Handover: Apa Itu, Cara Melakukan Beserta Contohnya

Rangga Septio Wardana10 October 20220 Comment3.2k

Ketika mencoba mengundurkan diri dari perusahaan, ada satu tugas yang perlu diselesaikan oleh karyawan, yaitu handover atau serah terima pekerjaan. Handover adalah bentuk tanggung jawab karyawan sebelum mengundurkan diri yang diwujudkan dengan cara memberi informasi mengenai tugas dan tanggung jawab yang akan dialihkan kepada karyawan pengganti.

Handover bertujuan agar karyawan dapat mengundurkan diri tanpa beban tanggungan dan karyawan pengganti bisa lebih mudah beradaptasi dengan pekerjaan barunya. Oleh karena itu, proses handover tidak bisa dilakukan secara sembarangan dan ada beberapa proses yang harus dilakukan. Artikel ini akan membahas mengenai handover dan bagaimana prosesnya.

Definisi Handover

Handover adalah serah terima pekerjaan yang biasanya dilakukan sebelum proses resign atau pengunduran diri. Ketika resign, karyawan bukan hanya menyerahkan surat pengunduran diri, melainkan juga harus melakukan serah terima pekerjaan kepada karyawan pengganti.

Handover juga bisa berlaku sementara, seperti untuk menggantikan posisi rekan kerja yang mengambil cuti panjang atau cuti melahirkan. Bisa juga dilakukan ketika seorang karyawan berpindah jabatan atau departemen, namun masih di perusahaan yang sama. Kesimpulannya, handover adalah proses yang harus dilakukan karyawan dalam masa peralihan.

Dalam proses handover, karyawan tersebut harus menyerahkan semua informasi yang terkait dengan pekerjaannya, mulai dari kebijakan dan peraturan, serta tugas dan tanggung jawabnya kepada karyawan yang menggantikannya. Bagi karyawan yang menggantikan, proses handover akan membantu mereka untuk mendapatkan gambaran jelas mengenai pekerjaan yang akan dilakukannya, seperti apa yang akan dilakukan, bagaimana cara melakukan, serta output apa yang diharapkan.

Dengan melakukan proses tersebut, mereka dapat lebih cepat dan mudah beradaptasi dengan pekerjaan barunya.

_{Proses Melakukan Handover. (Image: Freepik)}

Bagaimana Cara Melakukan Handover?

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, handover adalah salah satu rangkaian proses yang harus dilakukan karyawan sebelum resign. Maka dari itu, ada beberapa prosedur handover yang perlu diperhatikan karena proses ini tidak bisa dilakukan sembarangan. Perusahaan harus memastikan bahwa karyawan yang ingin mengundurkan diri sudah mengikuti prosedur handover yang berlaku.

1. Berdiskusi dengan Atasan

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam proses handover adalah mendiskusikannya dengan atasan, baik manajer maupun supervisor. Kamu bisa berdiskusi mengenai bagaimana proses serah terima pekerjaan yang akan dilakukan. Tentukan detail arah dari handover, seperti apa saja yang harus disampaikan dan harus diprioritaskan. Selain dengan atasan, kamu juga bisa berdikusi dengan rekan kerja.

2. Buat Kerangka Jalan Handover

Buatlah kerangka atau jadwal berjalannya proses handover. Hal tersebut akan berguna jika kamu tidak ingin ketinggalan sesuatu hal yang kemungkinannya penting. Dengan melakukan itu, kamu akan lebih mudah dan tidak merasa keteteran saat harus melakukan masa peralihan. Kamu bisa memulainya dari mengikuti jadwal harian, lalu jadwalkan proses peralihan sesuai dengan apa yang dibutuhkan.

3. Siapkan Dokumen yang Diperlukan

Serah terima pekerjaan mencakup penyerahan dokumen yang terkait dengan pekerjaan. Pastikan bahwa dokumen ini mencakup rincian tugas dan tanggung jawab, jadwal kerja, hingga prioritas kerja. Jangan lewatkan untuk memberi berkas lain seperti daftar kontak terkait, informasi data login akun, hingga informasi proyek yang sedang berlangsung.

Kamu juga bisa memberikan catatan kecil untuk memudahkan karyawan pengganti dalam memahami dokumen atau file yang diberikan.

4. Tentukan Durasi Peralihan

Durasi masa peralihan juga merupakan hal penting yang harus ditentukan. Biasanya, durasi handover yang efektif dan efisien tidak lebih dari dua minggu, namun bisa juga disesuaikan tergantung pada kebutuhan dan kondisi saat itu. Pada intinya, pastikan durasi tersebut digunakan untuk mengarahkan, mengajari, dan mendampingi proses handover yang sedang berlangsung.

5. Atur Waktu Diskusi

Ketika semuanya sudah dipersiapkan dengan matang, hal yang selanjutnya perlu dilakukan adalah meluangkan waktu agar bisa bertemu dan berdiskusi langsung dengan karyawan pengganti. Sesi ini akan memberikan kesempatan bagi karyawan pengganti untuk bertanya mengenai hal apa saja yang mungkin tidak tertulis maupun kurang jelas.

6. Lakukan Meeting untuk Review Proses Handover

Langkah terakhir adalah mengadakan review dengan atasan dan karyawan pengganti. Tujuan dari review adalah untuk memantau jalannya proses handover dan mengevaluasi aoa saja yang sudah disampaikan dalam proses ini. Dengan begitu, proses handover dapat berjalan sebagaimana mestinya dan meminimalisir yang terlewan.

Contoh Format Surat Serah Terima Pekerjaan atau Handover

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses handover adalah adanya surat serah terima pekerjaan. Pengertian dari surat serah terima pekerjaan adalah sebuah pernyataan bahwa karyawan lama sudah menyerahkan pekerjaan kepada karyawan baru.

Surat ini berlaku untuk setiap pergantian karyawan hingga masa peralihan jabatan. Surat ini bertujuan untuk memastikan karyawan baru mengerti dan memahami terkait pekerjaan yang akan dilakukannya. Format penulisan surat serah terima pekerjaan yang lazim digunakan adalah sebagai berikut:

Informasi pihak yang menyerahkan pekerjaan seperti nama, jabatan, alamat, dan hal penting lainnya.
Keterangan pihak yang diserahkan pekerjaan seperti nama, jabatan, alamat, dan hal penting lainnya.
Penjelasan terkait pekerjaan atau hal yang dialihkan.
Waktu terjadinya serah terima pekerjaan.
Tempat terjadinya serah terima pekerjaan.
Tanda tangan kedua belah pihak saat serah terima pekerjaan.

Menjalankan dan memahami proses handover akan membuat kamu dikenal sebagai karyawan yang bertanggung jawab dan akan meninggalkan kesan baik. Perusahaan pun perlu memastikan bahwa proses handover tersebut berjalan dengan baik dan karyawan baru dapat memahami tugas serta tanggung jawabnya.