Seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi, pekerjaan di bidang data pun semakin banyak dibutuhkan. Data memiliki peran penting bagi manusia masa kini, misalkan saja syarat pengambilan keputusan di perusahaan harus berdasarkan pada pertimbangan data-data. Dari waktu ke waktu manusia semakin bergantung kepada data. Oleh karena itu tidak heran profesi di bidang data kian banyak diburu perusahaan. Sebut saja profesi data entry. Data entry adalah salah satu profesi di bidang data yang bisa bekerja di berbagai macam industri, tidak hanya bisnis. Apa itu data entry? Yuk, simak rangkuman informatif berikut.
Apa itu Data Entry?
Data entry merupakan profesi yang bersifat administratif. Data entry adalah jenis pekerjaan yang bertugas untuk memasukkan, memverifikasi, dan memperbarui data serta informasi ke layanan elektronik atau database. Profesi ini dibutuhkan oleh banyak perusahaan baik yang berskala besar maupun kecil. Pada dasarnya, setiap industri penting untuk memiliki basis data sehingga tidak heran apabila profesi ini dapat masuk ke berbagai industri, seperti transportasi, keuangan, kesehatan, riset, dan masih banyak lagi. Contoh, industri manufaktur yang memerlukan jasa data entry untuk melakukan pendataan atas jumlah inventaris barang yang dimiliki perusahaan.
Tahukah kamu, data entry adalah salah satu profesi online terpopuler masa kini. Didukung dengan kemajuan teknologi dan internet, pekerjaan data entry dapat dilakukan secara remote (jarak jauh) atau in-house. Namun, masih banyak juga perusahaan yang memposisikan data entry sebagai pekerja kantor full time. Apabila kamu tertarik dengan profesi ini, kelas kamu bisa memilih ingin kerja dari rumah atau masuk kantor.
Baca juga: Data Engineer: Profesi Bidang IT dengan Prospek Kerja yang Menarik
Tugas dan Tanggung Jawab Data Entry
Kira-kira seperti apa deskripsi kerja data entry? Simak bawah ini!
1. Mempersiapkan Dokumen yang Akan Dimasukkan ke Database
Pertama, tugas data entry adalah mempersiapkan dan menyortir dokumen terlebih dahulu sebelum di-input ke dalam database agar semua dokumen dapat terekam secara jelas dan sesuai urutan. Tidak jarang pula perusahaan mengeluarkan kebijakan yang mengoreksi kebijakan sebelumnya sehingga seorang data entry harus mampu menyortir semua dokumen kembali sesuai dengan kebijakan baru yang berlaku. Dengan begitu, data-data perusahaan yang terdapat di database sudah mencerminkan kondisi terbaru perusahaan.
2. Memasukkan Data ke Database
Setelah dokumen atau data disortir, selanjutnya harus dimasukkan ke database untuk menjamin keamanan dan ketersediaan data. Data-data tersebut pastinya sangat bervariasi, jadi data entry juga harus mengelompokkannya sesuai dengan jenis atau katagori. Misalkan, surat harus dikelompokkan bersama surat lainnya, begitu juga proposal, invoice, video, data penjualan, dan sejenis lainnya.
3. Memeriksa Keakuratan Data
Data entry harus memeriksa dan memastikan bahwa data-data yang telah dimasukkan akurat dan tidak mengalami kesalahan. Proses pemeriksaan dilakukan dengan melakukan cross check data ke sesama data entry atau berkoordinasi dengan staf administrasi lainnya di setiap departemen.
4. Menyelesaikan Perbedaan Data
Setelah dilakukan pemeriksaan data, jika didapati adanya perbedaan data, data entry harus menelusuri di mana letak perbedaan tersebut. Data yang tidak akurat dapat mengacaukan database organisasi. Konsekuensi terburuknya, data berantakan tersebut berujung pada kerugian dan perusakan nama baik perusahaan. Dikarenakan data adalah pusat informasi dan bahan pertimbangan dalam setiap langkah bisnis, maka setiap data entry wajib untuk mengemban tanggung jawab ini sebaik-baiknya.
5. Mengamankan Data
Data perusahaan pastinya sangatlah penting, tidak hanya untuk masa sekarang tetapi juga masa yang akan datang. Oleh karena itu, data perusahaan harus disimpan dalam kondisi yang aman, baik data data rahasia maupun operasional perusahaan. Data entry wajib untuk membuat backup data berkala untuk menghindari kehilangan data karena gangguan sistem komputer. Selain itu, untuk menjaga keamanan data perlu dibatasinya akses terhadap database. Dengan kata lain, hanya orang-orang tertentu saja yang boleh memasukkan ataupun mengubah data, sedangkan yang lainnya hanya berhak melihat saja.
6. Memberikan Laporan Data Kepada Pihak Berwenang
Data entry harus melaporkan data yang tersimpan pada database secara berkala atau pada saat dibutuhkan kepada pihak manajemen perusahaan. Kewajiban data entry tidak hanya memasukkan data tetapi juga mengolah data menjadi beberapa format laporan, seperti bentuk tabel, grafis, kurva, dan sejenisnya. Laporan ini akan dipegang oleh pihak-pihak yang memerlukan informasi terkandung di dalamnya.
7. Melakukan Update Terhadap Sistem Informasi Perusahaan
Sistem operasi penyimpanan database perusahaan harus ditinjau dan dievaluasi secara berkala. Jika sistem tersebut dinilai sudah tidak cocok untuk kondisi terkini maka data entry harus melakukan update pada sistem. Sistem yang mutakhir akan memberikan kestabilan dan keamanan yang lebih baik untuk data-data perusahaan. Hal ini bertujuan untuk menghalangi celah masuknya peretas akibat sistem informasi yang sudah ketinggalan zaman. Bukan hanya perangkat lunak yang perlu di-update, perangkat keras juga perlu pengkinian agar lebih banyak data yang dapat ditampung.
Baca juga: Apa itu Profesi Data Analyst?
Skill Data Entry
Data entry pastinya memerlukan sejumlah skill demi dapat menuntaskan tugas dan tanggung jawab dengan baik. Apa saja skill yang harus dimiliki data entry?
1. Kemampuan Mengetik Cepat
Seorang data entry harus mampu memasukkan sekumpulan data dalam waktu yang singkat. Hal ini dikarenakan sebagian besar perusahaan membutuhkan data entry yang memiliki kecepatan mengetik sekitar 40-50 kata per menit. Seorang data entry harus benar-benar menguasai semua jenis perangkat input yang digunakan, seperti keyboard, mouse, dan lain-lain untuk mencapai kecepatan tersebut.
2. Pengetahuan Software Dasar
Dalam menjalankan tugasnya, data entry membutuhkan penguasaan terhdapa berbagai program software komputer. Maka dari itu, data entry perlu memiliki pengetahuan dan pengalaman software atau aplikasi pengolahan data, seperti Ms. Word dan Ms. Excel. Tidak hanya itu, data entry juga dituntut menguasai software database. Jenis software yang digunakan tergantung pada industri dan perusahaan. Sangat besar kemungkinan seorang data entry diminta untuk memahami banyak jenis software.
3. Keterampilan Komunikasi Verbal dan Tertulis
Data entry bekerja bergelut dengan teks dan informasi sehingga kesalahan ejaan dan tata bahasa yang tidak rapi harus dihindari. Selain itu, keterampilan komunikasi adalah modal awal untuk melakukan kolaborasi dalam satu organisasi. Seorang data entry pasti akan berkesempatan untuk komunikasi antar anggota tim, manajer, ataupun pelanggan.
4. Perhatian Terhadap Detail
Data entry harus terbiasa memberikan perhatian tinggi terhadap detail. Proses input ataupun perbaikan data dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat ketika data entry memiliki konsentrasi yang penuh terhadap tugas. Skill ini akan menghindarkan data entry dari risiko kesalahan sehingga dapat bekerja dengan lebih baik.
5. Keterampilan Organisasi dan Manajemen Waktu
Seorang data entry tidak hanya dituntut untuk bekerja keras tetapi juga bekerja cerdas. Hampir semua jenis profesi hendaknya memiliki keterampilan organisasi dan manajemen waktu. Terlebih lagi data entry yang dituntut untuk bisa menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat. Skill organisasi dan manajemen waktu bisa didapatkan dengan mulai membuat prioritas pekerjaan dan target deadline sejumlah pengerjaannya. Hal ini akan memotivasi seorang data entry untuk dapat menyelesaikan pekerjaan secara efisien.
6. Kemampuan Akurasi yang Tinggi
Data-data yang terkandung dalam database harus benar-benar akurat karena berpengaruh dalam pengambilan kebijakan. Dalam pembuatan database, data entry tentu saja berperan sebagai garda terdepan yang memulai proses pemasukkan data. Oleh karena itu, profesi ini memerlukan ketelitian yang tinggi. Akurasi yang dimaksudkan adalah mencakup ketepatan ejaan, angka, simbol, tata bahasa, dan sebagainya.
7. Keterampilan Kerja Sama Tim
Keterampilan kerja sama tim adalah salah satu syarat utama seseorang mampu bertahan dalam segala jenis lingkungan kerja. Baik sebagai pekerja kantor maupun bekerja online, data entry wajib menguasai skill ini. Pekerjaan yang berorientasi pada kerja sama tim nantinya akan lebih efektif dan efisien karena lebih banyak tenaga yang berintegrasi di dalamnya. Berusaha menjadi orang yang adaptif adalah kunci awal skill ini, meliputi menerima perbedaan pemikiran, saling menghargai, komunikatif, dan lainnya.
Baca juga: Apa Itu Big Data Analytics?
Sekian uraian singkat tentang pengertian data entry, tugas, dan skill yang harus dimiliki. Apakah kamu berminat untuk memulai karir menjadi seorang data entry? Tidak ada jurusan khusus untuk menjadi seorang data entry. Kuasailah skill-skill di atas dan jangan terlalu berpuas diri akan kemampuan yang kamu miliki. Improve keahlian pengolahan dan analisis data kamu menggunakan Ms. Excel. Ms. Excel kini adalah basic skill yang harus dimiliki oleh profesi yang berkawan dengan data. Vocasia dapat membantu kamu mengenal tools dan menu Ms. Excel dengan baik. Terdapat 20 materi terstruktur, jamin kamu jadi makin jago. Akses seumur hidup! Ayo kunjungi kursusnya sekarang!
Baca juga: Data Analyst vs Data Scientist: Mana Pilihan Karirmu?
