Seorang sekretaris umumnya perlu memiliki pemahaman yang baik tentang perusahaan tempat dia bekerja. Tugas utamanya adalah membantu pekerjaan pemimpin. Selain itu, tugas sekretaris sangat kompleks dan bervariasi. Jika tidak dikuasai akan mengganggu pekerjaan pimpinan.
Sekretaris harus dapat memberikan masukan yang berharga bagi atasan agar pimpinan dapat melaksanakan tugasnya dengan benar dan sempurna. Namun, profesi ini sering kali diremehkan oleh sebagian orang. Kebanyakan dari mereka menganggap bahwa pekerjaan sekretaris itu sangat mudah dan bisa dilakukan dengan santai. Padahal dalam dunia bisnis, peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya.
Baca juga | Berikut Ciri-Ciri Pegawai Yang Produktif! Yuk Simak
Nah, dalam artikel ini akan dibahas secara tuntas berbagai tugas dan fungsi sekretaris yang belum banyak diketahui orang. Yuk, simak!
Peran Sekretaris
Source: Pexels
Sekretaris berperan untuk membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam praktiknya cukup berat karena mencakup apa pun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan.
Baca Juga | 6 Tips Cari Kerja Sambil Kerja, Wajib Kamu Coba!
Fungsi Sekretaris
1. Fungsi sekretaris sebagai petugas penghubung
Sekretaris juga harus bertindak sebagai penghubung, misalnya kepada organisasi, pemerintah dan masyarakat umum. Dalam kasus perusahaan, sekretaris harus menjaga hubungan yang erat antara direksi dan kepala departemen dan juga antara direksi dan staf.
2. Fungsi sekretaris sebagai penasihat manajemen
Sekretaris adalah penasihat manajemen dalam kebanyakan kasus. Otoritas sangat bergantung pada nasihat sekretaris. Pendapatnya sangat berharga bagi manajemen. Sifat yang tepat dan tingkat saran yang diberikan oleh sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat dan ukuran organisasi.
Baca Juga | Jadi Kepala Sekolah Bagaimana Rasanya Sih? Berikut Tugas-Tugasnya!
3. Fungsi sekretaris dalam pemerintahan
Sekretaris fasih dalam mengetahui kegiatan departemennya dan mengetahui kebijakan apa yang perlu diambil untuk mengelola departemennya. Jadi, sekretaris adalah orang terbaik untuk memberi nasihat kepada menteri tentang tindakan apa yang harus diambil dalam merumuskan keputusan kebijakan kementerian.
Baca juga | 7 Skill yang Wajib Dimiliki Sekretaris Profesional
Tugas Sekretaris
Source: Pexels
1. Tugas rutin
Tugas yang perlu dilakukan setiap hari tanpa harus berurusan dengan atasan, seperti mengetik surat, menerima telepon, menjamu tamu (jika ada), serta mengatur berkas dan surat.
2. Tugas khusus
Tugas yang timbul dari perintah manajemen khusus untuk sesuatu yang lebih spesifik. Atau tugas yang memerlukan pertimbangan yang baik dan rasional dari seorang sekretaris.
3. Tugas kreatif
Tugas yang muncul dari prakarsa atau pemikiran sekretaris profesional dan tujuannya untuk membantu manajer merasa nyaman di kantor. Misalnya dengan memilih warna yang tepat untuk tirai jendela sehingga pemimpin tidak bosan dikantor.
Baca juga | Yuk Coba, Cara Mudah Membuat Power Point Yang Menarik Dan Kreatif!
4. Tugas membina hubungan
Tugas seorang sekretaris yang bertindak sebagai contact person bagi pimpinan apabila ada kerjasama dengan perusahaan atau organisasi lain. Dalam hal tersebut sekretaris harus berhati-hati dalam menjalin hubungan dengan rekanan bisnis perusahaan lain untuk menciptakan hubungan yang baik.
Selain itu, tugas-tugas sekretaris juga dapat membangun citra yang baik dalam perusahaan dengan tercapainya tujuan dari pelaksanaan tugas yang jelas. Sebenarnya masih ada banyak tugas lainnya. Namun, setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda sesuai kebutuhannya masing-masing.
Itu dia penjelasan dari kami. Nantikan artikel lainnya dari Vocasia, ya!
Baca Juga | 7 Tips Self Improvement Untuk Meningkatkan Kualitas Diri, Yuk Simak!
