7 Contoh SOP Perusahaan
images source: https://www.jojonomic.com/blog/cara-membuat-standar-operasional-prosedur-sederhana-paling-mudah/
Standard Operating Procedure (SOP) adalah kumpulan aturan, pedoman, atau standar yang ditetapkan oleh suatu perusahaan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing individu dalam perusahaan tersebut. SOP merupakan dokumen yang memuat rangkaian petunjuk tertulis yang baku terkait dengan berbagai proses administrasi perkantoran meliputi bagaimana melakukan pekerjaan, kapan melakukannya, di mana melakukannya, dan apa yang harus dilakukan.
Fungsi
Fungsi SOP dapat berbeda-beda tergantung pada kebutuhan dan karakteristik organisasi.
Berikut adalah fungsi dari SOP (Standard Operating Procedure):
- Menjaga kestabilan operasional perusahaan dan menjaga kualitas produk dan jasa.
- Sebagai pedoman untuk memudahkan pelaksanaan kerja dan menuntun karyawan dalam menyelesaikan tugasnya.
- Meningkatkan kinerja pegawai dengan memberikan arahan yang jelas tentang apa yang harus dikerjakan dan hal mana yang tidak boleh dilakukan.
- Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan praktik operasional.
- Meningkatkan komunikasi antara tim dan individu dalam organisasi.
- Mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan produktivitas.
- Menertibkan, merapikan, dan mengkoordinasikan kegiatan dalam organisasi.
- Meminimalkan terjadinya kesalahan dan memastikan segalanya berjalan sebagaimana mestinya.
- Menjadi panduan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
- Meningkatkan langkah kerja dan pengambilan keputusan sejalan dengan perubahan kebutuhan.
Format
Berikut adalah format umum yang dapat digunakan dalam pembuatan SOP (Standard Operating Procedure):
- Judul: Berikan judul yang jelas dan deskriptif untuk SOP.
- Tujuan: Jelaskan tujuan dari SOP tersebut.
- Lingkup: Tentukan batasan dan ruang lingkup dari SOP.
- Tanggung Jawab: Identifikasi peran dan tanggung jawab individu yang terlibat dalam proses atau tugas yang dijelaskan dalam SOP.
- Prosedur: Rincikan langkah-langkah yang harus diikuti dalam menjalankan proses atau tugas tersebut. Gunakan urutan yang logis dan jelas.
- Waktu Pelaksanaan: Tentukan estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam prosedur.
- Dokumen Pendukung: Jika ada dokumen atau sumber daya yang relevan yang harus digunakan dalam proses atau tugas, cantumkan di sini.
- Tindakan Pencegahan Keselamatan: Jika ada tindakan pencegahan keselamatan yang harus diikuti, jelaskan dengan jelas.
- Referensi: Cantumkan referensi atau sumber daya lain yang digunakan dalam pembuatan SOP.
- Persetujuan dan Revisi: Dokumentasikan proses persetujuan dan riwayat revisi SOP.
Format SOP dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan karakteristik organisasi. Anda dapat menyesuaikan format ini sesuai dengan kebutuhan dan preferensi perusahaan Anda.
Cara Membuat Standard Operating Procedure (SOP) :
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam membuat SOP (Standard Operating Procedure):
- Membuat Susunan Kerja:
- Tentukan urutan langkah-langkah yang harus diikuti dalam proses atau tugas yang akan dijelaskan dalam SOP.
- Pastikan susunan kerja tersebut logis dan mengikuti alur yang benar.
- Merencanakan Alur Proses:
- Rencanakan alur proses secara rinci, termasuk langkah-langkah yang harus diikuti dan ketergantungan antara langkah-langkah tersebut.
- Pastikan alur proses tersebut mencakup semua aspek yang relevan dan tidak ada langkah yang terlewat.
- Menyusun Deskripsi Langkah-langkah:
- Tuliskan deskripsi yang jelas dan rinci untuk setiap langkah dalam proses atau tugas.
- Sertakan informasi seperti apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dan apa yang perlu diperhatikan.
- Menyertakan Waktu Pelaksanaan:
- Tentukan estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam prosedur.
- Ini akan membantu dalam perencanaan waktu dan pengaturan prioritas.
- Menyertakan Tindakan Pencegahan Keselamatan:
- Jika ada tindakan pencegahan keselamatan yang harus diikuti, jelaskan dengan jelas dalam SOP.
- Pastikan karyawan memahami dan mengikuti tindakan pencegahan tersebut untuk menjaga keamanan dan kesehatan.
- Mencantumkan Dokumen Pendukung:
- Jika ada dokumen atau sumber daya lain yang relevan yang harus digunakan dalam proses atau tugas, cantumkan dalam SOP.
- Ini akan membantu karyawan dalam mengakses informasi yang diperlukan.
- Persetujuan dan Revisi:
- Setelah SOP selesai ditulis, lakukan proses persetujuan oleh pihak yang berwenang.
- SOP juga harus direvisi secara berkala untuk memastikan kesesuaian dengan perubahan yang terjadi dalam proses atau tugas.
Pastikan untuk menyesuaikan langkah-langkah ini dengan kebutuhan dan karakteristik perusahaan Anda.
Baca Juga: 8 Cara Mengembangkan Bisnis Dengan Maksimal
7 Contoh SOP Perusahaan
images source: https://www.jojonomic.com/blog/cara-membuat-standar-operasional-prosedur-sederhana-paling-mudah/
Berikut adalah 7 contoh SOP Perusahaan yang sederhana dan singkat:
1. SOP Etiket Email: SOP ini memberikan pedoman untuk menulis email profesional, termasuk format, nada, dan waktu respons.
2. SOP Manajemen Inventaris: SOP ini menguraikan proses untuk melacak dan mengelola inventaris, termasuk pemesanan, penerimaan, dan penyimpanan.
3. SOP Layanan Pelanggan: SOP ini menjelaskan langkah-langkah untuk menangani pertanyaan pelanggan, keluhan, dan memberikan solusi yang memuaskan.
4. SOP Penanganan Uang Tunai: SOP ini menetapkan prosedur untuk menangani transaksi uang tunai, termasuk rekonsiliasi kasir dan penyetoran.
5. SOP Backup Data: SOP ini menjelaskan bagaimana melakukan backup data penting secara teratur dan memastikan keamanan dan aksesibilitasnya.
6. SOP Onboarding: SOP ini memandu proses onboarding karyawan baru, termasuk pengisian formulir, orientasi, dan pelatihan.
7. SOP Posting Media Sosial: SOP ini menguraikan langkah-langkah untuk membuat dan mempublikasikan konten media sosial, termasuk persetujuan konten dan penjadwalan.
Perlu diingat dari contoh SOP Perusahaan diatas, bahwa konten dan format SOP akan bervariasi tergantung pada organisasi dan industri.
Penulis : Asep – Vocasia
Leave a Reply