Mengenal Procurement dalam Dunia Bisnis

Arum Putri Lestari

2 years ago

Dalam dunia bisnis, berbagai pihak ikut serta membangun setiap kemajuan. Bisnis menopang berbagai aspek mulai dari produksi hingga pemasaran. Tahap produksi dapat diproses dari adanya istilah procurement. Procurement sangat lekat dikenal sebagai rantai manajemen pemasok. Segala perlengkapan barang atau jasa yang kamu butuhkan dapat dicari melalui tugas procurement.

Procurement adalah proses penyediaan atau pembelian barang maupun jasa yang mendukung sebuah bisnis. Bisnis kamu bisa berjalan saat semua pasokan kebutuhan terpenuhi. Ketersediaan barang atau jasa harus kamu cari dari pihak eksternal. Pihak ini yang akan berhubungan sangat dekat dengan proses procurement. Procurement akan membantu kamu mengenali dan menjalin kerja sama bersama para supplier.

Pemasok barang atau supplier akan turut andil dalam menjaga ketersediaan bahan produksi bisnis kamu. Oleh karena itu, kamu perlu mengetahui lebih dalam mengenai procurement. Siapa saja pihak yang terlibat hingga bagaimana prosesnya? Yuk, pelajari selengkapnya!

Komponen Procurement

1. People

Ilustrasi Komponen People Procurement (pexels)

People adalah jumlah orang yang terlibat dalam proses procurement perusahaan. Perusahaan akan sangat membutuhkan sumber daya manusia yang cukup saat proses procurement dilaksanakan. Jumlah orang akan mempengaruhi kecepatan dan ketepatan proses pemasokan barang maupun jasa. Tentu saja diharapkan agar bisnis perusahaan tetap berjalan secara optimal.

Jumlah orang yang terlibat bisa berbeda dari satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Hal itu tergantung dari skala manufaktur dan pemesanan barang. Semakin besar skala pemesanannya, tentu semakin banyak orang yang dibutuhkan. Sehingga, people menjadi komponen penting pendukung kesuksesan kerja procurement.

2. Process

Ilustrasi Pemasok Barang Melalui Container (pixabay)

Proses procurement merupakan komponen penting. Melalui proses inilah semua pasokan barang dipenuhi kebutuhannya. Kamu pun sepatutnya terjun langsung memantau kelancaran proses procurement. Dalam proses ini, semua komponen bisnis yang diperlukan wajib tersedia. Mulai dari barang atau jasa apa saja yang mampu mendukung kemajuan bisnis wajib diberikan oleh pemasok.

Tahapan proses ini harus direncanakan dengan baik dari awal hingga akhir. Tujuannya agar procurement bisa dilaksanakan secara efisien dan tepat. Proses procurement yang tidak efisien dan tepat akan membuat perusahaan terkena masalah. Pada akhirnya, kebutuhan perusahaan tidak akan dapat terpenuhi secara maksimal dan kerugian bisa terjadi.

3. Paperwork/Record

Ilustrasi Dokumentasi (pixabay)

Komponen procurement ini berarti dokumentasi. Tentunya ini tak kalah penting dari dua komponen lainnya. Dokumentasi sangat diperlukan sebagai bukti adanya proses procurement dengan baik. Setiap tahapan proses dilakukan dokumentasi agar bisa digunakan sebagai bahan evaluasi ke depannya. Pasalnya, kebutuhan bisnis terus berkembang sehingga evaluasi bahan produksi harus dilakukan.

Kamu bisa melakukan pencatatan secara digital maupun tradisional saat membuat dokumentasi. Pastikan semua data tersimpan dengan baik dan bisa diakses oleh pembeli dan penjual, ya. Sehingga, tidak akan terjadi salah paham saat bahan produksi tersebut telah digunakan.

Skill Procurement

1. Manajemen risiko

Setiap proses bisnis tentu di dalamnya ada risiko. Tak terkecuali pada proses procurement yang melibatkan analisis bahan produksi secara detail. Risiko kesalahan pembelian ataupun jumlah pembelian tentu bisa terjadi. Oleh karena itu, manajemen risiko perlu dikelola dengan maksimal. Segala sesuatu terkait proses procurement perlu diawasi dengan baik. Kamu harus mempelajari tentang manajemen risiko dan segala aspek yang terkait untuk menghadapi segala kemungkinan. Tentunya agar hal buruk tidak menimpa berbagai pihak yang terlibat.

2. Menjaga hubungan baik dengan supplier

Procurement merupakan proses yang sangat erat dengan supplier. Kamu sebagai wakil perusahaan harus menjadi orang yang supel. Dalam hal ini kamu perlu memperkuat hubungan dengan supplier melalui sikap yang ramah. Komunikasi adalah kunci utama hubungan baik dapat terjaga.

Kamu tentu saja diharuskan mempererat komunikasi dengan para supplier. Tujuannya agar proses kerja sama bisnis tetap terjaga. Berhubungan dengan pihak eksternal telah menjadi aktivitas keseharian dan kunci utama kesuksesan yang harus dikuasai. Sehingga, kamu perlu memahami dan saling menghargai pihak eksternal, terutama pemasok barang.

3. Cepat beradaptasi dengan teknologi

Tools digital semakin banyak digunakan untuk menciptakan proses procurement yang lebih efektif dan efisien. Hal ini mengharuskan kamu cekatan beradaptasi dengan teknologi. Berbagai teknologi yang mendukung procurement wajib kamu kuasai secara maksimal.

Teknologi sangat berguna bagi kamu untuk mendapatkan pemasok lebih cepat dan bermanfaat bagi pengembangan bisnis. Beberapa teknologi yang perlu dikuasai seperti risk management software, contract lifecycle management platform, spend analytics, report generator, dan lainnya. Pelajari teknologi dengan baik, ya.

Baca Juga | Apa Itu Technopreneurship?

4. Pemahaman finansial yang mumpuni

Proses procurement juga meliputi perencanaan pembelian yang efisien. Kamu sangat dianjurkan menguasai pengetahuan finansial yang baik agar hal ini bisa tercapai. Perencanaan pembelian secara efisien tentu memberi dampak positif bagi kemajuan perusahaan. Pasalnya semua perhitungan finansial telah terkelola dan teroganisir dengan baik.

Oleh karena itu, tak jarang pekerja di bidang procurement memiliki gelar di bidang akuntansi dan sejenisnya. Namun, kamu juga bisa mempelajari aspek finansial dalam procurement secara ototidak.

Proses Procurement

Identifikasi kebutuhan perusahaan. Perusahaan mengidentifikasi sumber daya dan jasa yang dibutuhkan.
Otorisasi pembelian yakni mengajukan pembelian sumber daya dan jasa kepada pihak manajemen.
Persetujuan pembelian yaitu mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen untuk pembelian sumber daya dan jasa.
Pembukaan tender pada supplier seperti mengadakan lelang dan mencari supplier terbaik untuk penyediaan sumber daya dan jasa.
Identifikasi dan analisis supplier mencakup analisis latar belakang, harga, serta kualitas sumber daya dan jasa yang disediakan oleh masing-masing supplier.
Penawaran barang dan jasa. Perusahaan menawarkan harga dan insentif terbaik untuk sumber daya dan jasa pihak supplier.
Proses negosiasi. Negosiasi term of payment, jadwal pengiriman sumber daya, dan PIC dari masing-masing pihak.
Penetapan pihak supplier. Perusahaan menetapkan supplier yang akan menyediakan barang serta jasa secara rutin.
Purchase order. Perusahaan membuat purchase order (PO) sebagai bukti pembelian pada pihak supplier.
Pemeriksaan kualitas barang dan jasa. Perusahaan memeriksa kualitas barang dan jasa yang disediakan supplier.

Nah, itulah penjelasan mengenal procurement dalam dunia bisnis. Kamu perlu mengenal bahwa procurement sangat berkaitan erat dengan pemasok sumber daya. Misalnya saja supplier yang menjadi komponen utamanya. Pahami dan terapkan dalam perjalanan bisnis kamu, ya. Semoga berhasil!