Minutes of meeting merupakan elemen yang perlu diperhatikan dalam rapat. Elemen biasanya digunakan untuk menulis berbagai hal yang dibahas dan kesimpulan yang didapat. Maka tak heran apabila elemen ini kerap disebut pula sebagai notulen. Lantas, bagaimana cara membuat minutes of meeting yang baik? Simak paparan berikut ini.
Baca juga: Here Are The Things You Should Definitely Not To While In A Meeting!
Pengertian Minutes of meeting
ilustrasi meeting (sumber: pexels)
Dilansir oleh The Balance Careers, minutes of meeting adalah catatan resmi yang digunakan dalam rapat atau konferensi dengan bentuk yang terperinci. Dikarenakan catatan ini bersifat resmi, maka orang yang membuatnya pun perlu terlatih dan tak bisa dilakukan secara sembarangan. Tentu, orang yang belum pernah membuatnya akan kesulitan karena notula perlu dibuat secara detail dan akurat.
Kemudian, menurut CFI, minutes of meeting merupakan catatan yang berfungsi untuk merekam setiap poin yang disampaikan dalam rapat. Catatan tersebut biasanya mencakup topik yang dibahas, ide yang diusulkan dalam kegiatan rapat, serta kesimpulan yang diperoleh saat rapat.
Setelah rapat selesai, catatan yang telah dibuat tersebut kemudian dibagikan pada anggota yang mengikuti rapat. Hal ini dimaksudkan untuk mengingat setiap poin yang telah dibahas serta kesimpulan yang ditetapkan pada saat rapat.
Baca juga: Cara Share Screen Di Google Meet Dengan Mudah
Jenis Minutes of Meeting
Adapun jenis dari minutes of meeting yang sangat ditentukan oleh rapat yang dilaksanakan. Apabila rapat yang dilakukan termasuk dalam rapat informal, maka catatan yang perlu dibuat tidak perlu dibuat selengkapnya. Poin-poin penting dan kesimpulan yang dihasilkan sudah cukup untuk notula pada rapat informal.
Berbeda halnya dengan rapat tahunan yang melibatkan berbagai orang penting di perusahaan, seperti rapat pemegang saham perusahaan. Notula yang dibuat pun perlu ditulis secara cermat dan teliti karena termasuk rapat formal. Adapun template yang biasanya digunakan dalam notulen biasanya disesuaikan dengan pedoman resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Langkah-langkah Membuat Minutes of Meeting
Setelah mengetahui pengertian dan jenis minutes of meeting, selanjutnya kita akan membahas mengenai langkah yang perlu dilakukan untuk membuat notula. The Balance Careers mengungkapkan terdapat tiga tahapan yang perlu dilakukan untuk membuat notula yang baik, diantaranya:
1. Sebelum Rapat
Tahapan sebelum rapat yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan alat yang akan digunakan dalam membuat notula. Hal ini dapat dilakukan dengan memilih alat yang familiar digunakan dalam membuat catatan atau notula. Alat yang biasanya digunakan dalam membuat notula, seperti laptop, tablet, smartphone, atau berupa alat sederhana semacam pulpen dan kertas.
Memilih alat yang familiar dalam menulis atau membuat notula akan memudahkan dalam membuat notula dengan cepat. Hal ini dikarenakan catatan yang perlu dihasilkan detail dan dibuat secara rinci. Adapun hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah memastikan setiap alat yang digunakan dapat berfungsi dengan baik.
Misalnya, kamu dapat memastikan gadget yang akan digunakan dalam kondisi baik serta dapat digunakan dengan lancar. Jangan lupa untuk menyiapkan kertas dan pulpen sebagai cadangan apabila gadget yang digunakan galat di tengah-tengah rapat.
Kemudian, kamu juga perlu membaca agenda rapat yang diadakan. Hal ini untuk memudahkan kamu dalam membuat notula karena sudah terbayang hal apa yang akan dibahas pada rapat dan memberikan gambaran tentang apa yang akan dibahas.
Baca juga: 6 Cara Memimpin Rapat Dengan Baik
2. Ketika Rapat Berlangsung
ilustrasi meeting sedang berlangsung (sumber: pexels)
Beberapa waktu sebelum rapat dilakukan, siapkan lembar kehadiran dan pastikan semua yang hadir tercatat dalam notula. Hal ini dikarenakan syarat dari notula ialah tercantum seluruh nama anggota yang hadir dalam rapat.
Selain itu, kamu juga perlu mengenal setiap orang yang ikut serta dalam rapat, sehingga ketika orang tersebut berbicara kamu tahu siapa orangnya dan dapat dengan mudah mencatatnya ke dalam notula. Pastikan juga untuk mencatat waktu dimulainya rapat. Hal yang sama dilakukan ketika rapat telah selesai.
Dalam mencatat notula, tidak disarankan untuk menulis setiap komentar yang diutarakan, melainkan catat saja garis besar atau ide utamanya. Hal tersebut didorong oleh ThoughtCo yang menyebutkan bahwa sebuah notula perlu dibuat singkat dan padat.
Perhatikan pula koherensi antar satu hal dengan hal lainnya. Notula pun perlu dibuat seobjektif mungkin dengan tidak memasukkan interpretasi diri sendiri terhadap pembahasan. Ide atau masukan pun tak kalah penting untuk dicatat dalam notula. Hal lainnya yang perlu dicantumkan dalam notula ialah orang yang memberi penjelasan mengenai ide yang dicetuskan.
3. Setelah Rapat
Setelah rapat selesai dilaksanakan, segera rapikan notula sesuai dengan format yang ditetapkan. Apabila terdapat pertanyaan menyangkut hasil rapat tersebut, kamu dapat segera menanyakannya pada peserta rapat.
Dalam format akhir notula hal yang perlu dicantumkan ialah nama perusahaan atau organisasi, jabatan dari peserta rapat, jenis rapat, dan tujuan diadakannya rapat. Cantumkan pula daftar peserta dan pemimpin rapat.
Terakhir, lakukan review ulang notula yang sudah dibuat, kalau-kalau terdapat ejaan yang salah. Kamu juga dapat meminta salah satu peserta rapat untuk turut me-review notula, sehingga apabila ditemukan poin yang kurang tepat dapat segera diperbaiki. Setelah itu, serahkan notula tersebut kepada penanggung jawab rapat dan bagikan hasil rapat tersebut pada seluruh peserta.
Demikian paparan mengenai minutes of meeting atau dikenal juga sebagai notula. Minutes of meeting sangat penting dalam sebuah rapat, sehingga orang yang diberi tanggung jawab sebagai notulis perlu seseorang yang ahli dan terbiasa dalam menulis cepat namun detail.
Bagi kamu yang ingin menjadi notula dan menggunakan Ms. Word dalam membuatnya, ikuti Langkah Praktis Belajar Ms Office Word bersama Vocasia. Kamu akan dibantu oleh instruktur profesional dan kompeten di bidangnya. Daftarkan dirimu sekarang juga!
Leave a Reply