Memimpin suatu rapat memang bukanlah perkara yang mudah, tak jarang orang yang memimpin rapat untuk pertama kali akan merasa gugup karena khawatir tidak bisa memimpin rapat dengan baik. Mengingat kamu harus bisa mendapatkan perhatian semua orang yang menjadi peserta rapat tersebut, ditambah lagi banyak orang yang hanya mampu memusatkan perhatiannya tidak sampai rapat benar-benar selesai
Memimpin rapat tentu saja bukan hal yang mudah, terlebih untuk kamu yang baru pertama kali memimpin rapat. Namun jika rapat dipersiapkan dengan baik pasti hasilnya pun akan baik juga. Ketika kamu mendapatkan kesempatan untuk memimpin rapat, maka sebaiknya jadikan ini sebagai peluang untuk meningkatkan karir.
Tidak melepas kemungkinan jika suatu saat nanti anda akan diminta untuk memimpin suatu rapat. Ketika saat itu tiba sebaiknya kamu sudah memahami bagaimana cara memimpin rapat yang baik agar bisa berjalan dnegan efektif dan efisien.
Buat kamu yang sudah menemukan artikel ini, merasa beruntunglah karena artikel ini akan membahas mengenai cara-cara atau panduan untuk memimpin rapat dengan baik.
Daripada terlalu lama basa-basi, yuk simak artikel dari Vocasia di bawah ini sampai tuntas!
- Baca Juga: Apa itu Negosiasi?
1. Menjadwalkan rapat dari jauh-jauh hari
agendakan rapat dari jauh-jauh hari – @pexels.com
Cara yang pertama untuk bisa menjadi pemimpin rapat yang baik yaitu dengan menjadwalkan rapat dan menginfokan rapat kepada seluruh peserta jauh sebelum hari h rapat.
Hal ini bertujuan agar seluruh peserta rapat bisa meluangkan waktunya dan mempersiapkan diri dengan serius sebelum rapat digelar sehingga rapat akan berjalan secara optimal.
Kamu bisa menjadwalkan rapat dengan cara membuat reminder kepada seluruh peserta melalui email atau media sosial sehari sebelum hari h rapat. Tujuannya agar seluruh peserta ingat dengan kegiatan rapat.
- Baca juga: Cara membuat kopi Americano tanpa mesin
2. Jangan berusaha menyenangkan semua orang
Rapat merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menentukan suatu keputusan dari banyak orang yang memiliki prioritas masing-masing dan sudut pandang yang bermacam-macam,
Dengan begitu, adanya peserta rapat yang merasa kurang puas merupakan hal yang sangat wajar.
Kamu tidak bisa memastikan bahwa semua pihak mendapatkan waktu, perlakuan, dan penghargaan yang sama selama berlangsungnya rapat. Kamu tentu saja memiliki gaya kepemimpinan dan preferensi rapat sendiri. Tidak perlu pusing untuk memikirkan kesan seperti apa yang harus ditampilkan di depan peserta rapat.
- Baca juga: Cara bikin CV perusahaan
3. Datang lebih awal
datang 15 sampai 20 menit lebih awal – @pexels.com
Tips selanjutnya adalah datang 15 sampai 20 menit lebih awal dari waktu rapat yang sudah ditentukan. Hal ini akan menunjukan bahwa kamu sangat serius untuk rapat sekaligus menghargai seluruh peserta yang telah hadir dalam kegiatan rapat.
Jika ada peserta yang terlambat, ia akan langsung merasa sungkan kepada kamu yang datang tepat waktu. Hal ini akan membuatnya untuk berusaha hadir tepat waktu pada rapat di kemudian hari.
- Baca juga: Cara bikin PT perusahaan
4. Menyusun agenda rapat
Agenda pertemuan yang tersusun dengan baik adalah alat yang berharga untuk memastikan bahwa pertemuan mencapai hasil yang diinginkan dalam waktu yang sudah ditentukan. Dalam agenda rapat, tentu saja berisi garis besar kegiatan yang akan dilakukan, serta daftar topik khusus yang akan dibahas, harus bertujuan membimbing peserta melalui pertemuan. Oleh karena itu, agenda rapat memiliki peran penting dalam memastikan bahwa pertemuan tersebut produktif. Berikut adalah fungsi-fungsi dari agenda rapat:
- Memastikan pembahasan yang akan dibahas
- Rapat tetap berfokus kepada tujuan utama diadakanya rapat
- Memastikan keterlibatan seluruh peserta
Baca juga: Aplikasi desain rumah iOS
5. Menyiapkan perangkat rapat
Pastikan lcd proyektor berfungsi dengan baik – @pixabay.com
Sebelum memulai rapat, kamu harus memastikan seluruh perangkat yang akandigunakan saat rapat sudah berfungsi dengan baik.
Ingatlah untuk selalu memerika keadaan laptop, mouse, proyektor dan lain sebagainya.
Gangguan teknis tentu saja akan berakibat fatal terhadap lancarnya suatu rapat, hal ini bisa menyebabkan menurunya atensi peserta, memakan terlalu banyak waktu dan peserta merasa kurang antusias.
- Baca juga: Persiapan presentasi bisnis
6. Menyelesaikan rapat di waktu yang tepat
Untuk bisa mendapatkan hasil rapat yang maksimal, kamu wajib untuk memastikan seluruh agenda rapat sudah diselesaikan atau didiskusikan. Hal ini sangat penting mengingat rapat merupakan kegiatan yang melibatkan banyak orang di dalamnya.
Tidak jarang ide-ide cemerlang muncul ketika suatu rapat dilakukan 10 menit lebih lama
- Baca juga: Cara bernegosiasi yang baik
Demikian adalah tips atau cara memimpin rapat dengan baik, dengan menerapkan panduan di atas kamu akan jauh lebih percaya diri untuk memimpin rapat suatu hari nanti. Semoga Sukses!
Nah, ada informasi tambahan nih buat kamu yang bingung mencari tempat untuk mengembangkan potensi diri
Kamu bisa mulai dengan mengikuti pelatihan online bersama Vocasia.
Karena Vocasia merupakan salah satu platform edukasi online yang menyediakan banyak pelatihan keahlian di berbagai macam bidang dengan bantuan mentor-mentor berpengalaman
Yuk segara daftar, klik disini untuk mengunjungi website Vocasia!
