Bookkeeper: Pengertian, Tugas, Syarat, dan Cara Memilihnya

Masih terasa asing jika terdengar istilah bookkeeper? Namun, jika disebutkan pemegang pembukuan pasti sudah banyak yang tahu. Ya, betul sekali bahwa  bookkeeper bekerja pada bidang keuangan untuk dicatat, namun bookkeeper berbeda dengan seorang akuntan.

Bookkeeper adalah seseorang yang bekerja sebagai pencatat seluruh arus transaksi keuangan perusahaan, mulai dari pendapatan, pengeluaran, pembelanjaan perusahaan, penjualan, dan lainnya. Namun, posisi bookkeeper hanya membantu tugas akuntan, jadi jelas bahwa bookkeeper dengan akuntan berbeda.

Baca juga: Akuntansi Dasar Adalah…..

Eits, tidak berhenti di situ pengertian dan perbedaan bookkeeper dengan akuntan. Keduanya merupakan profesi yang sangat penting dan saling berhubungan sehingga kalian harus memahami secara mendalam. Mari kita simak penjelasannya berikut ini!

Apa Itu Bookkeeper?

Sumber: freepik.com

Secara historis, bookkeeping sudah dilaksanakan sejak tahun 2.600 sebelum masehi. Pada saat itu, bookkeeping masih sederhana dengan memanfaatkan barang seperti pena/stylus dan stensil yang terbuat dari lempengan batu. Mereka melakukan bookkeeping agar kebutuhan perekonomian seperti, bercocok tanam, berburu, dan barter barang dapat terdata dan termanajemen dengan baik. Kini, bookkeeping  bukan hanya pada bidang ekonomi saja, namun dibidang pendidikan, pembangunan, organisasi dan lainnya melakukan bookkeeping dan pencatatan bisa dilakukan secara digital sehingga tersimpan dengan rapi.

Dari sejarah tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa setiap melakukan kegiatan yang sifatnya penting, maka sebaiknya perlu dilakukan pembukuan. terlebih, pada kegiatan perekonomian.

Nah, pemegang pembukuan atau bookkeeper merupakan bagian dari kegiatan perekonomian yang bertugas untuk mencatat transasksi keuangan perusahaan  dan mendokumentasikan seluruh transaksi keuangan harian. kegiatan pembukuan tentunya berbeda bergantung besar kecilnya perusahaan, semakin besar perusahaannya, maka pembukuannya semakin banyak, begitu juga sebaliknya. Contoh, pembukuan pada perusahaan kecil hanya membukukan pengeluaran, mencocokan pendapatan, serta mengelola laporan bank.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat simpulkan bahwa seorang pemegang pembukuan atau bookkeeper  adalah seseorang yang melakukan pencatatan transaksi keuangan perusahaan ke dalam akun yang terorganisir setiap hari. Pencatatan tersebut dapat merujuk pada berbagai teknik pencatatan atau dokumentasi yang digunakan oleh bisnis.

Perbedaan Bookkeeper dan Akuntan

Perbedaan bookkeeper dan akuntan. Sumber: freepik

Bookkeeper dan akuntan mempunyai beberapa perbedaan, diantaranya:

1. Berdasarkan transaksi keuangan perusahaan.

Perbedaan pertama terletak pada transaksi keuangan perusahaan. Tugas bookkeeper adalah mencatat laporan keuangan perusahaan, sedangkan seorang akuntan bertugas membuat laporan keuangan dan melakukan pemeriksaan pajak di akhir tahun buku.

Dalam kerjanya, bookkeeper membuat catatan keuangan yang akan diberikan kepada akuntan. Akuntan mengolah catatan dari bookkeeper untuk digunakan menjadi laporan keuangan dan akan diberikan kepada manajer sebagai bahan dalam mengambil sebuah keputusan. Dalam hal ini, pembukuan merupakan langkah menuju akuntan. pembukuan tidak mampu mengungkapkan keuangan secara menyeluruh, sedangkan akuntan mampi mengungkapkan perusahaan secara menyeluruh.

2. Berdasarkan skala

Umumnya seorang bookkeeper lebih menangani perusahaan yang masih dalam skala kecil, seperti UMKM, koperasi. Sedangkan akuntan lebih ke arah perusahaan dalam skala besar. alasan mendasarnya karena seorang akuntan harus mempunyai gelar sarjana dan mempunyai keahlian yang lebih tinggi dari pada bookkeeper.

3. Berdasarkan tujuan

Tujuan pembukuan yaitu memberikan gambaran arus keuangan kepada akuntan, baik pengeluaran ataupun pemasukan dalam jenjang waktu satu periode akuntansi. di lain sisi, ketika akuntan telah memproyeksikan gambaran bookkeeper menjadi sebuah laporan keuangan, laporan tersebut menjadi gambaran pula atas kondisi perusahaan dari beragam sudut pandang keuangan, mulai dari aset hingga permodalannya.

Baca juga: Mengenal Profesi Akuntan Publik

Tugas dan Tanggung Jawab Bookkeeper

Tugas dan tanggung jawab bookkeeper. Sumber: freepik.com

Sebagai seorang Bookkeeper tentunya memiliki tugas dan tanggung jawab pokok dalam bertugas, berikut penjelasannya!

1. Bookkeeper harus memahami buku besar dan harus mencatat kegiatan transaksi keuangan harian sesuai dengan aturan yang berlaku di perusahaan masing-masing
2. Bookkeeper harus mengawasi kegiatan transaksi dan laporan keuangan perusahaan serta bekerjasama dengan akuntan dalam memberikan gambaran pencatatan keuangan
3. Bookkeeper merupakan seseorang yang akan memproses utang dan piutang perusahaan. Mereka juga yang mengatur proses penggajian bulanan karyawan secara manual atau dengan menggunakan software tertentu
4. Bookkeeper harus memantau laporan keuangan perusahaan dan memproses cek untuk kebutuhan operasional perusahaan
5. Bookkeeper juga harus menerbitkan faktur pada konsumen ataupun pada supplier
6. Bookkeeper pun harus melakukan pencatatan perubahan stok persediaan milik perusahaan dan harus melakukan rekonsiliasi pajak penjualan ataupun pajak gaji yang pastinya sudah diverifikasi oleh akuntan perusahaan di setiap akhir bulan.

Syarat yang Harus Dipenuhi untuk Menjadi Bookkeeper 

Syarat menjadi bookkeeper. Sumber: freepik.com

Terdapat beberapa syarat agar dapat menjadi seorang pemegang pembukuan keuangan perusahaan atau Bookkeeper. Berikut syarat-syarat yang harus dipenuhi:

1. Wajib mempunyai gelar associate dalam bidang administrasi atau akuntansi bisnis serta mempunyai pengetahuan yang baik terkait berbagai prinsip akuntansi umum.
2. Mempunyai ijazah sekolah tinggi atas atau sederajat
3. Mempunyai pengetahuan terkait software pembukuan
4. Mempunyai pengalaman minimal 2 tahun dalam bidang pembukuan atau dalam bidang lingkungan pelayanan bisnis
5. Mempunyai keahlian komunikasi yang sangat baik, baik itu lisan ataupun tulisan
6. Mempunyai perhatian pada detail dan juga akurasi pekerjaan
7. Mempunyai pengalaman dalam menjalankan software akuntansi seperti Accurate Online, MYOB, Quickbooks, dll.
8. Mampu meninjau, mempersiapkan dan memahami laporan keuangan perusahaan.

Cara Memilih Bookkeeper atau Pemegang Pembukuan yang Tepat

Cara memilih bookkeeper. Sumber: freepik.com

Seorang pebisnis pasti membutuhkan seorang yang mampu mengatur keuangan, baik bookkeeper dan/atau akuntan. alasan mendasarnya karena dalam perusahaan pasti melakukan transaksi keuangan seperti: membuat laporan, faktur, rekonsiliasi bank, dan lainnya yang perlu ditandatangani setiap hari. Untuk itu kehadiran bookkeeper sangat penting dalam perusahaan. Nah, kali ini akan dipaparkan kriteria yang dapat menjadi pertimbangan ketika memilih/merekrut bookkeeper.

1. Mempunyai Sertifikasi

Seperti halnya profesi lain yang memerlukan kemampuan dengan spesifikasi khusus, seorang bookkeeper yang profesional juga harus memiliki sertifikasi minimal associate atau memiliki potofolio atau kemampuan yang handal dan tanggung jawab dalam mencatat keuangan perusahaan tentu harus memiliki kemampuan dan pengalaman yang baik.

Nah, agar bisa mengetahui sejauh apa seorang calon bookkeeper di dalam bisnis, maka Anda bisa melihatnya dari sertifikat keterampilan dan pelatihan apa saja yang pernah dirinya ikuti. Semakin banyak sertifikat ataupun pelatihan, maka semakin besar juga kemungkinan skill yang mereka miliki.

2. Mempunyai Keterampilan yang Diperlukan Sebagai Pemegang Pembukuan

Terdapat beberapa hal mendasar yang harus diketahui oleh seorang bookkeeper, seperti rekonsiliasi rekening bank, menangani proses utang dan piutang perusahaan, memproses penggajian, dan melacak informasi yang ada terkait masalah keuangan perusahaan secara tepat.

Hal tersebut wajib diperhatikan, karena saat Anda memutuskan untuk merekrut seorang pemegang pembukuan, maka Anda harus memastikan tugas mereka sebagai pencatat keuangan bisa ditangani dengan baik dan tidak akan menimbulkan masalah baru.

Untuk itu, pilihlah seorang pemegang buku yang mampu memahami berbagai tugas pencatatan keuangan dan merupakan seorang komunikator yang bisa menyampaikan informasi secara efektif.

Selain itu, pilih juga pemegang pembukuan yang mampu menghasilkan laporan yang bisa dengan mudah dipahami dan mengerti cara menggunakan software akuntansi yang bisnis Anda sediakan.

3. Memiliki Pengalaman di Industri yang Sama Dalam Pemegang Pembukuan

Walaupun memang terdapat beberapa elemen universal di dalam pembukuan, tapi ada keterampilan dan pengetahuan tertentu yang harus dimiliki oleh seorang bookkeeper dalam bidang industri.

Contohnya, seorang pemegang pembukuan yang mengkhususkan dirinya pada industri fotografer akan mempunyai keterampilan pembukuan yang sedikit berbeda dengan pemegang pembukuan lainnya yang bekerja untuk industri kontraktor umum.

Untuk itu, pilihlah pemegang pembukuan yang berpengalaman dalam bidang bisnis Anda.

4. Memiliki Interaksi yang Baik

Merekrut seorang pembukuan sama halnya seperti mempunyai tim untuk bekerja. Untuk itu, pilihlah seorang bookkeeper atau pemegang pembukuan yang mampu meninjau kegiatan transaksi secara teratur, mendiskusikan adanya keterlambatan pencatatan, dan kemungkinan lain yang mungkin akan terjadi.

Lihatlah bagaimana mereka dalam merespon e-mail dari Anda, berapa ekspektasi upah yang mereka harapkan, dan apakah mereka lebih mudah untuk mendiskusikan ataupun berkonsultasi masalah pembukuan dengan Anda.

Pastikanlah biaya yang Anda keluarkan untuk merekrut seorang bookkeeper sesuai dengan kualitas kerja dan hasil kerjanya.

5. Memiliki Referensi Terpercaya Pemegang Pembukuan

Bookkeeper adalah orang yang akan selalu mempunyai akses keuangan dalam bisnis Anda. Untuk itu, kepercayaan adalah suatu hal yang sangat penting.

Anda bahkan harus bisa mengatasi masalah terkait privasi dan kerahasiaan Anda saat Anda siap untuk merekrut seorang pemegang pembukuan, termasuk perjanjian kerja dengan pengacara agar bisa dilakukan langkah hukum yang tepat bila nantinya terjadi kebocoran informasi keuangan perusahaan pada pihak yang tidak menginginkannya.

Agar bisa meminimalisir risiko tersebut, cobalah untuk mempunyai informasi ataupun referensi terkait kualitas, akuntabilitas, etika dan juga komitmen seorang pemegang pembukuan dari orang terpercaya yang ada disekitar Anda sebelum merekrut pemegang pembukuan. Karena, seorang pemegang pembukuan yang baik pasti akan meninggalkan kesan yang baik pada mereka yang pernah menggunakan jasa mereka.

Baca juga: 13 Contoh Deskripsi Tentang Diri Sendiri Di CV, Menarik Dan Disukai Rekruter

Demikianlah penjelasan dari kami tentang bookkeeper. Jadi, bookkeeper adalah orang yang mencatat kegiatan transaksi keuangan yang mencakup pengeluaran, penjualan, sampai pembelian individu ataupun perusahaan. Ingat, bahwa bookkeeper berbeda dengan akuntan baik berdasarkan transaksi keuangan perusahaan, skala dan tujuannya.

Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat. Ikuti Vocasia blog untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.