Pernah gak, sih, kamu membayangkan bahwa di sebuah perusahaan memiliki sistem informasi dan teknologi yang secara kolektif dapat mendukung perusahaan tersebut dalam merencanakan sumber daya perusahaan? Kalau iya, berarti kamu harus mengenal apa yang disebut ERP (Enterprise Resource Planning).
Sistem ERP sudah dikenal dan digunakan sebagai alat oleh berbagai perusahaan untuk mengelola kegiatan dan aktivitas operasionalnya. Nah, buat kamu yang ingin tau lebih banyak tentang apa itu ERP, yuk, lihat ulasan singkat di bawah ini. Baca sampai habis, ya!
Apa Itu ERP?
Ilustrasi ERP Bisnis (Sumber: Freepik.com)
Enterprise Resource Planning System atau yang lebih dikenal dengan sebutan sistem ERP adalah sebuah sistem perangkat lunak yang menghubungkan beberapa aktivitas fungsional dan teknis dalam suatu perusahaan dan berfungsi untuk mengintegrasikan aspek sumber daya manusia ke dalamnya. Selain itu, fungsi dari ERP sendiri adalah untuk menstandarisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasikan berbagai sumber daya manusia, keuangan, dan penjualan dengan proses bisnis.
Teknologi ini pertama kali dikembangkan oleh Gartner pada tahun 1990 untuk menggambarkan perencanaan kebutuhan material dan perencanaan sumber daya manufaktur. ERP berevolusi dari Manufacturing Resouces Planning (MRP II) dan telah sangat memajukan manajemen proses-proses manufaktur. Sistem ERP modular biasanya menangani aktivitas yang berkaitan dengan proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventory), invoice, dan akuntansi perusahaan.
Baca Juga: People Management : Pengertian, Manfaat, Skill Yang Dibutuhkan
Cara Kerja Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
Ilustrasi ERP Bisnis (Sumber: Freepik.com)
Secara umum, Enterprise Resource Planning menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis guna mengurangi tenaga kerja manual dan menyederhanakan alur kerja bisnis yang ada. Sistem ERP biasanya berisi dashboard tempat pengguna dapat melihat data waktu nyata yang dikumpulkan dari seluruh bisnis untuk mengukur produktivitas dan profitabilitas.
Misalnya, solusi rantai pasokan Enterprise Resource Planning sistem mungkin menerima pesanan pelanggan dan kemudian secara otomatis mengirimkan informasi tersebut ke pusat distribusi yang paling efisien diposisikan untuk menyelesaikan pesanan secara tepat waktu. Bergantung pada solusi yang kamu pilih, sistem ERP yang kamu miliki mungkin dapat melihat informasi mengenai level inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan.
Tanpa sistem ini, data biasanya tertutup oleh departemen dan mungkin sulit diakses di seluruh perusahaan. Dengan demikian, sistem ini dikenal dengan aplikasi open source ERP. Dengan Enterprise Resource Planning, data dari berbagai departemen yang dapat dengan mudah dibagikan dan divisualisasikan di seluruh perusahaan. Kekayaan informasi dan penyederhanaan ini membantu merumuskan tujuan bisnis dan mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas-tugas yang dapat diotomatisasi.
Baca Juga: Analisis Porter Five Forces Untuk Bisnis
7 Modul Umum ERP (Enterprise Resource Planning)
Ilustrasi ERP Bisnis (Sumber: Freepik.com)
Seperti penjelasan di atas, sistem perangkat lunak ERP dapat terdiri dari berbagai modul yang nantinya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Adapun modul-modul tersebut antara lain adalah sebagai berikut:
1. Accounting
Modul akuntansi ERP merupakan aspek penting dari keuangan bisnis yang memungkinkan perusahaan untuk memahami situasi keuangan mereka. Modul akuntansi ini juga berperan dalam perencanaan atau penegasan prospek masa depan. Fungsi utama dari modul akuntansi ERP adalah untuk melacak hutang dan piutang dan mengelola buku besar perusahaan.
Modul akuntansi atau keuangan ERP ini juga membantu bisnis mengotomatiskan tugas-tugas yang terkait dengan faktur, pembayaran pemasok, dan rekonsiliasi akun. Selain itu, modul ini membantu departemen keuangan menutup tepat waktu dengan mematuhi standar pengakuan pendapatan perusahaan. Proses analisis keuangan dan kebutuhan untuk menyiapkan laporan keuangan utama, seperti laporan laba rugi dan laporan eksekutif juga didukung oleh model keuangan ERP ini.
2. CRM (Customer Relationship Management)
ERP tidak hanya menangani internal perusahaan, tetapi juga ada modul CRM atau Manajemen Hubungan Pelanggan untuk membantu perusahaan menyimpan semua informasi pelanggan dan prospek mereka. Modul CRM dari ERP ini menyimpan tanggal dan waktu panggilan atau email serta riwayat komunikasi perusahaan dengan individu atau calon pelanggan.
Untuk pelanggan yang telah membeli produk perusahaan, modul CRM juga menyimpan riwayat pembelian. Ini memberi staf layanan akses mudah ke semua informasi saat berinteraksi dengan pelanggan. Modul CRM ini juga biasa digunakan untuk mengelola prospek dan peluang. Melacak komunikasi dengan prospek ini dapat berfungsi sebagai dasar untuk strategi yang ditargetkan dengan promosi tertentu.
Baca Juga: Sudah Tahu PESTLE Analysis? Berikut Penjelasannya!
3. HRM (Human Resource Management)
Modul ERP penting lainnya adalah modul HRM yang mendukung manajemen sumber daya manusia perusahaan. Modul ini bekerja seperti CRM, tetapi berlaku untuk karyawan atau pegawai perusahaan. Modul HRM memiliki catatan terperinci dari semua karyawan dan menyimpan dokumen, seperti tinjauan kinerja, deskripsi pekerjaan, surat penawaran, dan kontrak.
Modul ERP jenis ini juga dapat melacak informasi tentang pekerjaan dan waktu luang, seperti liburan dan cuti sakit, serta tunjangan sosial. Dengan begitu banyak data yang dikumpulkan dan rawan kesalahan, tetapi kamu dapat mengatur modul HRM untuk menghilangkan data yang tidak akurat dan duplikat tentang karyawan di semua departemen perusahaan.
4. Sales (Penjualan)
Secara singkat, modul penjualan sistem ERP ini mencatat pesanan penjualan dan pengiriman yang direncanakan. Modul penjualan juga dapat memelihara dan mengakses informasi pelanggan secara khusus dan teratur sebagai tanggapan atas pesanan dan pengiriman produk. Semua informasi pelanggan termasuk harga, alamat, instruksi pengiriman, dan detail penagihan berada di permukaan kerja modul ERP jenis ini.
Baca Juga: Sudah Tahu Cara Memulai Bisnis Barbershop? Berikut Penjelasannya!
5. Inventory
Salah satu fungsi organik dari sistem ERP adalah untuk menyederhanakan proses dan manajemen inventaris perusahaan. Modul inventaris ini memungkinkan bisnis untuk mengelola dan mengontrol inventaris mereka dengan melacak jumlah dan lokasi barang. Modul inventaris ini juga dapat diintegrasikan dalam hal penerimaan dan pengadaan barang. Modul ini memungkinkan departemen pengadaan untuk mengontrol biaya inventaris dan memastikan pembelian inventaris yang cukup dan efektif untuk efisiensi anggaran terkait dengan kebutuhan inventaris.
6. Purchasing
Modul purchasing adalah modul ERP yang secara efisien menjadi sumber bahan baku dan mengotomatisasi proses. Dengan kata lain, modul purchasing ini dapat menggambarkan fungsinya, seperti mengidentifikasi pemasok potensial, menegosiasikan harga, mengirimkan pesanan ke pemasok, dan mengotomatisasi proses penagihan.
Modul purchasing ini dapat diintegrasikan dengan modul pengendalian persediaan dan perencanaan produksi. Untuk itu, modul purchasing dapat digabungkan dengan beberapa modul lainnya, seperti supply chain management dan sebagainya.
7. Manufacturing
Seperti pada versi aslinya, ERP digunakan untuk menyederhanakan proses manufaktur. Oleh karena itu, modul manufaktur merupakan aspek terpenting dari modul ERP ini. Modul ini berisi sistem perencanaan kebutuhan material untuk pabrikan.
Sistem modul ERP berorientasi manufaktur ini adalah kontrol produksi atau sistem eksekusi manufaktur yang membantu produsen merencanakan produksi dan memastikan semua yang mereka butuhkan untuk menjalankan produksi yang direncanakan, mulai dari bahan mentah hingga kapasitas mesin.
Modul manufaktur digunakan selama proses manufaktur dengan memperbarui status pekerjaan yang sedang berjalan dan melacak kinerja aktual terhadap perkiraan produksi. Kehadiran modul ERP jenis ini juga digunakan untuk menghitung rata-rata waktu produksi suatu barang, membandingkannya dengan supply dan demand, atau menyesuaikan kapasitas dengan jumlah produk.
Baca Juga: Sudah Tahu Kegunaan Prinsip Pareto Untuk Bisnis ? Berikut Penjelasannya
5 Keunggulan Menggunakan Sistem ERP untuk Perusahaan
Ilustrasi ERP Bisnis (Sumber: Freepik.com)
Sobat Vocasia, tau gak, sih? Organisasi dan bisnis yang belum menerapkan sistem ERP biasanya menggunakan sistem database terpisah, loh. Setiap unit kerja memiliki database sendiri. Misalnya, pemasaran memiliki database pemasaran sendiri, sumber daya manusia atau HRD memiliki database HRD sendiri, purchasing memiliki database pembelian sendiri, dan finance memiliki database keuangan sendiri.
Sistem yang terpisah ini memiliki database yang berbeda dan seringkali tidak konsisten sehingga sulit untuk dikelola. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini dirancang untuk menggantikan dan mengintegrasikan sistem-sistem terpisah tersebut sehingga pengelolaannya menjadi lebih efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa keunggulan yang dapat dinikmati perusahaan dari implementasi sistem ERP Bisnis yang sukses:
1. Integrasi Bisnis & Akurasi Data yang Lebih Baik
Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan submodul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu. Ketika data dimasukan dalam satu modul (misalnya, data penerimaan material), modul lain, seperti “Pembayaran” dan “Persediaan” diperbarui secara otomatis. Update ini dapat dilakukan secara realtime atau langsung saat melakukan transaksi.
Data input hanya perlu dimasukan satu kali, selama transaksi sehingga tidak diperlukan entri data di modul lain. Dengan demikian, kebutuhan akan beberapa entri data dapat dieliminasi (dihilangkan). Ini juga meminimalkan kemungkinan kesalahan tipe data dan duplikat data. Struktur database terpusat meningkatkan manajemen dan keamanan serta mencegah hilangnya data penting.
2. Perencanaan & Manajemen Sistem Informasi
Sistem ERP memiliki alat pendukung pengambilan keputusan yang hebat. Misalnya, alat perencanaan dan simulasi yang membantu manajer sistem informasi menggunakan sumber daya, seperti bahan, orang, mesin, dan peralatan kerja dengan cara yang lebih tepat sasaran. Saat menyajikan laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang diperlukan oleh administrator. Administrator dapat mengakses laporan kapan pun mereka membutuhkannya.
3. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Selain meningkatkan perencanaan, sistem Enterprise Resource Planning juga dapat meningkatkan efisiensi dalam operasi sehari-hari. Seperti pesanan, pengiriman, kinerja pemasok, kontrol kualitas, manajemen kas, pemenuhan penjualan, dan lainnya. Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.
4. Pembentukan Standarisasi Prosedur
Sistem ERP didasarkan pada proses praktik terbaik internasional yang diadopsi oleh organisasi yang menerapkannya. Dengan adanya sistem ERP, pekerjaan menjadi lebih terstruktur dan tidak terlalu bergantung pada orang atau karyawan tertentu. Sistem ERP suatu perusahaan dapat lebih efisien dan efektif.
5. Menjadi Penghubung Manajemen Hubungan Pelanggan
Keunggulan lain menggunakan Enterprise Resource Planning adalah menjadi penghubung untuk manajemen hubungan pelanggan. Informasi pelanggan dapat dipusatkan untuk akses yang lebih cepat. Keberadaan ERP untuk CRM juga dapat menjadi perpanjangan tangan dari pemasaran kreatif. Selain itu, jika melihat sistem yang ada, kamu dapat secara otomatis memantau aktivitas saluran penjualan dan manajemen produk.
Baca Juga: Penting Untuk Bisnis? Ini Dia Penjelasan Lengkap Data Mart!
Itu dia pengertian dan cara ERP bekerja melalui modul yang berbeda di perusahaan dengan sistem otomasi yang berbeda. Teruntuk Sobat Vocasia yang ingin bekerja sebagai pengembang perangkat lunak atau dalam bidang teknologi dan informasi suatu perusahaan, kamu harus menguasai pemahaman tentang ERP ini.
Lalu, apabila kamu ingin meniti karier baru lewat perusahaan-perusahaan lain, Vocasia adalah jawaban yang tepat untuk kamu! Kamu hanya perlu mendaftar beragam kelas online yang mampu mengasah dan meningkatkan soft skill dan hard skill kamu! Mulai dari mengenal dunia bisnis, pemasaran, dan lain sebagainya. Buruan pilih dan ikuti kelasnya sekarang juga!
