Action Plan: Definisi, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Definisi Action Plan

Action plan atau perencanaan adalah persiapan awal menuju tindakan. Setidaknya secara analitis, perencanaan harus dipisahkan dari implementasi sehingga pengambilan keputusan atas kebijakan sangat penting dapat diambil dan implikasinya dapat dipahami lebih awal sebelum tindakan.

Sebuah organisasi atau perusahaan tentunya memiliki target atau sasaran yang ingin dicapai. Contohnya penjualan produk perusahaan A pada tahun 2021 ditargetkan mencapai 6,5 miliar rupiah atau meningkat 30% dibandingkan tahun sebelumnya, 5 miliar rupiah. Untuk mencapai target tersebut, perusahaan perlu membuat action plan sehingga manajemen dapat memetakan apa yang harus dilakukan demi mencapai target yang telah ditetapkan.

Action plan atau inisiatif strategis merupakan langkah strategis yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan untuk mewujudkan sasaran startegisnya. Menurut Wikipedia, Rencana tindakan adalah rencana terperinci yang menguraikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai satu atau lebih tujuan.

Manfaat Action Plan

Action plan bisa membantumu untuk mencapai tujuan karier dengan lebih efektif. Bahkan, bila dirancang dengan baik, ia bisa digunakan untuk keperluan tim yang lebih besar, seperti untuk project management atau departemen marketing. Dokumen ini juga bisa membantumu mempersiapkan diri menghadapi rintangan.

Ia akan mendorongmu untuk tetap berada di proses meraih tujuan dengan rencana tindakan yang efektif. Nah, berikut ini adalah sejumlah manfaat lainnya yang bisa kamu raih dengan membuat action plan:

• menyediakan kesempatan untuk introspeksi diri
• menyatukan semua pekerja dengan satu tujuan yang konkret
• menjelaskan tujuan dari masing-masing tugas
• membangun konsensus dan kesepakatan bersama antara semua pekerja
• menciptakan rasa kepemilikan dan akuntabilitas
• memperjelas rentang waktu dengan langkah-langkah dan saran tindakan

Cara Membuat Action Plan

1. Gunakan Metode SMART

Pertama-tama, kamu bisa memanfaatkan metode SMART saat membuat action plan. Mengapa kamu perlu menggunakan metode ini? Sebab, ia bisa membantumu dalam membuat garis besar dan menetapkan tujuan yang tepat.

Berikut adalah cara memanfaatkan SMART saat kamu sedang membuat action plan.

• Specific: Di sini, tujuanmu harus didefinisikan dengan jelas. Misalnya, alih-alih ingin meningkatkan penjualan, tetapkan secara detail hasil yang ingin diraih.
• Measurable: Pastikan tujuanmu dapat diukur. Misalnya, cobalah membuat laporan penjualan mingguan atau bulanan untuk melacak progres.
• Attainable: Pastikan bahwa tujuanmu realistis dan akan membantumu untuk berkembang.
• Relevant: Tujuan yang ingin dicapai harus selalu relevan dengan kemampuan dan kebutuhanmu.
• Time–based: Sertakan waktu deadline untuk masing-masing tugas dan progres.

2. Ciptakan Daftar Tindakan

Berikutnya, kamu harus menyertakan daftar tindakan yang perlu kamu selesaikan di dalam action plan-mu. Melansir Indeed, proses ini memerlukanmu untuk membagi tujuan utama menjadi tujuan-tujuan yang lebih kecil. Dengan melakukan ini, kamu juga dapat membuat tujuan akhir tampak lebih ringan dan teratur.

Hasilnya, kamu pun bisa meraih progres tanpa merasakan beban apa pun. Yang penting, pastikan bahwa daftar tindakanmu juga dapat dicapai dan berkaitan dengan kebutuhanmu.

3. Buat Kerangka Waktu

Selanjutnya, hal yang harus kamu lakukan adalah untuk membuat kerangka waktu. Sejatinya, sangatlah penting bagimu untuk membuat kerangka waktu yang dapat diikuti secara wajar.

Sebab, tujuan utama dari kerangka waktu adalah supaya kamu dapat mempertahankan semua progres secara konsisten. Maka dari itu, sebelum membuat kerangka waktu, pertimbangkan kembali durasi yang kamu perlukan untuk tuntaskan masing-masing tugas.

4. Tentukan Sumber Daya

Jika mengelola proyek yang besar, kemungkinan kamu akan menugaskan pekerjaan ke sejumlah orang. Maka dari itu, sebelum membuat action plan, nilai keterampilan dan kemampuan timmu terlebih dahulu.

Selanjutnya, tentukan di antara mereka yang paling memenuhi syarat untuk melakukan setiap tugas. Kemudian, tuliskan siapa yang akan bertanggung jawab atas tujuan dan sumber daya yang dibutuhkan seperti uang, peralatan, dan personel.

5. Lacak Progres

Terakhir, menurut Bit.ai, hal yang harus dilakukan dalam action plan adalah untuk melacak progresmu. Dengan melakukan hal tersebut, kamu akan memiliki gagasan yang lebih jelas tentang kemajuan yang diraih.

Untuk melakukannya, tentukan langkah-langkah yang akan kamu gunakan untuk memantau kemajuan masing-masing tugas. Lalu, putuskan mana yang dapat menjadi tonggak dari progres, seperti jumlah tugas yang diselesaikan.

Baca juga: Storytelling: Tips Yang Baik Dalam Bercerita? Definisi, Fungsi, Struktur, Dan Prosesnya