yang akan menjadi risiko kegagalan proyek. Setelah itu, sangkutkan masing-masing masalah dengan kriteria tersebut.

Tujuan Pembuatan TOR

1. Sebagai landasan atau dasar rencana proyek.
2. Dasar perhitungan audit bagi pihak manajemen dan keuangan.
3. Bahan penilaian kualifikasi dari sebuah proyek.
4. Sebagai media dan sarana bagi seorang pimpinan untuk mengendalikan kinerja bawahannya.

Baca Lebih Banyak : Apa Itu KPI (Key Performance Indicator)? Ini Pentingnya Dalam Bisnis

Isi TOR (Term of Reference)

1. Latar belakang proyek.
2. Pemaparan visi dan misi proyek.
3. Masalah yang akan dieksplorasi dan dianalisis selama berlangsungnya proyek.
4. Metode implementasi yang akan diterapkan untuk proyek.
5. Kriteria keahlian yang dibutuhkan oleh tim manajemen proyek.
6. Persyaratan pihak yang terlibat sebelum memuat laporan acara.
7. Rencana kerja, termasuk jadwal kegiatan dan jumlah dana yang diperlukan.
8. Identifikasi audience yang diharapkan oleh pihak manajemen proyek.
9. Asumsi permasalahan dan solusinya.
10. Analisis risiko utama dari proyek.
11. Pendekatan atau strategi proyek yang akan digunakan.

Nah, itulah penjelasan mengenai TOR (Term of Reference). TOR adalah kerangka acuan yang bisa kamu gunakan sebelum meluncurkan proyek ataupun bisnis tertentu. Kamu bisa membuatnya lebih dulu sebelum eksekusi sebuah proyek. Perancangan perlu kamu lakukan agar semuanya terkondisi dengan baik. Kamu bisa melihat acuan tersebut sewaktu terjadi permasalahan di tengah jalannya proyek. Sehingga, pihak-pihak terkait dapat kamu hubungi berdasarkan dokumen acuan tersebut. Terapkan dengan baik, ya!