Di setiap perusahaan, kehadiran seorang Staff Office memiliki peran yang beragam dan penting. Mereka adalah tulang punggung dalam menjaga kelancaran operasional dari segala jenis perusahaan, mulai dari perusahaan besar hingga usaha kecil dan menengah.
Artikel ini akan mambahas peran yang dimainkan oleh Staff Office dalam berbagai konteks, merangkum beragam jenis Staff Office yang ada, tugas-tugas yang biasanya diemban oleh mereka, keterampilan yang penting untuk berkembang dalam peran ini, serta memberikan gambaran tentang rentang gaji yang biasanya terkait dengan posisi ini. Yuk disimak!
1. Apa itu staff office?
Staff office adalah istilah umum yang merujuk kepada karyawan atau anggota tim yang bekerja di kantor. Mereka biasanya bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif, dukungan operasional, manajemen dokumen, atau pekerjaan rutin lainnya yang terkait dengan fungsi kantor atau unit bisnis tertentu. Peran staff office sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional kantor dan memastikan bahwa tugas-tugas sehari-hari berjalan dengan baik.
Baca Juga: Staff Accounting: Pengertian, Tugas, Skill Dan Tipsnya
2. Jenis staff office
Staff office dapat terbagi ke dalam beberapa jenis berdasarkan spesifikasi pekerjaan atau tanggung jawab mereka di dalam kantor. Beberapa jenis staff office yang umum meliputi:
1. Administrative Assistants/Secretaries
Mereka bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif, seperti menjawab telepon, mengatur jadwal, menyusun laporan, menangani korespondensi, dan memberikan dukungan administratif kepada manajemen atau tim kerja. Mereka juga bisa menjadi pusat informasi bagi staf dan pengunjung kantor.
2. Receptionists
Sebagai wajah pertama yang dilihat oleh tamu dan karyawan, mereka menyambut dan memberikan arahan kepada pengunjung, mengelola panggilan masuk, mengatur janji temu, serta memberikan informasi umum tentang perusahaan atau departemen kepada siapa pun yang membutuhkan.
3. Human Resources Assistants
Bertugas dalam membantu departemen SDM dalam hal administrasi, seperti mengelola data karyawan, membantu dalam proses perekrutan, mengatur pengajuan klaim asuransi karyawan, serta menyusun dan memelihara dokumen-dokumen terkait kepegawaian.
4. Finance or Accounting Assistants
Bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif di dalam departemen keuangan. Mereka membantu dalam memasukkan data keuangan ke dalam sistem, mempersiapkan laporan keuangan, membantu dalam penyusunan anggaran, dan dapat mengelola faktur serta pembayaran.
5. Customer Service Representatives
Merupakan hubungan antara perusahaan dengan pelanggan. Mereka menjawab pertanyaan, menangani keluhan, memberikan solusi atas masalah pelanggan, dan menyediakan informasi terkait produk atau layanan.
6. Data Entry Clerks
Fokus utama mereka adalah memasukkan dan memvalidasi data ke dalam sistem komputer dengan akurasi tinggi. Mereka mengoperasikan perangkat lunak untuk memasukkan informasi, memeriksa keakuratan data, dan memastikan bahwa data-data tercatat dengan benar.
Baca Juga: Finance Staff: Pengertian, Tugas, Dan Skill Yang Dibutuhkan
7. Office Managers
Bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan operasional kantor. Mereka mengawasi staf administratif, mengatur logistik kantor, merencanakan kebutuhan administratif, mengelola anggaran kecil, serta menjadi titik pusat koordinasi untuk berbagai aktivitas di kantor.
Setiap jenis staff office memiliki peran yang penting dalam menjaga kelancaran operasional kantor dan mendukung keberhasilan keseluruhan organisasi.
3. Tugas staff office
Tugas staff office mencakup berbagai kegiatan administratif yang mendukung operasional kantor atau departemen dalam sebuah organisasi. Beberapa tugas umum dari staff office meliputi:
1. Menangani panggilan telepon, menjawab email, dan berinteraksi dengan pengunjung atau klien yang datang ke kantor. Mengatur dan menyimpan informasi dalam sistem yang sesuai.
2. Mengelola jadwal kegiatan, membuat janji temu, dan merencanakan pertemuan untuk tim atau manajer. Memastikan efisiensi dalam alokasi waktu.
3. Menyiapkan, mengatur, dan mengelola dokumen-dokumen penting seperti laporan, faktur, surat, dan dokumen internal lainnya. Membantu dalam pengarsipan dan pemeliharaan dokumen.
4. Memberikan dukungan administratif kepada manajemen atau tim kerja seperti menyusun laporan, membuat presentasi, dan membantu dalam proyek-proyek khusus.
5. Menyediakan layanan pelanggan atau internal dengan menjawab pertanyaan, memberikan informasi yang diperlukan, menyelesaikan keluhan, atau memberikan bantuan kepada karyawan.
6. Memantau persediaan kantor, mengatur pembelian kebutuhan kantor, serta merawat peralatan dan material kantor yang digunakan secara umum.
7. Mengoperasikan perangkat lunak kantor seperti pengolah kata, spreadsheet, atau sistem manajemen basis data. Memastikan kemampuan untuk menggunakan teknologi kantor yang diperlukan.
8. Berinteraksi dan bekerja sama dengan anggota tim atau departemen lain untuk menyelesaikan tugas dan proyek secara efektif.
Tugas staff office dapat bervariasi tergantung pada perusahaan, departemen, atau tim di mana mereka bekerja. Namun, secara umum, mereka bertanggung jawab menjaga kelancaran operasional kantor dengan melaksanakan berbagai tugas administratif yang diperlukan.
4. Skill yang harus dimiliki staff office
Skill yang diperlukan oleh staff office meliputi kombinasi dari keterampilan teknis dan keterampilan interpersonal yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas administratif dengan baik. Beberapa skill yang penting untuk dimiliki oleh staff office meliputi:
1. Berkomunikasi secara efektif, baik secara lisan maupun tertulis, dengan rekan kerja, pelanggan, atau pengunjung.
2. Dapat mengelola waktu dengan baik, menyusun jadwal, mengatur dokumen, dan mengelola tugas-tugas sehari-hari dengan efisien.
3. Penguasaan dalam menggunakan perangkat lunak kantor seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), sistem manajemen basis data, dan aplikasi kantor lainnya.
4. Memiliki pemahaman yang baik dalam tugas-tugas administratif seperti penyusunan jadwal, manajemen dokumen, dan pengelolaan agenda.
5. Mampu menangani beberapa tugas sekaligus dan mengatur prioritas dengan baik.
6. Kemampuan untuk mengatasi masalah yang muncul dengan cara yang efektif dan efisien.
7. Bekerja sama dalam tim, berkolaborasi, dan memberikan dukungan kepada rekan kerja.
Keterampilan ini membantu staff office dalam menjalankan tugas-tugas administratif dengan efisien, mendukung operasional kantor, dan menjaga hubungan yang baik dengan rekan kerja serta pelanggan.
Baca Juga: Karyawan Dan Staff, Berikut Perbedaan-Perbedaannya!
5. Gaji staff office
Gaji seorang Staff Office di Indonesia bervariasi tergantung pada perusahaan, lokasi, dan tingkat pengalaman. Perkiraan gaji untuk beberapa posisi Staff Office berkisar Rp 2.500.000 hingga Rp 7.500.000.
Perlu diingat bahwa gaji dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan faktor-faktor lainnya.
6. Cara menjadi staff office
Untuk menjadi seorang staff office, terdapat beberapa langkah yang bisa diambil:
1. Pendidikan dan Persiapan
Sekolah menengah atau pendidikan setara: Fokus pada mata pelajaran yang relevan seperti Bahasa Inggris, matematika, dan teknologi informasi. Pelajari keterampilan komputer: Kuasai perangkat lunak kantor seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), serta sistem manajemen basis data.
2. Pendidikan Lanjutan (Opsional)
Meskipun tidak selalu diperlukan, gelar sarjana atau diploma dalam bidang administrasi bisnis, manajemen, atau keuangan dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan posisi staff office yang lebih baik.
3. Pengalaman Kerja atau Magang
Cari kesempatan untuk magang atau bekerja paruh waktu di posisi administratif atau kantor. Ini akan membantu Anda memperoleh pengalaman praktis yang diperlukan.
4. Pengembangan Keterampilan
Tingkatkan keterampilan seperti manajemen waktu, komunikasi, organisasi, dan multitasking. Ikuti pelatihan atau kursus yang relevan jika memungkinkan.
5. Perbaiki Keterampilan Komunikasi
Keterampilan interpersonal yang baik sangat penting. Tingkatkan kemampuan komunikasi lisan dan tulisan Anda.
Langkah-langkah ini memberikan gambaran umum tentang bagaimana menjadi seorang staff office. Penting untuk menjaga semangat belajar, fleksibilitas, dan kemampuan untuk beradaptasi agar sukses dalam peran tersebut.
7. Upgrade skillmu bersama Vocasia
Staff office memainkan peran krusial dalam menjaga kelancaran operasional kantor. Untuk terus berkembang dan menjadi profesional yang diinginkan, penting untuk terus mengasah keterampilanmu. Vocasia menawarkan beragam kursus yang sangat relevan. Salah satunya adalah Menjadi Karyawan Idaman dengan Completed Staff Work, yang akan membantu meningkatkan kemampuanmu dalam menyelesaikan pekerjaan secara komprehensif. Selain itu, kursus Etika Dalam Dunia Bisnis juga akan membekalimu dengan pengetahuan tentang standar etika yang diperlukan dalam lingkungan bisnis. Jangan lewatkan kesempatan ini untuk meningkatkan potensimu!
Leave a Reply