Tertarik Ikut Tender Proyek? Inilah Cara Menjadi Peserta Tender

Sama halnya seperti manusia yang saling membutuhkan satu dengan yang lainnya, instansi pemerintahan maupun swasta juga tidak dapat berdiri sendiri. Instansi tersebut membutuhkan pihak lain untuk menunjang kelancaran program kerja/proyeknya. Sehingga instansi tersebut akan melakukan tender proyek untuk menunjang kelancaran program kerja.

Adapun mengenai jenis perusahaan yang bisa menjadi peserta tender adalah seluruh badan usaha berskala baik mikro, kecil, menegah atau besar yang legal secara administrasi. Mungkin sebagian dari kamu maish asing dengan kata tender. Lalu apa sih tender itu? Dan proses tahapannya dan bagaimana syarat menjadi peserta tender? Yuk simak penjelasannya berikut ini.

Pengertian Tender

Menurut Perpres No. 16 Tahun 2018, Tender adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. Sedangkan di luar proyek pemerintahan, tender bisa diartikan sebagai tawaran resmi dan terstruktur untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang dan jasa yang diberikan oleh perusahaan swasta besar kepada perusahaan-perusahaan lain. Dalam sektor pemerintahan, tender resmi diatur secara rinci oleh Peraturan Presiden (Perpres) dan peraturan turunannya untuk memastikan bahwa proyek yang menggunakan dana negara dilakukan dengan bebas, adil, serta terlepas dari suap atau nepotisme.

• Baca juga: Cara membuat bisnis plan

Proses seleksi dalam tender dilaksanakan dengan mengundang vendor (penjual atau penyedia) untuk mempresentasikan harga dan kualitas barang/jasa yang dibutuhkan dengan sistem konvensional ataupun dengan sistem online. Harga terbaik (ingat, bukan harga terendah!) dan kualitas yang terbaiklah, nantinya yang akan menjadi pemenang.

• Baca juga: Cara menolak tawaran kerja

Tahapan Proses Tender

Panitia pengadaan adalah panitia lelang atau panitia pemilihan langsung atau panitia penunjukan langsung yang ditugasi untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa oleh kepala kantor/ satuan kerja/ pemimpin proyek/ bagian proyek yang disamakan.

Berikut ini adalah tahapan umum dalam tender yang mungkin perlu Anda ketahui:

1. Tahap Pertama, undangan untuk mengikuti tender. Umumnya, perusahaan atau vendor yang mendapat undangan tersebut adalah mereka yang sudah biasa mengikuti tender. Dalam beberapa kasus, bisa saja perusahaan mengundang pula perusahaan lain yang belum pernah mengikuti tender sebelumnya.
2. Tahap kedua, penjelasan tender. Pada tahap ini, seluruh peserta yang diundang diberi penjelasan secara terbuka tentang proyek yang ditenderkan, cara penilaian, serta persyaratan legal dan teknisnya. Untuk bisa masuk ke tahap berikutnya, perusahaan yang baru diundang harus bisa memenuhi syarat legalnya, antara lain kopi akte notaris, NPWP, laporan pajak, laporan keuangan 3 tahun terakhir, dan sebagainya.
3. Tahap ketiga adalah pengajuan proposal teknis. Untuk proyek yang dianggap kecil nilainya, perusahaan biasanya tidak mengisyaratkan biaya tender. Tetapi untuk proyek yang dianggap besar biasanya ada biaya tender yang bisa dicairkan jika proses tender selesai.
4. Tahap Keempat, undangan presentasi proposal. Perusahaan akan memilih dari sekian banyak yang memasukkan, mana yang akan dipanggil untuk presentasi berdasarkan penilaian proposal teknis.
5. Tahap kelima, presentasi proposal. Masing-masing perusahaan atau vendor diberi kesempatan untuk melakukan presentasi di hadapan tim penilai. Pada tahap ini biasanya peserta tender sudah diwajibkan memberikan bank garansi (yang bisa diterbitkan oleh bank atau asuransi). Bank garansi ini boleh juga disebut sebagai perjanjian. Isinya adalah garansi kalau proyek tidak bisa diselesaikan maka uang yang ditaruh di bank garansi akan menjadi hak milik pemberi tender dan tidak bisa dicairkan oleh vendor.
6. Tahap keenam adalah pengumuman hasil presentasi. Pada tahap ini diumumkan hasil presentasi masing-masing perusahaan. Yang lolos tahap ini akan diundang dalam tahap berikutnya, yakni auction dengan memasukkan harga.
7. Tahap terakhir, auction. Inilah kesempatan perusahaan pemberi tender untuk mencari pemenang dengan solusi paling bagus dengan harga paling bagus. Pemenang auction inilah yang secara resmi ditunjuk sebagai pemenang tender. Pada tahap ini baru muncul agreement untuk pelaksanaan proyek, yang terdiri dari beberapa hal. Biasanya soal garansi, pernyataan bahwa harganya normal, dan persyaratan sejenisnya.

• Baca juga: Cara menilai orang saat interview

Cara Menjadi Peserta Tender

Menjadi peserta tender memiliki syarat dan ketentuan yang berlaku hal ini guna memperlancar proses filterisasi oleh badan pengawas tender. Berikut ini uraiannya:

1. Perhatikan kualifikasi persyaratan yang dibutuhkan dan peraturan perusahaan yang menawarkan tender.
2. Riset hal apa yang dapat membantu bisnis Anda bila tender tersebut berhasil dimenangkan.
3. Pastikan modal cukup untuk menjalankan pekerjaan yang diminta oleh pemberi tender.
4. Periksa kesiapan seluruh sumber daya baik itu peralatan, sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.
5. Yakin bahwa tender tersebut dapat meningkatkan profit pada usaha Anda.

• Baca juga: Persiapan persentasi bisnis

Setelah Anda memahami tujuan dari mengikuti tender maka saatnya untuk mempersiapkan hal-hal yang dapat memenangi tender diantaranya:

1. Kelegalan perusahaan dibuktikan dengan Akta Perusahaan, Tanda wp-signup.php Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
2. Mencari Informasi pengadaan yang tersedia di media massa atau pada portal e-procurement milik pemerintah daerah, atau datang ke lembaga/instansi yang bersangkutan seperti Eproc.
3. Apakah proposal penawaran dengan harga yang sesuai dengan memperhatikan garansi, layanan purna jual dan item-item pekerjaan yang diminta? Periksa dokumen lelang/tender untuk mengetahui metode penilaian dokumen yang akan dilakukan oleh Panitia Pelelangan.
4. Telitilah dalam pengisian dokumen penawaran. Perhatikan instruksi yang diberikan. Jangan merubah setiap deskripsi dalam dokumen tersebut.
5. Hindarilah upaya mengintimidasi peserta tender lainnya. Saling menghormati dan berlaku sopan akan lebih banyak menimbulkan simpati.
6. Jika Anda telah memenangi tender tersebut, berikan barang dan jasa yang sesuai dengan kualitas, type, jenis, jumlah sesuai dengan dokumen penawaran yang telah Anda buat.

• Baca juga: Jurusan yang cocok jadi CEO

Jika hal-hal tersebut telah dipahami maka menwp-signup.phpkan diri akan menjadi peserta lelang akan menjadi lebih mudah.