Pengertian, Jenis, dan Asas Manajemen Kearsipan

Pernahkah kamu bergabung dalam suatu organisasi mahasiswa? Atau sedang bekerja di suatu perusahaan? Jika pernah, kamu pasti sudah tidak asing dengan dokumen. Penyelenggaraan kegiatan oleh organisasi atau perusahaan tidak mungkin terlepas dari dokumen yang mendukung realisasi kegiatan tersebut. Dokumen-dokumen tersebut akan disimpan sebagai referensi kegiatan berikutnya dalam bentuk arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga. Jumlah arsip institusi akan terus bertambah seiring dengan berjalannya waktu. Oleh karena itu, guna menjamin kemudahan akses, pemeliharaan, dan keamanan arsip diperlukan adanya manajemen kearsipan.

Pengertian Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah proses menata dan mengamankan catatan institusi. Sistem kearsipan tidak sesederhana memasukan dokumen ke dalam lemari arsip. Kegiatan manajemen kearsipan berupa membuat, menerima, mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan, memelihara, mengendalikan, dan mengawasi arsip serta kearsipan. Selain itu, pemusnahan catatan juga merupakan bagian dari manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip, dimulai dari pembuatan, pemakaian, hingga pemusnahan. Tujuan utama manajemen kearsipkan adalah menyederhanakan jenis dan volume serta mendayagunakan penggunaan arsip.

Baca Juga | Apa itu Administrasi Keuangan? Pengertian, Fungsi dan Tugasnya!

Jenis-jenis Arsip

Masihkah kamu mengira bahwa arsip itu hanya dokumen berupa surat, proposal, dan laporan? Jika kamu masih mengira demikian berarti kamu memerlukan perluasan wawasan. Arsip meliputi semua dokumen yang terdapat dalam suatu lembaga, baik itu dalam bentuk dokumen tertulis, media cetak, gambar, maupun video. Terlepas dari seberapa penting dokumen tersebut, selama digunakan demi menunjang aktivitas instansi maka layak untuk diarsipkan.

Berdasarkan bentuk fisik

1. Lembaran kertas, contoh: surat, kuitansi, dan faktur.
2. Non lembaran kertas, contoh: flash disk, CD, dan DVD.

Baca Juga | 8 Cara Manajemen Waktu Yang Baik, Terbukti Ampuh !

Berdasarkan subjek

1. Keuangan, contoh: giro, cek, dan kuitansi.
2. Inventaris, contoh: catatan jumlah, merk, ukuran, dan harga barang yang dimiliki perusahaan.
3. Kepegawaian, contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, dan presensi.
4. Pemasaran, contoh: daftar penjualan barang dan daftar pelanggan.
5. Produksi, contoh: catatan jenis bahan baku dan alat produksi.

Berdasarkan pemilik

1. Lembaga pemerintahan, meliputi Arsip Nasional Indonesia dan Arsip Daerah.
2. Swasta, meliputi arsip yang dimiliki oleh lembaga swasta.

Baca Juga | Apa Itu Management Trainee?

Berdasarkan sifat kepentingan

1. Rahasia, hanya diketahui oleh orang tertentu, contoh: hasil penilaian pegawai.
2. Sangat penting, dijadikan alat pengingat selamanya, contoh: teks proklamasi.
3. Penting, berhubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian, laporan keuangan, dan surat keputusan.
4. Biasa, arsip yang awalnya dianggap penting tetapi sudah tidak berguna ketika informasinya sudah berlalu, contoh: surat lamaran kerja.
5. Tidak penting, berguna hanya untuk menyampaikan informasi, contoh: surat undangan.

Berdasarkan fungsi

1. Dinamis, digunakan dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2. Statis, tidak digunakan dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Berdasarkan keaslian

1. Asli, dicetak langsung dari mesin cetak yang berisikan tanda tangan dan cap basah legalisasi, contoh: surat undangan dinas.
2. Tembusan, ditujukan kepada pihak selain penerima dalam dokumen yang sama, disebut juga sebagai dokumen kedua, ketiga, dan seterusnya.
3. Salinan, berisikan informasi atau data yang sama tetapi dibuat tidak bersamaan dengan dokumen asli.
4. Petikan, mengandung sebagian dari dokumen asli.

Berdasarkan tingkat pengelolaan

1. Arsip pusat, disimpan di pusat lembaga, contoh: Arsip Nasional di Jakarta dan arsip perusahaan di kantor pusat.
2. Arsip unit. disimpan di unit atau cabang lembaga, contoh: Arsip Nasional Sumatera Utara dan arsip departemen keuangan perusahaan.

Berdasarkan nilai kegunaan

1. Sejarah, contoh: foto peristiwa dan laporan kegiatan.
2. Keuangan, contoh: laporan keuangan dan bukti pembayaran.
3. Ilmiah, contoh: hasil penelitian.
4. Pendidikan, contoh: jurnal, karya ilmiah, dan kurikulum.
5. Administrasi, contoh: surat keputusan dan ketentuan perusahaan.
6. Hukum, contoh: akta tanah dan surat kuasa.
7. Informasi, contoh: pengumuman dan surat undangan.

Berdasarkan kekuatan hukum

1. Otentik, berisikan tanda tangan asli sebagai bukti keabsahan arsip tersebut.
2. Tidak otentik, tidak memiliki tanda tangan asli dalam dokumen, biasanya berupa salinan dari dokumen asli.

Baca juga | Tugas dan Peran Administrasi Marketing

Asas Manajemen Kearsipan

Setiap instansi memiliki sistem kerja yang khas sehingga asas manajemen kearsipan yang dibutuhkan mungkin berbeda-beda. Terdapat 3 asas yang dapat digunakan sebagai tumpuan, yaitu:

Sentralisasi

Dokumen disimpan secara terpusat sehingga unit bawahan yang membutuhkan dokumen tersebut harus menghubungi pihak terkait untuk dapat mengakses dokumen yang dimaksudkan.

Desentralisasi

Pengelolaan dan penyimpanan diserahkan kepada masing-masing unit sehingga unit memiliki akses penuh terhadap dokumen yang diperlukan.

Baca Juga | Prospek Kerja Yang Harus Kamu Ketahui Untuk Jurusan Manajemen!

Kombinasi

Asas ini merupakan kombinasi dari asas sentralisasi dan desentralisasi. Unit dapat mengelola dan menyimpan dokumen masing-masing, namun masih di bawah kontrol sistem terpusat.

Baca juga | Fungsi-Fungsi Manajemen