Admin purchasing adalah pilihan karier yang menarik, khususnya buat kamu yang tertarik untuk bekerja di bidang retail dan manufaktur. Pekerjaan ini umumnya bernaung di bawah departemen procurement yang bertugas untuk menghadirkan logistik perusahaan.
Baca Juga :
Memangnya, apa yang dimaksud dengan admin purchasing? Apa saja tugasnya dalam perusahaan? Yuk, simak penjelasan lengkapnya dalam artikel berikut ini!
Baca juga:
- Mengenal PPIC (Production Planning & Inventory Control)
- Apa Itu Merchandise? Pengertian, Jenis Dan Fungsinya Untuk Promosi Bisnis
- Apa Itu SNI Dan Bagaimana Cara Mendapatkannya?
Apa itu admin purchasing?
Admin purchasing adalah pekerjaan yang bertugas untuk mengawasi prosedur pembelian perusahaan. Tugas utama mereka adalah memantau inventaris, mengumpulkan dan menganalisis permintaan pembelian, serta memproses purchase order perusahaan.
Tak hanya itu, admin purchasing juga bertanggung jawab untuk memberikan solusi jika ada proses pembelian yang bermasalah. Meski demikian, biasanya mereka dan para dewan direksi sudah merencanakan strategi pencegahan terkait risiko tersebut.
source: freepik
Nah, seiring berjalannya waktu, tugas admin purchasing akan dihubungkan dengan keperluan staf tim procurement. Hasilnya, mereka juga harus bernegosiasi dengan para vendor dan supplier, serta menjalin hubungan yang positif dengan pihak-pihak tersebut. Selanjutnya, mereka juga ditugaskan untuk memelihara semua catatan transaksi dan menghasilkan progress report secara teratur untuk alur kerja yang lebih efisien.
Apa saja tugas admin purchasing dalam perusahaan?
source: freepik
Seperti yang sudah dijelaskan, admin purchasing adalah para pekerja yang bertanggung jawab atas prosedur pembelian perusahaan. Mereka ditugaskan untuk mengawasi jalannya transaksi serta kualitas logistik yang telah dibeli oleh perusahaan.
Kendati demikian, masih ada beberapa tugas-tugas umum yang harus dilakukan oleh para admin purchasing. Penasaran apa saja? Berikut adalah daftar dan penjelasannya.
1. Melakukan pembelian barang
Setelah daftar barang yang dibutuhkan oleh perusahaan disusun staf procurement, admin purchasing bertugas untuk melakukan pembelian barang tersebut. Pembelian barang disesuaikan dengan jumlah serta biaya yang disediakan oleh perusahaan. Ketika melakukan pembelian, admin purchasing harus mengontrol dengan teliti terkait jumlah, kualitas, serta harga barang yang dibeli.
2. Memastikan barang yang dipesan tiba sesuai estimasi
Setelah melakukan pembelian, maka admin purchasing harus memantau proses pengiriman barang. Hal ini dilakukan agar barang yang dipesan untuk perusahaan tiba di waktu yang telah ditentukan serta kualitasnya sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya pemantauan seperti ini, barang bisa saja datang terlambat. Hal ini akan mempengaruhi kinerja perusahaan.
3. Menerima pembelian dan mengecek kualitas
Tugas selanjutnya yang wajib dikerjakan oleh admin purchasing adalah menerima pembelian dan memeriksa kualitas supply. Mereka bertanggung jawab untuk mengecek kondisinya, apakah berada dalam kondisi baik atau ada yang mengalami kerusakan. Jika sekiranya ada kerusakan pada barang yang dipesan kepada vendor, mereka bertanggung jawab untuk mengurus pengembalian barang tersebut.
4. Melakukan pembayaran atas barang yang dibeli
Ketelitian yang tinggi sangat dibutuhkan dalam melaksanakan tugas ini karena menyangkut masalah keuangan. Dalam kasus ini, admin purchasing akan bekerja sama dengan staf dari bidang keuangan perusahaan.
5. Mendokumentasikan faktur, purchase order, work order, dan invoice
Seorang admin purchasing juga bertugas untuk mendokumentasikan segala bentuk faktur, purchase order, work order, ataupun invoice. Semua dokumen ini diperlukan saat admin purchasing memberikan laporan keuangan atas pembelian barang yang telah dilakukan. Hilang satu saja bukti pembelian ini, bisa menimbulkan kecurigaan atas adanya penyelewengan dana.
Baca Juga :
6. Menyusun laporan
Tugas selanjutnya adalah menyusun laporan atas pembelian barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Secara garis besar, laporan ini berisikan daftar barang apa saja yang telah dibeli beserta dengan jumlah dan rincian harganya. Laporan ini nantinya akan disampaikan kepada para petinggi perusahaan.
7. Melakukan quality control
Tidak berhenti di pembelian barang, admin purchasing masih harus melakukan kontrol atas ketersediaan barang yang telah dibeli sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk mengawasi penggunaan barang serta menganalisis kapan sekiranya barang akan habis dan perlu dibeli kembali.
8. Membangun hubungan baik dengan para vendor
source: freepik
Tanggung jawab admin purchasing yang terakhir adalah harus mampu menjalin hubungan baik dengan para vendor. Pada dasarnya, kemitraan supply chain merupakan bagian integral dari kesuksesan sebuah perusahaan.
Baca Juga :
- Data Warehouse: Pengertian, Fungsi, Dan Manfaatnya
- Apa Itu Aset Tetap? Pengertian, Jenis Dan Karakteristiknya!
- 4 Jobdesk Umum General Affair
Dengan demikian, admin purchasing memiliki tugas untuk menciptakan hubungan jangka panjang yang baik dengan vendor dan penyedia layanan lainnya. Untuk melakukan ini, mereka perlu berkolaborasi atau bekerja sama dengan purchasing manager untuk memastikan bahwa vendor mendapatkan insentifnya secara terstruktur.
Demikian pemaparan singkat mengenai profesi admin purchasing, mulai dari definisi hingga tugasnya dalam perusahaan. Kesimpulannya, admin purchasing adalah para spesialis yang bertugas untuk mengatur proses pembelian perusahaan. Bagaimana, tertarik untuk terjun di profesi ini? Good luck!
Baca juga:
- Apa itu Operator Produksi? Berikut Pengertian dan Tugasnya!
- Branding: Pengertian, Manfaat Dan Tujuan Branding Secara Umum
- Account Payable: Pengertian, Peran, Dan Tugas Seorang Account Payable Staff
