Yuk, Ketahui Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi

Dahulu, interaksi antar manusia tidak dapat dilakukan semudah saat ini. Keadaan teknologi digital yang belum berkembang menyebabkan surat-menyurat sebagai jembatan utama untuk melakukan sebuah komunikasi, baik atas nama pribadi maupun lembaga.

Hingga saat ini, surat tetap digunakan sebagai media informasi tertulis di kalangan masyarakat. Namun, pengemasan dan alat yang digunakan sudah jauh berbeda. Jika dahulu seseorang diharuskan membuatnya dengan tulis tangan, kini surat dapat dibuat melalui papan ketik. Jenis kertas yang digunakan juga tidak bergaris, melainkan kertas putih polos yang terkesan lebih resmi.

Bahkan, teknologi yang selalu berinovasi membuat surat dapat ditulis dan dikirimkan melalui media digital. Penulis dan penerima hanya perlu memiliki platform yang sama untuk saling berkomunikasi satu sama lain. Dalam satu kali klik, pesan dapat diterima oleh yang bersangkutan dengan baik dan efektif.

Meskipun mekanisme pembuatan dan metode pengirimannya telah berbeda, nyatanya jenis surat memiliki konsistensi yang tetap hingga sekarang. Surat terdiri atas dua jenis, yaitu resmi dan tidak resmi. Tentu saja kedua jenis tersebut memiliki perbedaan dari beberapa elemen tertentu. 

Apa saja perbedaan dari surat resmi dan tidak resmi? Kamu akan menemukan jawabannya pada pemaparan terkait pengertian, struktur, dan elemen pembeda di antara keduanya. Jika tertarik akan informasi tersebut, simak artikel ini hingga akhir, ya!

Baca juga: Syarat dan Cara Membuat Surat Keterangan Usaha

Apa itu Surat?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat adalah kertas yang bertulis dengan berbagai macam isi. Nyatanya, fakta yang terjadi di lapangan menunjukkan bahwa esensi dari sebuah surat lebih daripada itu. Surat merupakan sebuah alat komunikasi yang ditulis oleh seseorang untuk kepentingan pribadi maupun lembaga dengan tujuan menyampaikan informasi secara tertulis dan terstruktur. 

Di dalamnya, wajib setidaknya memuat beberapa hal seperti nama pengirim surat, penerima surat, isi atau pesan yang ingin disampaikan, alamat panerima, dan saluran. Elemen-elemen lain di luar yang telah disebutkan tetap bisa ditambahkan, namun urgensinya tidak sebesar beberapa elemen di atas. 

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, surat terbagi atas dua jenis, yaitu resmi dan tidak resmi. Penulisan kedua jenis surat tersebut terletak pada beberapa bagian tertentu seperti gaya penulisan dan juga alasan mengapa surat tersebut ditulis. 

Baca juga: Jenis Surat Izin Mengemudi dari A-D dan Fungsinya

Mengenal Surat Resmi

Ilustrasi Surat Resmi (Source: pixabay)

Sebelum mengetahui perbedaan antara kedua jenis surat, kamu wajib memahami setiap jenisnya dengan baik. Seperti namanya, surat resmi adalah surat yang digunakan untuk situasi dengan kategori resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, dan organisasi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal. 

Karena digunakan untuk situasi resmi, tak jarang bahwa surat ini harus ditulis menggunakan gaya tulisan dan kaidah kebahasaan baku atau sesuai dengan PUEBI. Jadi, penulisnya tidak boleh menggunakan majas atau pantun yang membuat tulisan memiliki unsur seni yang berlebihan.

Dari segi struktur, surat resmi terdiri dari beberapa elemen yang tidak harus ada di surat tidak resmi. Dalam jenis ini, kop surat menjadi bagian paling membedakan dan menjadi ciri khasnya. Selain itu, surat resmi juga memuat nomor surat untuk kepentingan kearsipan, baik bagi pengirim maupun penerima.

Baca juga: Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja yang Baik dan Sopan

Mengenal Surat Tidak Resmi

Ilustrasi Surat Tidak Resmi (Source: pixabay)

Selanjutnya, kamu juga perlu memahami jenis yang lain, yaitu surat tidak resmi. Surat tidak resmi adalah surat yang ditulis untuk situasi yang tidak formal atau terkesan santai kepada orang terdekat maupun masyarakat luas yang tidak disebutkan secara spesifik.

Surat tidak resmi tidak memiliki aturan yang terlalu mengikat seperti surat resmi, baik dari gaya kepenulisan, unsur kebahasaan, hingga strukturnya. Penulis dibebaskan untuk mengkreasikan gaya penulisan dan jenis bahasa yang digunakan. Namun, kedua hal tersebut tetap tidak diperbolehkan memuat hal yang menyinggung SARA.

Beberapa hal yang diwajibkan dalam surat resmi juga tidak harus dimuat dalam surat tidak resmi. Jenis ini tidak diwajibkan untuk menyertakan kop dan nomor surat serta tidak membutuhkan stempel sebagai tanda legalitas.

Baca juga: Syarat dan Cara Membuat Surat Keterangan Usaha

Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi

Berdasarkan pemaparan di antara keduanya, berikut adalah rangkuman perbedaan antara surat resmi dan tidak resmi:

1. Bahasa yang digunakan

Surat resmi wajib menggunakan bahasa baku yang sesuai dengan PUEBI atau EYD yang disempurnakan. Sementara surat tidak resmi tidak memiliki aturan yang mengikat terkait hal tersebut.

2. Struktur dan gaya penulisan

Surat resmi memiliki struktur kepenulisan yang harus disusun secara urut dan lengkap dari awal hingga akhir. Sementara surat tidak resmi setidaknya memuat nama pengirim, penerima, dan alamat tujuan.

3. Nomor surat dan kop surat

Surat resmi harus disertai kedua elemen di atas untuk memuat beberapa informasi penting dari pengirim dan sebagai syarat untuk data kearsipan. Sayangnya, hal tersebut tidak berlaku pada surat tidak resmi.

4. Stempel atau cap

Stempel dan cap adalah elemen penting yang harus ada di surat resmi sebagai bukti legalitas surat. Sehingga, keduanya tidak harus ada dalam surat tidak resmi. 

Penutup

Nah, itulah pembahasan lengkap mengenai kedua jenis surat beserta perbedaannya. Dengan demikian, tentu kamu telah mampu membedakan kedua jenis surat tersebut. Sehingga, kamu dapat mengimplementasikan jenis surat yang sesuai dengan kebutuhanmu. 

Selain jenis surat, media pengiriman atau platform yang digunakan oleh kedua jenis surat juga berbeda. Jenis platform yang sering kali digunakan untuk mengirim informasi secara resmi adalah email. Sementara untuk surat pribadi atau tidak resmi sering kali memanfaatkan fitur pesan yang ada di beberapa media sosial karena dianggap lebih intens.

Sekian pembahasan mengenai perbedaan surat resmi dan tidak resmi kali ini. Selain mengetahui jenis-jenisnya, kamu juga dapat mengikuti pelatihan menulis surat sebagai bekal untuk masa depanmu, lho. Yuk, daftar sekarang di Vocasia! Jangan sampai menunda-nunda kesuksesan yang sudah di depan mata, ya. 

Baca juga: Surat Izin Tempat Usaha (SITU): Pengertian dan Syaratnya