Reimbursement adalah suatu proses penggantian dana atau uang dalam nominal tertentu dari pihak perusahaan kepada karyawannya. Kegiatan reimbursement ini kerap kali dilakukan sebagai suatu bentuk klaim atas dana yang dikeluarkan oleh pihak karyawan untuk kepentingan perusahaan. Walaupun demikian, setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri dalam melakukan reimbursement, mulai dari transportasi, klaim kesehatan, hotel, dan lain sebagainya.
Hal demikian tentu saja dilakukan demi menjaga stabilitas ekonomi perusahaan. Untuk itu, setiap karyawan biasanya akan memiliki anggaran reimbursement yang berbeda sesuai dengan posisi dan juga jabatannya. Simak rangkuman Vocasia tentang reimbursement di bawah ini.
Pengertian Reimbursement
Dilansir dari Investopedia, reimburse adalah kompensasi yang dilakukan suatu perusahaan untuk pengeluaran yang dikeluarkan oleh karyawan dengan menggunakan uang pribadinya. Ia merupakan salah satu benefit yang menjadi hak utama karyawan.
Maka dari itu, ketika ada suatu keperluan yang menyangkut kepentingan perusahaan dan harus menggunakan uang pribadi terlebih dahulu, kamu nantinya dapat mengajukan reimbursement. Secara tidak langsung, perusahaan akan mengganti rugi uangmu dengan persyaratan kamu harus mempunyai bukti pembayaran, invoice, dan sebagainya.
Akan tetapi, tidak semua uang yang kamu gunakan secara pribadi dapat di-reimburse oleh perusahaan. Biasanya, setiap perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing. Oleh karena itu, kamu harus memhami kebijakan itu saat hendak mengajukannya.
Tips Mengelola Reimbursement
1. Persiapkan Dokumen yang Diperlukan
Sebelum mengajukan reimburse, salah satu hal yang perlu kamu siapkan adalah dokumen atau data pendukung. Dokumen tersebut biasanya berupa bukti pembayaran, invoice dan sebagainya. Jangan sampai dokumen-dokumen tersebut hilang saat hendak mengajukannya.
Pastikan juga dokumen yang akan kamu sertakan itu asli dan bukan salinan. Sebaiknya, setelah melakukan pembayaran, simpan buktinya dengan rapi agar mudah dicari.
2. Lakukan Reimbursement Secepatnya
Usahakan untuk melakukan proses secepat mungkin. Tidak berlama-lama saat mengajukan reimbursement adalah hal yang sangat penting. Pasalnya, perusahaan juga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memroses pengajuan dari banyak orang.
Sebisa mungkin jangan menunda-nunda saat perusahaan sudah menetapkan batas waktu untuk mengajukan penggantian tersebut. Selain agar memenuhi tenggat yang ditetapkan perusahaan, hal itu juga dilakukan untuk meminimalisir risiko hilangnya bukti pembayaran.
3. Pahami Syarat dan Prosedur Pengajuan Reimbursement
Hal berikutnya yang perlu kamu lakukan sebelum meminta reimburse adalah untuk memahami syarat dan prosedur pengajuannya. Setiap perusahaan pasti memiliki syarat dan prosedur reimbursement yang berbeda-beda bagi karyawan. Oleh karena itu, baca dan pahami dengan baik apa saja syarat dan langkah-langkah yang harus kamu lakukan. Dengan begitu, reimbursement-mu dapat dipenuhi oleh perusahaan.
Pasalnya, jika tidak memenuhi persyaratan besar kemungkinan permintaan penggantian tersebut akan hangus. Jadi, pastikan kamu paham terlebih dahulu syarat dan ketentuan yang berlaku saat mengajukannya.
4. Cek Kembali Hal yang Ingin Diajukan
Melakukan pengecekan ulang adalah hal yang penting dilakukan sebelum pengajuan reimburse, hitung jumlahnya dan pastikan tidak ada yang tertinggal satu pun. Jangan sampai mengajukan multiple reimburse, yaitu pembayaran yang dilakukan dan tidak ada sangkut pautnya dengan keperluan perusahaan. Hal tersebut akan dianggap sebagai kecurangan oleh perusahaan.
5. Hitung Kembali Pengembalian Uang
Setelah pengajuan kamu disetujui dan dibayar oleh perusahaan, coba hitung kembali uang tersebut. Apabila jumlahnya kurang dari apa yang sudah kamu paparkan dalam pengajuan reimbursement, kamu bisa meminta kembali kepada perusahaan dengan mengajukan bukti pembayaran yang ada. Itu dia penjelasan singkat mengenai apa itu reimbursement.
Pada dasarnya, reimburse atau reimbursement adalah salah satu upaya dari perusahaan untuk menggantikan uang dari karyawan yang digunakan untuk keperluan bisnis. Dengan adanya hal ini, karyawan tidak perlu khawatir lagi uangnya tidak akan diganti oleh perusahaan.
Bagaimana Sobat Vocasia? Sampai sini sudah paham tentang reimbursement?
Baca juga: Finance Staff: Pengertian, Tugas, Dan Skill Yang Dibutuhkan
Leave a Reply