Account payable dalam suatu perusahaan adalah bentuk utang dagang yang dilakukan untuk memiliki suatu barang. Hal ini dilakukan pada beberapa perusahaan untuk dapat lebih cepat mendapatkan barang yang ingin dimiliki atau dibutuhkan.
Pada beberapa perusahaan ternama account payable ditugaskan oleh staf khusus. Sudah tahu apa pengertian account payable? Simak penjelasannya selengkapnya di bawah ini beserta peran dan tugas stafnya!
Baca juga: Fungsi Komunikasi Massa
Pengertian Account Payable
Pengertian account payable. Sumber: pexels.com
Account payable adalah salah satu istilah yang biasa digunakan suatu perusahaan dalam keinginannya membeli kebutuhan secara kredit. Selain itu, istilah ini kerap digunakan kegiatan transaksi pembelian dengan sistem uang muka atau down payment atau bahkan pembayaran sebelum barang diterima (cash before delivery).
Perusahaan yang berkeinginan dalam melakukan sistem diatas umumnya dilakukan oleh perusahaan di bidang perdagangan atas pembelian barang jadi dan industri/pabrik atas pembelian bahan baku.
Pencatatan account payable tidak dilakukan pada waktu pemesanan terjadi pertama kali, tetapi hanya pada saat pemilikan atas barang-barang tersebut beralih kepada pembeli atau artinya sudah diterima oleh pihak pembeli.
Apabila terdapat potongan pembelian secara tunai, maka account payable harus dilaporkan sebesar jumlah utang dagang setelah dikurangi potongan tunai.
Baca juga: Apa Itu Debt Equity Ratio
Pentingnya Peran Account Payable
Peran Account Payable. Sumber: pexels.com
Account payable memiliki peranan penting dalam suatu perusahaan karena akun ini wajib selalu di cek secara teratur agar pihak perusahaan dapat mengetahui dan memahami tanggung jawab yang harus dilakukannya, yakni membayar dan melunasi sisa utang.
Utang harus segera dilunasi saat barang sudah diterima agar utang perusahaan tidak menumpuk dan membuat beban perusahaan menjadi semakin tinggi bahkan bisa mengalami kerugian,.
Selain itu, keuntungan apabila utang dagang menipis mempengaruhi proses berbisnis dengan klien agar terus berjalan dengan lancar. Namun, tak jarang banyak orang yang merasa kesulitan dalam mencatat account payable. Padahal apabila terdapat kesalahan yang terjadi secara fatal dapat membuat situasi menjadi buruk dan kemungkinan mengalami kerugian semakin besar.
Untuk bisa mengurangi kesalahan pencatatan dalam account payable, maka perusahaan harus bisa menggunakan metode pencatatan yang lebih mudah. Semakin pencatatan cepat dimengerti dan dipahami klien atau perusahaan, proses berbisnis akan lebih menguntungkan.
Baca juga: Apa Itu Direct Marketing
Tugas Staf Account Payable
Tugas Account Payable Staff. Sumber: pexels.com
Beberapa perusahaan memiliki staf khusus yang bertanggung jawab dalam mengelola account payable. Namun, bagi perusahaan kecil atau menengah umumnya pekerjaan ini menjadi tanggung jawab seorang akuntan saja. Adapun beberapa tugas yang harus dilakukan oleh account payable staff yakni:’
Baca juga: Franchise Xie-Xie Boba
1. Koordinasi bersama bagian supply chain
Kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak luar tentu banyak melibatkan banyak orang, seperti divisi penjualan, vendor, purchasing, produksi, dan pergudangan. Untuk itu, staf perlu mampu melakukan koordinasi dengan seluruh pihak tersebut secara tepat.
Koordinasi wajib dilakukan agar kegiatan pembelian dilakukan sesuai dengan rencana dan berjalan dengan lancar. Selain itu, seorang account payable staff juga wajib memahami siklus supply chain agar mampu memastikan bahwa barang yang sudah dibeli perusahaan dapat tiba ditujuan dengan selamat.
2. Menganalisis kegiatan pembelian
Transaksi yang dilakukan umumnya sudah dicatat di dalam dokumen-dokumen terkait. Namun, ada saja kesalahan baik besar atau kecil di dalam dokumen yang dirasa perlu dicek kembali agar tidak ada kesalahan yang merugikan banyak pihak.
3. Mencatat kegiatan pembelian
Seorang staff account payable juga melakukan pencatatan pada seluruh kegiatan pembelian agar mampu memverifikasi jika adanya kesalahan antara data di dalam dokumen dengan fakta yang ada di lapangan.
4. Melakukan pembayaran absah
Ketika pembelian sudah ditetapkan dan vendor telah melakukan persetujuan, seorang staff account payable harus melakukan pembayaran. Terdapat tiga jenis pembayaran yang bisa dilakukan, yaitu:
- Cash After Delivery (CAD), dilakukan ketika semua barang sudah dikirimkan oleh pihak vendor ke pihak perusahaan. Selanjutnya, pihak perusahaan akan langsung melakukan pembayaran secara tunai.
- Cash Before Delivery (CBD), seluruh pembayaran wajib dilunasi oleh perusahaan sebelum pihak vendor mengantarkan barang pesanan.
- Pembayaran dua tahap, tahap pertama perusahaan melakukan pembayaran sebagai tanda jadi atau disebut dengan down payment, setelah itu perusahaan akan melunasi pembayaran saat seluruh barang sudah dikirimkan oleh pihak vendor.
5. Membuat laporan dan neraca pembelian
Seorang account payable staff harus mencatat dan membuat laporan yang diserahkan oleh manajer atau supervisor nya.
Baca juga: What to Eat During Work Lunch Here are Some Recommendations
Demikian penjelasan mengenai pengertian account payable beserta peran dan tugas seorang account payable staff.
Klik tautan berikut untuk dapat membaca artikel menarik lainnya yang dapat memperluas pengetahuan dan wawasan. Jangan lupa ikuti kami di Instagram, Twitter, Youtube dan media sosial lainnya agar tidak ketinggalan update dan informasi terbaru yang tidak kalah penting!
Vocasia merupakan platform edukasi online bersertifikat yang menyediakan berbagai kursus untuk menunjang keahlianmu dalam berbagai macam bidang. Dengan bergabung bersama Vocasia, tentunya kamu akan dapat berkesempatan untuk belajar bersama mentor-mentor yang berpengalaman banyak dalam bidangnya!
Daftarkan diri secepatnya agar bisa menikmati segala penawaran khusus di Vocasia pastinya dengan harga yang terjangkau untuk mengikuti berbagai kelas online dan mahir dalam berbagai bidang! Segera temukan kursus terbaru dan terkini yang cocok untuk kamu ikuti hanya dengan klik tautan berikut.
Baca juga: Ciri dan Contoh Kepemimpinan Otoriter
Leave a Reply