Dalam menjalankan bisnis, transaksi jual beli baik dengan vendor, pemasok atau supplier, hingga klien dan pelanggan merupakan kegiatan yang paling umum dilakukan. Untuk memudahkan kegiatan tersebut, pelaku bisnis memerlukan quotation untuk melacak proses transaksi jual beli.
Quotation tidak sama dengan faktur karena memiliki fungsi yang berbeda. Selain itu, perbedaan antara quotation dan faktur juga terletak pada waktu penggunaan dan informasi yang dimuat di dalamnya.
Bagi kamu yang belum mengetahui quotation tak perlu khawatir, Vocasia telah merangkum pembahasan mengenai quotation dari pengertian, manfaat, jenis-jenis, cara membuat hingga contohnya. Yuk, simak pembahasan berikut!
Pengertian Quotation
Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya suatu permintaan yang bermanfaat sebagai penawaran terkait harga maupun jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan. Quotation memuat informasi seperti penawaran harga untuk barang atau jasa, serta beberapa syarat dan ketentuannya.
Quotation memiliki fungsi umum sebagai penawaran, baik tentang harga atau jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan. Dokumen quotation sering digunakan untuk transaksi business to business (B2B).
Perusahaan membuat quotation agar calon pelanggan tahu harga barang atau jasa sebelum mereka benar-benar memutuskan untuk membelinya. Apabila calon pelanggan menerima quotation, artinya mereka telah setuju untuk membeli barang tersebut berdasarkan penawaran yang tercantum.
Quotation memiliki sebutan lain, yaitu quote, sales quote, atau sales quotation. Selain penting untuk mengatur arus kas suatu perusahaan, quotation memberikan perlindungan kepada pelanggan dari adanya kenaikan harga serta memberikan penegasan kepada pelanggan tentang kapan pembayaran paling lambat untuk barang yang dipesan.
Kapan perusahaan mengirimkan quotation kepada pelanggan? Ketika perusahaan menerima permintaan untuk menyediakan produk atau jasa tertentu dari pihak ketiga, maka perusahaan akan mengirimkan quotation terlebih dahulu kemudian pelanggan dapat menyetujui, menolak, atau menegosiasikan penawaran yang tercantum dalam quotation tersebut. Apabila kedua belah pihak sepakat, pelanggan menandatangani dokumen quotation dan mengirimkannya kembali kepada perusahaan.
Baca juga: 6 Cara Ampuh Menarik Pelanggan Untuk Membeli Produk!
Manfaat Quotation
Manfaat quotation (freepik)
Perusahaan yang menggunakan surat penawaran dalam kegiatan pengadaan barang tentunya memudahkan perusahaan untuk melacak kegiatan jual beli. Namun, manfaat quotation tak hanya itu. Quotation mendatangnkan manfaat lain bagi perusahaan, diantaranya yaitu:
1. Efektifitas dan efisiensi kerja
Menggunakan surat penawaran akan menghemat waktu dan cara kerja juga lebih efektif karena seluruh harga dan jumlah yang kedua belah pihak inginkan tertulis jelas pada selembar kertas. Hal tersebut membuat pihak perusahaan dan vendor lebih mudah ketika membutuhkan suatu barang atau jasa.
2. Meminimalisir resiko
Apabila terjadi pembatalan pembelian, perubahan harga, ketersediaan stok dan sebagainya, hal-hal tersebut dapat menghambat proses pengadaan barang. Dengan adanya quotation, kejadian seperti itu atau resiko yang dapat terjadi dari hal-hal lain dapat diminimalisir.
3. Mengetahui kewajiban serta melindungi hak pembeli dan penjual
Quotation juga bermanfaat sebagai dokumen acuan untuk mengetahui hak dan kewajiban dari kedua pihak yang melakukan kegiatan transaksi. Misalnya, kewajiban penjual adalah mengirimkan barang/jasa sesuai waktu yang ditentukan dengan spesifikasi, harga serta jumlah unit yang sudah disepakati. Sementara kewajiban pelanggan adalah membayar pembelian barang/jasa tersebut sesuai harga dan ketentuan pembayaran.
Berkat hal tersebut, penjual tidak bisa seenaknya menaikkan harga setelah quotation dikirim. Sebaliknya, pelanggan pun tidak bisa mangkir dari kewajiban pembayaran yang sudah ditentukan.
4. Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang
Quotation membuat perusahaan dapat lebih teratur dalam mengatur uang yang masuk dan keluar jika rincian barangnya jelas. Adanya quotation membantu keuangan perusahaan tetap berada dalam anggaran yang telah mereka tentukan sebelumnya.
Baca juga: Pembukuan: Pengertian, Fungsi, Manfaat, Dan Contohnya
Jenis-Jenis Quotation
Jenis-jenis quotation (pixabay)
Quotation sebagai surat penawaran memiliki peran yang berbeda dalam setiap terjadinya transaksi. Terdapat tiga jenis quotation yang setidaknya harus kamu ketahui, yaitu:
1. Estimate quotation
Estimate quotation adalah jenis quotation yang hanya berisi perkiraan harga sebagai informasi untuk klien. Pihak penjual atau supplier masih bisa mengubahnya sesuai dengan kebutuhan klien atau proyek yang dijalankan karena quotation ini tidak berisi ketetapan apapun. Jenis yang satu ini memungkinkan adanya fleksibilitas sekaligus tetap memberi tahu klien tentang kisaran harga awal yang ingin kamu tawarkan.
2. Fixed price breakdown
Fixed price breakdown merupakan jenis quotation yang mencantumkan harga di dalam dokumennya sehingga harga tersebut merupakan harga tetap yang tidak bisa diubah. Dapat dikatakan quotation jenis ini merupakan kebalikan dari estimate quotation.
Klien dapat mengetahui harga pasti yang harus mereka bayarkan apabila kamu mengirimkan quotation ini. Kamu bisa menggunakan quotation jenis ini dengan catatan apabila harga yang harus ditetapkan merupakan keputusan bulat.
3. Request for quotation
Jenis quotation yang terakhir yaitu request for quotation atau yang biasa disingkat RFQ. RFQ merupakan respons yang dibuat oleh penjual dari RFQ calon pelanggan. Penjual akan membantu calon pembeli menemukan provider yang bisa memberikan penawaran terbaik untuk mereka, berdasarkan request yang mereka buat di awal.
Cara Membuat Quotation
Dalam membuat quotation, perusahaan sebagai penjual harus memastikan beberapa komponen telah dimuat dalam dokumen tersebut, seperti harga, periode berlakunya quotation, informasi detail perusahaan, informasi detail konsumen, dan ketentuan pembayaran dan jadwal. Agar lebih jelas, mari kita bahas cara membuat quotation per bagian.
1. Bagian atas
Bagian atas quotation biasanya memuat nama perusahaan (penjual), logo perusahaan, nomor quotation (jika ada), tanggal quotation dikeluarkan, alamat, nama klien (pembeli), tanggal kadaluarsa penawaran. Tanggal kadaluarsa quotation perlu dicantumkan untuk memberikan tenggat waktu kepada klien atau calon pelanggan untuk menyetujui atau menolak penawaran yang telah diberikan. Apabila calon pelanggan melewati batas waktu tersebut, maka penjual dapat mengirimkan quotation baru yang lebih relevan dengan kondisi terkini, misalnya adanya kenaikan harga.
2. Bagian isi
Bagian isi quotation merupakan bagian yang memuat informasi penting seperti nama barang/jasa, harga barang/jasa per unit, jumlah barang/jasa yang dipesan, total harga barang/jasa yang dipesan, syarat dan ketentuan pembayaran.
Bagian ini biasanya disajikan dalam bentuk tabel terutama apabila terdapat barang atau jasa yang dipesan lebih dari satu jenis. Tujuannya adalah agar perinciannya terlihat lebih jelas. Namun, tidak masalah apabila rinciannya dibuat dalam format paragraf. Kamu bisa memilih format mana yang kira-kira paling cocok dengan model bisnis yang kamu jalankan.
3. Bagian bawah
Bagian ini merupakan bagian akhir quotation yang umumnya akan diisi dengan kolom tanda tangan pembeli jika menyetujui penawaran dan juga kontak perusahaan penjual.
Baca juga: Pengertian Invoice Lengkap Dengan Fungsi, Jenis, Dan Perbedaannya Dengan Nota
Contoh Quotation
Supaya kamu bisa membayangkan quotation sebagai surat penawaran dari perusahaan, berikut contoh quotation yang biasa dikeluarkan oleh perusahaan.
Contoh quotation (bridestory)
Contoh quotation (HashMicro)
Contoh quotation (Sahabatnesia)
Setelah menyimak artikel ini, kamu tentu lebih memahami bahwa quotation adalah salah satu bukti transaksi yang penting, tak hanya dalam proses jual beli, tetapi juga dalam proses pencatatan dan pembukuan keuangan. Dokumen ini perlu disimpan dan dimonitor oleh pemilik bisnis serta akuntan untuk menjaga kesehatan arus kas perusahaan.
Arus kas perusahaan merupakan salah satu administrasi yang krusial bagi perusahaan, sehingga perusahaan harus melakukannya dengan benar. Kamu dapat belajar mengenai langkah optimalisasi skill pembukuan perusahaan di sini. Kursus tersebut dapat membantu kamu untuk meningkatkan skill dalam menyusun pembukuan kas sekaligus analisis keuangan bisnis.
Akses kursusnya sekarang untuk menjaga arus kas perusahaan yang sehat!
Leave a Reply