Pengertian Korespondensi
Korespondensi adalah istilah yang perlu diketahui dalam dunia persuratan. Korespondensi berasal dari bahasa Belanda correspondentie atau bahasa Inggris correspondence yang berarti dengan lain. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), korespondensi adalah perihal surat-menyurat.
Berdasarkan hal itu, istilah tersebut memiliki dua arti. Pertama, komunikasi yang dilakukan melalui surat. Kedua, hubungan atau kesamaan. Dikarenakan kegiatan surat-menyurat ini banyak dilakukan di bidang bisnis, maka dapat diketahui bahwa istilah tersebut berarti komunikasi untuk membahas perihal hubungan bisnis melalui perantara surat sehingga termasuk dalam komunikasi tertulis.
Secara umum, istilah tersebut mengacu pada kegiatan surat-menyurat. Kegiatan tersebut biasanya dilakukan ketika satu pihak ingin mengajukan kerja sama atau hubungan pada pihak lain secara tertulis. Istilah tersebut biasanya digunakan dalam bidang bisnis. Karena itu, hubungan melalui surat tersebut biasanya dilakukan oleh perseorangan atau mengatasnamakan perusahaan.
Baca Juga | Isi Surat Perjanjian Kontrak Karyawan Yang Perlu Kalian Ketahui
Fungsi Korespondensi
Adanya kegiatan surat-menyurat ini berfungsi menjalin hubungan antara pihak internal dan eksternal yang dapat dibuktikan secara tertulis, seperti surat perjanjian. Selain itu, kegiatan ini dapat berupa surat keputusan sebagai pedoman kerja. Hubungan antar pihak tersebut akan memperlihatkan keseriusan dan keresmian terhadap perjanjian yang dilakukan kedua pihak. Surat-menyurat juga digunakan sebagai sarana komunikasi yang disampaikan dalam bentuk pemberitahuan, permintaan, ataupun gagasan.
Jenis-jenis Korespondensi
Jenis surat yang biasanya ada dalam perusahaan memiliki dua jenis, yaitu sebagai berikut.
1. Korespondensi eksternal
Korespondensi eksternal adalah perihal surat-menyurat yang berhubungan dengan pihak luar perusahaan.
2. Korespondensi internal
Korespondensi internal adalah perihal surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang di dalam perusahaan atau hanya di lingkup internal.
Baca Juga | Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja Yang Baik Dan Sopan, Yuk Simak!
Bagian-bagian dalam Korespondensi
Ilustrasi Bagian Surat (freepik.com)
Dalam membuat surat di lingkup perusahaan terdapat bagian-bagian yang perlu diketahui. Secara umum, bagian surat dibagi menjadi bagian awal, isi, dan akhir. Bagian awal terdiri atas sebagai berikut.
- Kepala surat;
- Tanggal surat;
- Keterangan surat, terdiri atas nomor, lampiran, dan perihal surat;
- Alamat surat.
Bagian isi dalam surat terdiri dari salam pembuka, isi surat, dan salam penutup. Sementara, bagian akhirnya terdiri dari penanggung jawab, tembusan, dan inisial pembuat surat. Secara singkat, bagian dalam pembuatan surat perlu memenuhi unsur-unsur, seperti pengirim surat, penerima surat, isi pesan, dan saluran atau media penyampaian surat.
Baca Juga | 7 Contoh Surat Pengunduran Diri Karyawan
Tahapan Pembuatan Korespondensi
Pembuatan surat dapat memenuhi tahap-tahap berikut agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami secara jelas maksud dan tujuannya.
1. Tahap perencanaan
Dalam tahapan ini, ditetapkan tujuan, bahan, dan media pembuatan surat. Selain itu, sistematika pembuatan surat juga ditentukan pada tahapan ini.
2. Tahap penyusunan
Tahapan selanjutnya ialah menyusun surat. Tahapan ini berisi pembuatan konten untuk surat yang disesuaikan dengan sifat pesan yang ingin disampaikan, seperti umum, negatif, atau persuasi; penerapan format yang sesuai; serta penyuntingan surat.
3. Tahap penyelesaian
Tahapan terakhir pembuatan surat melibatkan proses produksi, distribusi, dan umpan balik surat yang telah dibuat.
Itulah paparan mengenai korespondensi yang biasanya dilakukan dalam lingkungan bisnis karena sifatnya yang menghubungkan dua pihak atau lebih. Dalam pembuatan surat pada zaman sekarang dapat dilakukan dengan memanfaatkan teknologi, seperti penggunaan aplikasi penyedia surat-menyurat.
Baca Juga | Cara Bikin CV (Perseroan Komanditer) Perusahaan, Yuk Coba!
Leave a Reply