Perbedaan Hardcopy dan Softcopy yang Wajib Kamu Tahu!

Saat berurusan dengan proses administrasi yang berkaitan dengan berkas, tentu kamu tidak asing dengan dua istilah ini. Hardcopy dan softcopy kerap menjadi istilah yang disematkan dalam sebuah persyaratan. Sehingga, banyak orang yang mengetahui benar kedua hal ini.

Meskipun hampir seluruh masyarakat mengetahui dua istilah di atas, nyatanya masih banyak di antaranya yang belum memahami keduanya. Bahkan, sebagian kecil dari mereka tidak mengetahui sama sekali mengenai salah satu dari istilah tersebut.

Padahal, kedua hal tersebut merupakan istilah dari bentuk berkas. Umumnya, pembedanya hanya terletak pada media atau tata cara pengemasan dokumen kepada para pembacanya. Hardcopy berbentuk fisik, sementara softcopy tercipta secara maya. 

Ternyata, pernyataan di atas hanya sekadar perbedaan umumnya saja. Dibaliknya masih banyak perbedaan lain yang jauh lebih mendasar dan spesifik yang membedakan keduanya. Jika tertarik pada pembahasan seputar hardcopy dan softcopy, kamu dapat menyimaknya pada pemaparan di bawah ini. Jangan lupa untuk mencermati setiap pernyataan yang diberikan, ya!

Baca juga: Ini Dia Fungsi Penting Meterai Dalam Dokumen

Apa itu Hardcopy?

Smiling mature man holding a pile of books isolated on white background

Sebelum menuju ke pembahasan mengenai perbedaan spesifik di antara dua bentuk berkas tersebut, kamu harus memahami satu per satu istilah yang ada. Pada pembahasan kali ini, kamu akan mengetahui seluk-beluk hardcopy terlebih dahulu.

Berdasarkan namanya, hardcopy memiliki arti salinan kasar. Secara gamblang, dapat diartikan bahwa bentuk dokumen ini dapat disentuh dan dirasakan oleh panca indera. Nyatanya, ungkapan tersebut benar dan dapat dijadikan patokan pengertian hardcopy secara kasar oleh orang awam. 

Secara lengkap, hardcopy adalah bentuk dokumen berupa salinan informasi dalam bentuk data tertulis yang dicetak dari komputer. Oleh karena itu, bentuknya sering kali berupa kumpulan kertas dengan tinta print dengan data sesuai apa yang tertulis dalam layar komputer. Contoh dari hardcopy adalah buku cetak, kertas cetakan printer, koran, majalah, proposal skripsi, dan lain-lain.

Kelebihan Hardcopy

Data dalam bentuk hardcopy memiliki kelebihan dari sisi validitas dan legalitasnya. Hal demikian dapat terjadi karena bukti kertas dapat dijadikan barang bukti secara autentik apabila terjadi hal-hal fatal yang dapat merugikan beberapa pihak.

Kekurangan Hardcopy

Meskipun memiliki kelebihan yang cukup menguntungkan, nyatanya mencetak dokumen dalam bentuk ini juga memiliki kekurangan. Bahkan, kekurangan yang dimilikinya dapat merugikan para pemiliknya.

Di era teknologi digital yang sangat canggih dan membantu kehidupan manusia, hardcopy tidak termasuk dalam contoh pemanfaatannya. Pasalnya, data dalam bentuk ini membutuhkan waktu dan biaya yang cukup besar. Bahkan, dari segi pengiriman juga sangat terbatas dan tidak seleluasa softcopy.

Baca juga: Apa itu Leaflet? Selembar Kertas Bantu Sukseskan Penyebaran Informasi!

Apa itu Softcopy?

Setelah memahami seluk-beluk hardcopy, kini pembahasan akan beralih ke bentuk dokumen lainnya, yaitu softcopy. Softcopy tidak bisa diartikan secara gamblang seperti hardcopy. Pasalnya, istilah ini tidak menunjukkan bentuk nyata dari bentuk data yang dibuat. Sehingga, orang awam terlalu sulit memahaminya jika menganalisis bentuk menggunakan nama.

Softcopy adalah bentuk data yang memanfaatkan kecanggihan teknologi digital. Mengapa demikian? Jawabannya adalah karena softcopy merupakan data yang hanya dapat dibaca menggunakan teknologi digital seperti komputer, HP, dan laptop. Ia tidak memiliki bentuk fisik yang dapat dirasakan oleh panca indera manusia. Oleh karena itu, datanya hanya dapat diarsipkan menggunakan beberapa jenis memori digital. Contoh data softcopy biasanya berbentuk PDF, file doc, file xlx, file PPT, dan lain-lain.

Kelebihan Softcopy

Kelebihan bentuk data jenis ini dapat diambil dari kebalikan kekurangan yang dimiliki hardcopy. Softcopy tidak membutuhkan banyak biaya untuk mencetak dan memindahkan data ke tangan lain. Bahkan, hanya dalam satu kali tekan, data tersebut dapat terkirim pada orang-orang yang berbeda negara sekalipun.

Kekurangan Softcopy

Dengan kecanggihan dan kemudahan yang ditawarkan dari bentuk ini, softcopy tetap saja memiliki kelemahan. Kelemahan yang dimilikinya adalah data yang rawan hilang akibat hal-hal eksternal seperti kelalaian manusia dan internal komputer. 

Tak hanya itu, data dalam bentuk softcopy memiliki legalitas dan validitas yang rendah. Bahkan, tanda tangan digital yang dibubuhkan dalam suatu dokumen rawan untuk dipalsukan. Sehingga, ia terlalu lemah untuk digunakan sebagai bukti autentik.

Baca juga: Yuk Ketahui Perbedaan Software dan Hardware

Perbedaan Hardcopy dan Softcopy

Perbedaan Hardcopy dan Softcopy (Source: iStock)

Setelah memahami masing-masing istilah tersebut, hal yang harus kamu ketahui selanjutnya adalah perbedaan spesifik di antara keduanya. Berikut adalah beberapa perbedaan hardcopy dan softcopy yang wajib kamu ketahui:

1. Softcopy tidak memerlukan ruang fisik dibandingkan dengan hardcopy.
2. Softcopy dapat dibagikan dengan orang lain dengan cara mentransfer melalui USB atau melampirkan melalui email dan cloud. Hardcopy dapat dibagikan kepada orang lain dengan cara mendapatkan fotokopi.
3. Softcopy ramah lingkungan karena menghemat kertas dan tinta. Hardcopy membutuhkan semua bahan ini untuk mendapatkan bentuk.
4. Softcopy berbentuk digital dan elektronik, sedangkan hardcopy berbentuk fisik dan berwujud.
5. Hardcopy tidak dapat disimpan untuk waktu yang lama, sementara softcopy bisa diarsipkan dalam berbagai media.
6. Hardcopy dapat disentuh dan dapat dibaca dengan mudah. Softcopy kadang-kadang membutuhkan perangkat lunak khusus untuk membaca dan mengaksesnya.
7. Hardcopy memiliki kekuatan tinggi di mata hukum, sementara softcopy lemah.
8. Softcopy dapat membuat salinan sebanyak-banyaknya dengan waktu singkat. Salinan hardcopy memerlukan biaya tambahan.

Penutup

Nah, itulah pembahasan lengkap mengenai perbedaan hardcopy dan softcopy. Pastikan kamu telah memahami setiap perbedaan tersebut agar tidak salah saat menyiapkan suatu berkas, ya. 

Dari pemaparan di atas, dapat disimpulkan bahwa setiap bentuk memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Oleh karena itu, kamu dapat menggunakan salah satu di antara keduanya dengan menyesuaikan kebutuhanmu. Semoga pembahasan kali ini bermanfaat, ya. Sampai jumpa pada topik-topik selanjutnya!

Baca juga: 3 Cara Ekstrak File RAR