Komunikasi merupakan hal yang mengikat kesatuan organisasi. Karena komunikasi membantu anggota-anggota organisasi mencapai tujuan individu dan juga organisasi. Dengan cara merespon dan mengimplementasikan perubahan organisasi, aktivitas organisasi, dan ikut memainkan peran mengkoordinasikan dalam hampir semua tindakan organisasi yang relevan. Meski demikian, berkomunikasi dengan baik tidaklah mudah.
Pentingnya Komunikasi dalam sebuah Organisasi
Jika sebuah organisasi sampai pada titik dimana komunikasi dalam organisasi tidak seefektif yang seharusnya. Maka organisasi itu tidak akan berfungsi seefektif yang seharusnya. Contohnya, dalam banyak perusahaan, program orientasi karyawan baru. Seharusnya dapat memberikan kesempatan bagi karyawan untuk menjalin komunikasi yang efektif antar-karyawan. Di dalam Marriot International, jaringan hotel yang tersebar di seluruh dunia. 40 persen karyawan baru keluar dari perusahaan dalam jangka waktu tiga bulan setelah mereka diterima. Setidaknya inilah yang terjadi dulu.
Belakangan ini, angka keluar (turnover) karyawan berkurang secara signifikan. Karena Mariott telah berusaha keras memperbaiki cara perusahaan berkomunikasi dengan karyawan barunya. Selain mendapatkan informasi lebih banyak. Setiap karyawan baru dipasangkan dengan seorang teman yang berfungsi sebagai jembatan komunikasi. Sehingga semua karyawan baru dapat memperoleh informasi tanpa batas. Marriott mengembangkan komunikasi yang efektif dengan para karyawannya sejak hari pertama mereka bekerja. Oleh karena itu Marriott memastikan para staf di garis depan (resepsionis, concierge, bellboy) mampu melayani tamu dengan ramah.
- Baca Juga : Pendekatan Komunikasi Organisasi, Beserta Penjelasannya
- Baca Juga : Teori Gaya Kepemimpinan menurut para Ahli, Lengkap Beserta Penjelasannya
Proses Komunikasi dalam Sebuah Organisasi
Semua tugas manajer, tanpa terkecuali, berhubungan dengan proses komunikasi. Masalah-masalah serius yang sering muncul adalah disalah-artikannya perintah dari atasan. Tersinggungnya seseorang oleh gurauan rekan kerjanya, atau disalahartikannya komentar atasan sehingga terjadi sakit hati di kalangan karyawannya. Situasi tersebut adalah contoh kegagalan proses komunikasi.
Sebuah pertanyaan mendasar yang seharusnya diajukan bukanlah apakah para manajer sudah berkomunikasi. Karena komunikasi merupakan sesuatu yang baku dalam fungsi organisasi. Pertanyaan sesungguhnya adalah, “Apakah para manajer berkomunikasi dengan baik, atau buruk?”. Efektif belum tentu terlaksana. Setiap manajer harus juga menjadi seorang komunikator. Nyatanya, perilaku apapun yang dilakukan manajer merupakan suatu bentuk komunikasi kepada seseorang atau suatu kelompok. Satu-satunya pertanyaan adalah, “Apakah dampak komunikasi tersebut?”. Meskipun pertanyan tersebut terdengar terlalu berlebihan, seiring pembahasan ini. Kamu akan memahami mengapa pertanyaan tersebut perlu diajukan. Terlepas dari berbagai kemajuan dalam proses komunikasi dan teknologi informasi. Sebuah komunikasi antar-individu dalam organisasi masih menyisakan banyak hal yang bisa diperbaiki. Proses ini terjadi dalam diri tiap individu.
Dalam proses komunikasi melibatkan lima unsur-orang yang menyampaikan pesan. Pesan yang dikomunikasikan, media penyampaian, penerima pesan, dan umpan balik. Secara singkat: Siapa – mengatakan apa dengan cara apa-kepada siapa – dengan dampak apa?. Untuk mengetahui setiap elemen dalam proses tersebut, kita perlu mengetahui cara terjadinya komunikasi.
Bagaimana Komunikasi Terjadi
Para ahli komunikasi menyatakan bahwa komunikasi yang efektif adalah pemahaman bersama. Antara orang yang menyampaikan pesan dan orang yang menerima pesan. Bahkan fakta yang ada menunjukkan bahwa kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communis yang artinya “bersama”.
Komunikator atau pengirim pesan, berusaha mencari “kebersamaan” dengan si penerima pesan. Karena itu, kita dapat mendefinisikan sebagai transisi informasi dan pemahaman. Melalui penggunaan simbol-simbol bersama dari satu orang atau kelompok ke pihak lainnya. Simbol-simbol yang digunakan dapat saja berwujud verbal atau nonverbal. Kamu akan lihat nanti bahwa dalam konteks struktur organisasi. Informasi dapat bergerak ke atas maupun ke bawah (vertikal), bergerak melintang (horizontal). Atau bergerak ke bawah dan melintang secara bersamaan (diagonal).
Model proses komunikasi kontemporer yang paling banyak digunakan, dan dikembangkan oleh Shannon, Weaver, dan Schramm. Para peneliti ini berusaha mendeskripsikan proses umum komunikasi yang dapat digunakan untuk setiap situasi. Model ini berkembang dari penelitian mereka dan sangat berguna untuk memahami komunikasi.
Elemen-elemen dasar yang membentuk komunikasi. Mencakup komunikator, pengkode, pesan media, perantara, pengurai, penerima pesan, umpan balik dan suara derau. Selain itu, model ini disajikan dengan singkat dalam peraga berikut. Setiap elemen dalam model ini dapat dilihat dalam konteks organisasi.
Sebuah Model Komunikasi
Proses komunikasi bekerja dengan sangat baik pada Nestle, sebuah perusahaan penghasil makanan terbesar di dunia. Perusahaan ini telah memasuki tahap evolusi elektronik dengan menggunakan internet sebagai media proses komunikasi yang berkesinambungan. Nestle menyediakan pilihan-pilihan untuk melakukan pemesanan produk coklat dan produk lainnya melalui sebuah situs maya. Nestle Ez order, Sehingga para pemilik toko dapat memesan langsung dari internet. Sistem ini menghemat hampir 100.000 telepon panggilan ataupun pesanan yang dikirim lewat faksimile tiap tahunnya.
Sebelum era internet, pembeli produk Nestle membeli biji coklat dan bahan mentah lainnya hanya dari negaranya sendiri. Dengan sedikit informasi mengenai rekan-rekannya yang membeli produk serupa. Sekarang, melalui internet, para pembeli saling mendiskusikan harga dan memilih pemasok bahan mentah yang menawarkan harga terbaik.
Pendekatan Nestle melibatkan setiap elemen dalam proses komunikasi. Perbedaan antara Nestle yang dulu dengan Nestle yang sekarang. Terletak pada jumlah pertukaran informasi dan umpan balik yang dilakukan melalui media elektronik. Nestle percaya bahwa komunikasi tatap muka dan komunikasi elektronik diperlukan untuk menjalankan bisnis yang menguntungkan di seluruh dunia.
Nah, itu tadi penjelasan mengenai pentingnya komunikasi dan proses komunikasi dalam sebuah organisasi. Semoga artikel ini bermanfaat. Jangan lupa berikan saran dan juga pendapatmu di kolom komentar, ya!
- Baca Juga : Teori Organisasi Menurut para Ahli, Lengkap Beserta Penjelasannya
- Baca Juga : Fungsi dan Peran Seorang Pemimpin dalam Sebuah Organisasi
