Secara umum menurut pendapat Wiryanto (2015) komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi. Baik di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi. Caranya dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan yaitu pendekatan makro, mikro, dan individual. Berdasarkan sumber buku Komunikasi Organisasi Lengkap (2014). Masing-masing dari pendekatan ini akan dijelaskan berikut ini.
Baca Juga : Teori Gaya Kepemimpinan menurut para Ahli, Lengkap Beserta Penjelasannya
Pendekatan Komunikasi Organisasi
1. Pendekatan Makro
Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Kemudian dalam berinteraksi organisasi ini melakukan aktivitas tertentu. Seperti memproses informasi dari lingkungan, mengadakan identifikasi, melakukan integrasi dan menentukan tujuan organisasi.
Memproses Informasi dan Lingkungan
Agar organisasi tetap hidup perlu memproses informasi dari lingkungannya. Memproses informasi dalam hal ini maksudnya adalah menyesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan. Dengan jalan mentransfer informasi yang relevan dengan keadaan dalam organisasi. Kemudian merumuskan suatu respons yang tepat terhadap input informasi tersebut. Informasi ini kemudian digunakan untuk melakukan identifikasi dan penentuan tujuan organisasi.
Identifikasi
Suatu organisasi menggunakan informasi yang telah diproses dari lingkungan. Untuk mencapai beberapa macam negosiasi, persetujuan dengan relasi-relasi yang potensial dari langganannya. Proses penyesuaian diri dinamakan dengan identifikasi. Misalnya suatu organisasi transportasi berdasarkan informasi dari lingkungan mengetahui bahwa langganannya menyenangi transportasi yang cepat. Selamat dapat dipercaya dan menyenangkan pelayanannya. Berdasarkan informasi ini organisasi berusaha untuk mengkoordinasi segala kegiatan supaya dapat memenuhi keinginan dari para langganannya.
Selanjutnya, untuk memberitahu pelanggan bahwa organisasi telah meningkatkan pelayanannya. Organisasi membuat iklan tentang itu atau melakukan suatu pelayanan percobaan gratis. Di dalam hal ini peranan komunikasi memegang peranan penting. Tanpa dikomunikasikan kepada langganan, langganan tentu tidak mengetahui bahwa organisasi telah meningkatkan pelayanannya.
Integrasi dengan Organisasi Lain
Tidak ada organisasi bergerak dalam keadaan terisolasi. Setiap organisasi dipengaruhi oleh aktivitas organisasi lain dalam lingkungannya. Organisasi mesti memonitor aktivitas ini, menentukan apa pengaruh aktivitas-aktivitas itu kepadanya. Jika saingan organisasinya menghasilkan dengan cara yang sama tetapi dengan kualitas yang lebih baik. Kadang-kadang organisasi menggunakan prosedur pengawasan yang kompleks untuk memonitor satu sama lain. Yang mencakup penggunaan peralatan elektronik yang sensitif, dan membayar seorang mata-mata dalam industri.
Tentu saja kebanyakan cara ini tidak menurut hukum dan itu hanya dilakukan dalam keadaan yang ekstrim. Sebaliknya beberapa organisasi hanya menggunakan teknik komunikasi yang lebih sederhana. Seperti membaca brosur, pamflet, majalah perdagangan dan berbicara dengan ahli dalam bidangnya untuk mengawasi saingannya.
Terkadang interaksi dengan saingan terlalu bersifat institusional seperti dalam organisasi perdagangan. Kelompok-kelompok ini mempunyai anggota yang bersifat terbuka hanya kepada orang-orang dalam bidangnya. Mereka melakukan konvensi dan rapat dan menggunakan materi yang memberikan informasi yang relevan bagi kepentingan golongannya.
Penentuan Tujuan
Dari semua kegiatan organisasi secara makro yang memerlukan komunikasi yang sangat penting adalah menentukan tujuan organisasi. Sebuah organisasi seharusnya tidaklah menentukan tujuannya sebelum memperoleh informasi mengenai lingkungan memprosesnya. Maka melakukan identifikasi dengan pelanggan yang potensial dan melakukan integrasi yang cukup dengan organisasi lain untuk memperjelas tujuannya. Informasi yang berasal dari semua interaksi ini kemudian dapat digunakan untuk menentukan tujuan organisasi.
Untuk menentukan tujuan, organisasi harus mengembangkan informasi kekuatan internal dan eksternal organisasi. Kekuatan eksternal organisasi mencakup sikap langganan, tersedianya bahan mentah, status pengaturan menurut pemerintah, dan tingkah laku dari saingan. Kemudian informasi ini digunakan untuk merumuskan tujuan yang dapat diharapkan dicapai secara realistis oleh organisasi.
2. Pendekatan Mikro
Jika dilihat pendekatan ini terutama memfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan subunit pada suatu organisasi. Proses komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok, komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan. Selanjutnya komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok, komunikasi untuk menjaga iklim organisasi. Kemudian komunikasi dalam mensupervisi, pengarahan pekerjaan dan komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi.
Di dalam organisasi, biasanya terdapat bermacam-macam kelompok sosial. Masing-masing kelompok ini mempunyai tujuannya masing-masing. Agar masing-masing kelompok ini dapat menyokong pencapaian tujuan organisasi dan penjelasan kaitannya dengan tujuan masing-masing kelompok. Sehingga masing-masing kelompok merasakan bahwa tujuan organisasi adalah tujuan mereka bersama. Dalam hal ini diperlukan keterampilan berkomunikasi dari pimpinan sehingga anggota kelompok mempunyai motivasi untuk bekerja dengan baik. Lebih-lebih lagi bila anggota kelompok melihat ada keuntungan bagi diri mereka. Karena mereka akan bekerja dengan giat dan akan mendukung tujuan organisasi.
Orientasi dan Latihan
Makna dari orientasi ini adalah proses yang terus menerus yang menghendaki komunikasi. Supaya dapat membawa orang lain melihat apa yang sedang berlangsung dalam suatu organisasi. Terkadang organisasi perlu memberikan orientasi dalam latihan. Maksud dan tujuannya adalah untuk melatih orang-orang dalam suatu organisasi, agar dapat melakukan pekerjaan tertentu.
Keterlibatan Anggota
Dalam organisasi sangat diperlukan keterlibatan anggota dalam unitnya masing-masing untuk menjaga kelancaran tugas organisasi. Sebab bila
suatu unit kerja organisasi macet akan mempengaruhi kepada keseluruhan tugas-tugas organisasi. Kemudian, untuk mengajak atau mendorong anggota unit organisasi mau bekerja. Cara efektifnya adalah dengan menggunakan komunikasi, dan itu merupakan tugas dari pemimpin unit masing-masing.
Penentuan Iklim Organisasi
Iklim organisasi ditentukan oleh bermacam-macam faktor diantaranya tingkah laku pimpinan, tingkah laku teman sekerja, dan tingkah laku dari organisasi. Terapi pada umumnya iklim organisasi ditentukan oleh tingkah laku komunikasi dari pimpinan kepada kelompoknya. Misalnya pimpinan yang tidak mau bicara dengan bawahannya dan tidak pula ambil pusing dengan apa yang dilakukan mereka. Mungkin akan menjadikan bawahannya malas bekerja dan tidak produktif.
Supervisi dan Pengarahan
Tugas-tugas dalam organisasi perlu diawasi dikontrol serta diarahkan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Selanjutnya, tugas ini dilakukan oleh beberapa orang pimpinan organisasi terhadap orang-orang di bawah hierarki. Supervisor bertanggung jawab terhadap orang-orang yang di bawahnya dan membantu orang tersebut agar dapat melakukan pekerjaannya sebaik mungkin. Semua kegiatan supervisi dilakukan dengan menggunakan komunikasi.
Kepuasan Kerja
Bila orang tidak merasa senang dengan situasi kerjanya biasanya mereka mengatakan bahwa tidak puas dengan pekerjaannya. Ada dua hal yang mungkin menyebabkan orang tidak puas dengan pekerjaannya ini. Pertama, apabila orang tersebut tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkannya. Kedua, apabila hubungan sesama teman sekerja kurang baik.
3. Pendekatan Individual
Berkaitan dengan pendekatan individual berusaha memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada kedua pendekatan yang terdahulu akhirnya diselesaikan oleh komunikasi individu satu sama lainnya. Komunikasi individual ini ada beberapa bentuknya diantaranya berbicara dalam kelompok kerja. Lalu mengunjungi dan berinteraksi dalam rapat, menulis dan mengonsep surat, memperdebatkan suatu usulan dan sebagainya.
Berbicara pada Kelompok Kerja
Kerja kelompok adalah pusat efektifnya kinerja organisasi. Oleh karena itu seseorang harus mempunyai keterampilan berkomunikasi dengan orang lain. Agar mendapatkan dan memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan tugas kelompok.
Menghadiri dan Berinteraksi dalam Rapat-rapat
Rapat adalah satu cara kehidupan organisasi yang umum. Oleh karena Itu seorang anggota organisasi harus terampil dalam interaksi rapat-rapat yang mencakup keterampilan. Serta dapat juga memberikan informasi bila diperlukan.
Menulis
Organisasi banyak memerlukan materi cetak dan tertulis. Materi ini diantaranya didistribusikan dalam organisasi untuk luar organisasi. Tiap lembaran dari materi tersebut dilakukan oleh anggota organisasi yang khusus bertugas untuk itu. Atau yang biasa kita sebut sebagai pegawai tata usaha. Pegawai inilah yang terutama sekali dituntut mempunyai keterampilan dalam menulis dan mengetik. Di samping itu juga diperlukan keterampilan mengonsep surat untuk kepentingan organisasi.
Berdebat untuk Suatu Usulan
Dalam organisasi keputusan penting dibuat dalam rapat-rapat kecil. Dimana orang saling berdebat satu sama lain sebelum memilih satu tindakan tertentu. Orang-orang dalam organisasi harus membuat suatu usulan atau program baru mengenai aktivitas yang akan dilakukan. Supaya usulan ini berhasil atau dapat diterima orang. Perlu keterampilan berkomunikasi untuk meyakinkan dan membujuk orang lain untuk menerima usulan atau programnya.
Nah, itu tadi penjelasan secara lengkap mengenai pendekatan komunikasi organisasi. Semoga artikel ini bermanfaat. Jangan lupa berikan saran atau tanggapanmu di kolom komentar, ya!
Baca Juga : Teori Organisasi Menurut para Ahli, Lengkap Beserta Penjelasannya
Leave a Reply