Work Breakdown Structure adalah salah satu elemen penting dalam perencanaan proyek. Dengan adanya struktur ini kamu akan dapat menuliskan tahapan-tahapan project secara mendetail. Dari tahapan-tahapan yang dituliskan, kemudian kamu juga dapat menganalisa kebutuhan SDM dan sumber-sember daya lainnya seperti tempat, fasilitas, alat-alat yang diperlukan.
Secara garis besar, melalui struktur ini kamu dapat membuat jadwal, budgeting, hingga aktivitas apa saja yang harus dilakukan serta ruang lingkup di dalamnya. Dalam praktiknya, tentu ini akan membuat pekerjaanmu dapat berjalan dengan efisien. Pasalnya, kamu telah mengetahui berbagai pertimbangan di awal dengan membuat Work Breakdown Structure sebelum menjalankan sebuah proyek.
Nah, untuk kamu yang masih asing dengan istilah ini, wajib banget membaca ulasan ini hingga selesai. Sebab WBS akan sangat berguna nantinya untuk membantumu dalam menjalankan dan menyelesaikan sebuah project yang sedang kamu kerjakan. Berikut ini kami rangkumkan pengertian Work Breakdown Structure, manfaat, dan tipsnya. Yuk, simak penjelasannya di bawah ini!
Baca juga: Wajib Coba! Inilah 12 Rekomendasi Aplikasi Mind Mapping Terbaik
Pengertian Work Breakdown Structure (WBS)
Pengertian Work Breakdown Structure (WBS). Sumber: istockphoto.com
Secara metodologis, Work Breakdown Structure adalah metode pengorganisasian proyek secara struktural melalui pelaporan berbentuk hierarkis. WBS bekerja sebagai sebuah struktur untuk memecahkan proses pengerjaan proyek secara bertahap pada tiap detailnya. Adanya WBS sebagai metode pengerjaan proyek juga dapat memudahkan proses pemecahan masalah pada tiap bagian-bagian yang mendetail.
Sementara berdasarkan Project Management Institute, Work Breakdown Structure adalah dasar dalam sebuah perencanaan, pelaksanaan, dan pengelolaan sebuah proyek. Jikamelihat sejarahnya, penggunaan WBS sebagai metode pengerjaan project telah dikembangkan di AS sejak tahun 1957, saat Angkatan Laut AS tengah menginisiasi program rudal balistik armada (Polaris).
Pada proyek tersebut, proses pengelolaan proyek dilakukan dengan berbasis pada hasil yang lantas dikenal sebagai PERT (Program Evaluation and Review Technique). Baru kemudian pada tahun 1987 hingga 1999, Program Management Institute (PMI) mulai mengembangkan struktur standar untuk ranah non-militer. Proses modernisasi ini kemudian memunculkan nama “Work Breakdown Structure” pada tahun 1993 sebagai sebuah struktur rincian kerja untuk perusahaan dan proyek sipil lainnya.
Baca juga: 5 Komponen Terpenting Perencanaan Usaha agar Usahamu Laris Manis
Manfaat Work Breakdown Structure (WBS)
Manfaat Work Breakdown Structure (WBS). Sumber: istockphoto.com
Work Breakdown Structure dapat digunakan dalam berbagai proyek, program, dan inisiatif lainnya untuk memahami target yang harus dicapai perusahaan. Selain itu, metode kerja satu ini memiliki sejumlah manfaat lainnya yang dapat menguntungkan pekerja. Berikut adalah pemaparannya dikutip dari laman resmi University of Waterloo:
- Mampu mendefinisikan dan mengelola pekerjaan setiap karyawan.
- Dapat membantu mengembangkan jadwal kegiatan dengan mengalokasikan perkiraan durasi kerja.
- Bisa digunakan untuk mengidentifikasi risiko potensial jika kegiatan memiliki cabang kerja yang tidak terdefinisikan dengan baik.
- Dapat memberikan gambaran visual yang baik terkait keseluruhan ruang lingkup kegiatan.
Baca juga: Pahami Kerja Cerdas agar Pekerjaan Terselesaikan
Tips membuat Work Breakdown Structure (WBS)
Tips membuat Work Breakdown Structure (WBS). Sumber: istockphoto.com
1. Catat Tujuanmu
Melansir dari Lucidchart, catat terlebih dahulu apa tujuanmu dalam proyek tersebut. Tentukan apakah ingin mengembangkan fitur suatu produk atau justru menciptakan produk baru. Nah, dari sini kamu dapat membuat deskripsi tugas secara detail dan membagikannya kepada tim.
2. Melakukan Brainstorming
Dilansir dari Smartsheet, penting juga untuk melakukan brainstorming antar tim yang terlibat dalam pembuatan proyek. Dari sini, akan ada banyak sekali ide-ide yang muncul untuk membuat suatu proyek jadi lebih bagus. Selain itu, brainstorming juga ditujukan untuk menyatukan visi dan misi antar tim.
3. Gunakan Ringkasan Sebagai Pedoman Aktivitas
Tips berikutnya untuk membuat WBS yang efektif adalah dengan menyediakan ringkasan proyek. Ringkasan ini nantinya dapat digunakan sebagai pedoman aktivitas karyawan, karena ia bisa menunjukkan setiap rincian tugas secara detail.
Ringkasan proyek ini juga baiknya mengandung rinci kegiatan dan kesimpulan proyek. Bagi kamu yang belum tahu, kesimpulan proyek merupakan aktivitas yang dirinci lebih lanjut sehingga dapat menerangkan outcome sebuah project.
4. Pilih Task Owners
Langkah terakhir agar Work Breakdown Structure bisa bekerja secara maksimal adalah dengan menentukan task owners. Istilah tersebut mengacu pada penanggung jawab paket kerja yang terdiri dari pemimpin, pekerja, serta supervisor.
Project manager juga harus memberikan task owners alat manajemen kerja, sumber daya, dan otoritas yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.
Baca juga: Tugas dan Tanggung Jawab Manajer Keuangan
Demikianlah pembahasan mengenai pengertian Work Breakdown Structure, manfaat, serta tipsnya dalam menjalankan sebuah proyek. Bagi kamu yang memiliki keinginan untuk bekerja sebagai project manager, tentunya kamu perlu mempelajari lebih lanjut tentang WBS ini. Adanya metode WBS dapat memudahkan pekerjaanmu dalam menjalankan suatu proyek. Semoga artikel ini bermanfaat, ya!
