Pengertian Delegasi dan Cara Memaksimalkannya!

Delegasi merupakan unsur penting dalam menjalankan sebuah perusahaan. Mungkin Anda sudah tidak asing dengan istilah delegasi. Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang yang umumnya diberikan oleh atasan kepada seseorang dengan jabatan di bawahnya. Tindakan ini umumnya dilakukan untuk mempercepat suatu pekerjaan serta agar kegiatan operasional perusahaan berjalan sebagaimana mestinya. 

Pengertian Delegasi

Menurut KBBI delegasi adalah individu yang ditujuk atau diutus oleh suatu negara dalam suatu musyawarah, penyerahan atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu lingkungan tugas serta harus bisa mempertanggungjawabkan kepada alasannya. 

Delegasi adalah suatu kegiatan untuk memberikan suatu wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain untuk melakukan suatu kegiatan yang mana pihak penerima wewenang harus mampu bertanggungjawab kepada orang yang melimpahkan wewenang. Orang yang menjadi delegasi dipercaya untuk menjalankan tugas tertentu atas dasar penunjukkan dari atasan maupun organisasi. Selain itu, makna lain dari delegasi adalah tindakan pelimpahan wewenang yang biasanya dilakukan oleh manajer ataupun atasan di suatu perusahaan kepada anggota tim atau anak buahnya agar pekerjaan tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Orang yang diminta untuk menjadi delegasi berarti orang tersebut dinilai memiliki kemampuan yang lebih dibanding yang lain sehingga bisa dijadikan perwakilan untuk menjalankan tugas tersebut. Orang yang ditunjuk untuk didelegasikan berarti memiliki kemampuan yang lebih sehingga dipercaya untuk menjalankan tugas tertentu. Pemberian tugas dan wewenang ini merupakan hal wajar yang biasa dilakukan dalam perusahaan atau organisasi. 

Pengertian Delegasi Menurut para Ahli

• Charles J.Keating

Delegasi adalah upaya pemberian sebagian tanggung jawab formal kepada pihak lain dalam melakukan kegiatan tertentu.

• Utje Selamet

Dalam karyanya yang bertajuk “Dasar-Dasar Pemasaran”, Utje Selamet menjelaskan bahwa pengertian delegasi adalah sebuah pelimpahan wewenang serta tanggung jawab formal pada pihak lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

• Rusli Jacob

Delegasi dalam sudut pandang Rusli Jacob adalah suatu pemberian otoritas atau kekuasaan bersifat formal serta tanggung jawab untuk melakukan kegiatan tertentu pada pihak lain. Delegasi adalah sebuah kebutuhan pelimpahan kekuasaan dari atasan ke bawahan semata dilakukan agar organisasi dapat berjalan dengan efisien.

Pemberian kekuasaan ini semata agar roda perusahaan masih tetap bisa berjalan karena pemimpin perusahaan tetap bisa mengawasi perusahaan. Karenanya sebelum pendelegasian bawahan diberikan arahan dan diajarkan dengan benar karena akan diberikan tanggung jawab yang besar.

Baca Juga| Tantangan Entrepreneur Beserta Solusinya, Kamu Wajib Waspada!

Tujuan Delegasi

Melalui kegiatan delegasi, diharapkan proses operasional perusahaan atau organisasi berjalan dengan lancar. Selain itu, delegasi memiliki berbagai tujuan dasar yaitu sebagai berikut.

1. Agar semua pekerjaan dapat selesai tepat waktu dengan baik, efektif, dan efisien.
2. Mempermudah pihak atasan dalam merumuskan kebijakan yang tepat dari hasil evaluasi pekerjaan.
3. Memberikan peran sesuai dengan porsi, tugas, kemampuan, dan jabatan bagi tiap pekerja dalam suatu perusahaan.
4. Memotivasi pekerja untuk lebih fokus pada kinerja dan target yang ingin diraih.
5. Membantu manajer agar lebih fokus pada hal-hal yang lebih penting sehingga membawa kemajuan bagi perusahaan.
6. Delegasi adalah sarana untuk memotivasi pekerja dalam mengembangkan karirnya, serta belajar dari keberhasilan maupun kegagalan yang dialami.

Jenis Delegasi

Pendelegasian wewenang memiliki banyak bentuk, dalam menjalankan operasional perusahaan, jenis-jenis delegasi adalah sebagai berikut.

• Delegasi Umum

Delegasi umum merupakan pihak bawahan yang mendapat wewenang dari atasan untuk mengerjakan berbagai fungsi manajemen umum seperti penempatan, pengarahan, perencanaan, pengorganisasian serta pengawasan. Atasan harus melakukan kontrol dan juga arahan yang dinilai perlu, agar tugas yang diberikan sesuai. Contohnya adalah penunjukkan karyawan yang diberi wewenang tertentu dalam membantu manajemen personalia.

• Delegasi Khusus

Delegasi khusus merupakan delegasi yang berhubungan dengan suatu tugas khusus. Contohnya adalah pemberian wewenang pada seorang penjual untuk bisa mengumpulkan uang dari pada debiturnya.

• Delegasi Formal

Delegasi ini digunakan berdasarkan struktur organisasi yang ada di perusahaan tempatnya bekerja. Dengan garis struktur organisasi yang ada atasan tak punya pilihan lain untuk menunjuk bawahannya sebagai delegasi. Contohnya adalah jika ada seorang manajer produksi yang diberikan wewenang untuk meningkatkan produksi jasa atau barang.

• Delegasi Informal

Delegasi informal adalah delegasi yang langsung dilakukan oleh bawahan meskipun tanpa adanya pemberian wewenang dari atasan. Misal, ketika ada kerusakan alat di tempat kerja, karena merasa mampu memperbaikinya, tanpa disuruh atasan dia akan memperbaiki alat tersebut.

• Delegasi Lateral

Delagasi ini merupakan pihak yang menerima wewenang lebih dari satu orang atau dengan bantuan sejumlah orang. Contohnya adalah seorang manajer umum dari departemen penjualan yang meminta bantuan manajer penjualan untuk menyiapkan kumpulan data tenaga penjualan. Karena akan sulit dilakukan sendirian, dia akan meminta bantuan bagian personalia.

Baca Juga| 5 Cara Ampuh Menghadapi Atasan Yang Suka Menuntut

Unsur-Unsur Delegasi

Saat melakukan pendelegasian wewenang, terdapat beberapa komponen yang harus dipenuhi. Adapun unsur-unsur delegasi adalah sebagai berikut.

• Adanya Wewenang

Unsur terpenting ketika seseorang melakukan delegasi adalah adanya wewenang yang mereka miliki. Dengan adanya wewenang, mereka memiliki hak untuk mengelola sumber daya manusia di sekelilingnya untuk bekerja sesuai arahannya demi mencapai tujuan tertentu. Selain itu, sifat delegasi wewenang adalah mengalir dari atas ke bawah. Mereka harus mampu menjelaskan tugas dan memilih orang-orang yang tepat untuk menjalankannya. Dengan demikian, si pemegang wewenang ini haruslah seseorang yang memiliki integritas.

• Alokasi Tugas

Pengalokasian tugas adalah unsur penting dalam pendelegasian. Adanya pengalokasian tugas oleh atasan sebelum ia melimpahkan kepada anggota tim berfungsi untuk memastikan bahwa pembagian tersebut sudah adil dan seimbang dengan posisi dan kemampuannya.

• Pelimpahan Wewenang

Setelah melakukan alokasi tugas, kewenangan si pemberi delegasi adalah melimpahkannya kepada calon pengemban tugas. Dengan demikian, kedua pihak tersebut mengetahui hubungan dan kewajiban masing-masing.

• Tanggung Jawab

Kewajiban dari seorang delegasi adalah wajib bertanggung jawab menyelesaikan tugas yang diberikan. Apabila mengalami kendala tertentu, mereka juga harus dapat menjelaskan penyebabnya kepada si pemberi wewenang.

• Akuntabilitas

Akuntabilitas adalah wujud pertanggugjawaban seorang delegasi kepada pemberi perintah. Selain itu, mereka wajib menjelaskan hasil kinerja beserta halangan yang dihadapi sebagai bahan evaluasi mendatang.

Manfaat Delegasi

Sementara itu, delegasi juga memiliki beberapa manfaat yang bisa dirasakan oleh atasan ataupun karyawan seperti:

• Memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan keterampilan baru bagi karyawan lewat tugas yang didelegasikan.
• Mengembangkan kepercayaan antara pekerja dan atasan serta memperbaiki kualitas komunikasi.
• Memberi waktu bagi manajer untuk fokus pada hal yang lebih penting.
• Meningkatkan efisiensi, manajemen waktu, dan produktivitas kerja.
• Meningkatkan motivasi bagi karyawan untuk bisa menyelesaikan tugas dengan baik.
• Memberi peluang pertumbuhan karir saat tugas yang didelegasikan tersebut berjalan dengan sukses.

Tips Keberhasilan Delegasi

Sebagai atasan, Anda pasti menginginkan karyawan mengerjakan tugas dengan baik. Untuk mencapai target tersebut, Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal. Jika tidak, tentu akan berpengaruh pada hasil akhir. berikut adalah beberapa tips agar delegasi berjalan lancar.

• Berikan Tugas dan Kepercayaan dengan Penuh

Kegiatan delegasi tentu tidak mudah. Bahkan untuk mengambil keputusan tersebut merupakan hal yang berat dan sangat berisiko. Namun, perusahaan yang baik adalah perusahaan yang mampu menghadapi berbagai dinamika yang terjadi. 

Sisi positif lainnya dari delegasi adalah memberikan wewenang kepada karyawan dan melihat bagaimana mereka berkembang. Dengan kepercayaan penuh, karyawan akan merasa lebih nyaman untuk melakukannya. Contohnya adalah karyawan akan lebih leluasa untuk mengeksplorasi berbagai ide. Dengan begitu, kemampuan karyawan akan semakin meningkat.

• Pilih Orang yang Tepat

Pemilihan orang yang tepat akan menjadi indikator keberhasilan suatu proses delegasi. Delegasi merupakan kegiatan yang penuh risiko, Anda perlu memilih orang yang tepat agar risiko tersebut bisa dihadapi dengan baik.

Ada berbagai hal yang patut dipertimbangkan dalam memilih orang yang tepat. Misalnya, kemampuan yang mereka miliki, kelebihan dan kelemahan, dan strategi apa yang mereka lakukan dalam menyelesaikan tugas. Dengan melakukan beberapa pertimbangan itu, kemungkinan kegagalan delegasi akan semakin kecil terjadi.

• Sesuai dengan Minat dan Bakat

Untuk menyelesaikan sebuah tugas, akan lebih baik jika tugas tersebut sesuai dengan minat dan bakat karyawan. Ketika mereka memiliki minat, mereka akan lebih semangat dalam melakukannya. Selain itu, mereka bisa sekaligus menempatkan minat dan bakatnya pada hal-hal positif dalam mendukung pekerjaannya. Hasil yang diperoleh pun akan lebih maksimal karena bidang pekerjaan karyawan sesuai dengan karakternya.

• Berikan Instruksi dengan Jelas

Cobalah untuk mempermudah pekerjaan delegat dengan memberikan instruksi yang jelas. Pada surat delegasi, Anda perlu mencantumkan detail aktivitas penugasan. Dengan demikian, karyawan tidak perlu mengira-ngira dan penugasan pun akan berjalan dengan efektif.

• Tetapkan tenggat waktu dan evaluasi

Instruksi yang jelas juga berkaitan dengan penetapan jangka waktu dari adanya pemberian wewenang sampai dengan menyelesaikan penugasan. Adanya jangka waktu yang akan membantu karyawan dalam memikirkan strategi terbaik. Berikan jangka waktu agar memberikan efek urgensi. Pastikan Anda menetapkan waktu yang ideal agar penyelesaian tugas tidak terkesan memaksakan.

Baca Juga| Teori Gaya Kepemimpinan Menurut Para Ahli, Lengkap Beserta Penjelasannya

Delegasi adalah bagian dari proses memaksimalkan potensi yang dimiliki karyawan. Lebih dari hanya sekadar meringkankan beban kerja atasan, delegasi juga dapat memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan kemampuannya. Dari tugas-tugas yang diberikan, karyawan akan terlatih untuk lebih berpikir dengan kritis, inovatif dalam mengembangkan setiap ide, serta mampu beradaptasi dengan berbagai hal yang terjadi.  Menjadi delegasi bisa jadi sebuah prestasi bagi karyawan meskipun dia kaan mengemban tugas dari atasan. Menjadi delegasi akan membuat karyawan termotivasi.