Petty cash adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk membayar pengeluaran kecil, tetapi rutin dan jumlahnya relatif kecil. Setiap perusahaan tentu memiliki kas tersendiri yang mengatur aliran dana tersebut. Sebagai pemilik bisnis, kamu pasti memiliki dana persediaan untuk mengatur berbagai pengeluaran dalam jumlah kecil. Meskipun jumlahnya relatif kecil, dana petty cash rutin dikeluarkan. Misalnya saja untuk membayar perlengkapan kantor kecil, ongkos kirim, bunga, ongkos taksi, dan pembelian kecil lainnya.
Baca Juga | Memahami Perbedaan Pengertian Dalam Arus Kas Masuk Dan Keluar
Seluruh aktivitas pengeluaran dalam jumlah minim akan dibayarkan melalui sistem petty cash. Tiap kendali bisnis memiliki dana petty cash beserta cara pengelolaannya sendiri. Semuanya terbentuk agar memiliki aliran dana yang terkelola dengan baik. Sehingga, pengeluaran dalam jumlah besar dan kecil terdapat laporannya masing-masing. Pasalnya, pengeluaran dalam jumlah kecil cenderung lebih rutin dan boros, terutama terkait akomodasi dan operasional perusahaan. Kamu pun perlu mengendalikan laju dana kecil dengan pengelolaan petty cash secara optimal.
Baca Juga | Apa Itu COD (Cash On Delivery): Pengertian, Cara Kerja, Dan Keunggulannya
Tujuan Petty Cash
- Menangani masalah pembiayaan terkait perlengkapan atau perbekalan yang biasanya relatif kecil dan rutin di dalam perusahaan.
- Menciptakan cara bayar yang lebih ekonomis pada pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
- Memudahkan karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal, termasuk pada relasi pimpinan perusahaan.
- Meminimalkan terjadinya kesalahan alokasi pembayaran. Jadi, transaksi kecil dan besar tidak akan tertukar karena terdapat di dalam pembukuan yang berbeda.
- Mempercepat penentuan kebijakan karena masalah mendadak.
- Memudahkan pimpinan perusahaan dalam menggunakan dana mendadak atau tidak terencana sebelumnya.
Baca Juga | Memahami Konsep Time Value Of Money
Metode Petty Cash
1. Metode Tetap
Ilustrasi Dana Keuangan Tetap (pexels)
Pengelolaan kas kecil yang pertama adalah metode tetap (Imprest Fund System). Metode ini merupakan metode pembukuan di mana jumlah atau nominal kas kecilnya selalu sama. Kamu bisa memasukkan jumlah dana kecil secara tetap dalam saldo perusahaan. Karena jumlah dana yang dikeluarkan dengan dana yang dimasukkan sama. Sehingga, saldo kas di dalam petty cash jumlahnya selalu tetap. Umumnya seluruh transaksi pengeluaran tidak langsung dicatat dalam laporan. Namun, hanya sekadar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya saja.
Baca Juga | Laporan Posisi Keuangan: Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Contohnya
2. Metode Berubah-ubah (Fluktuasi)
Ilustrasi Metode Petty Cash Berubah (pexels)
Selanjutnya, ada metode berubah-ubah atau disebut dengan Fluctuating Fund System. Sesuai dengan namanya, metode pengelolaan kas kecil ini adalah suatu metode pengisian dan pengendalian petty cash di mana jumlah atau nominalnya selalu berubah. Umumnya, perubahan jumlah dananya bergantung pada kebutuhan perusahaan, namun tetap sesuai dengan petty cash atau pengeluaran skala kecil. Metode fluktuasi terjadi karena adanya ketimpangan antara pengeluaran dengan pemasukan. Dalam hal ini, uang yang dikeluarkan tidak sama dengan dana yang didepositkan. Dana yang keluar bisa saja lebih besar dari saldo, atau sebaliknya. Sehingga, menyebabkan aliran dana petty cash cenderung berubah-ubah.
Baca Juga | Transaksi: Pengertian, Sistem, Jenis, Pelaku, Dan Bukti Transaksi
Dokumen Petty Cash
1. Bukti Pengeluaran
Dokumen ini berguna untuk mempertanggungjawabkan penggunaan dana kas kecil walau nominalnya sekecil apa pun. Dokumen ini dapat dijadikan sebagai bukti konkret mengenai pengeluaran apa saja yang telah dilakukan serta penggunaannya. Beberapa contoh bukti pengeluaran adalah nota yang menjadi bukti sebuah transaksi. Seluruh aktivitas pengeluaran harus memiliki bukti nyata agar bisa ditindaklanjuti di kemudian hari.
Baca Juga | Dijamin OJK, 7 Aplikasi Dompet Digital Teraman
2. Cek
Dokumen ini umumnya dipakai agar pihak bank bersedia membayar sejumlah dana pada individu atau badan yang membawanya. Cek merupakan alat pembayaran perusahaan yang dilakukan melalui jasa bank karena pembayaran tunai dianggap tidak efisien sekarang ini. Kamu pun bisa menggunakan metode cek dalam pencairan dana petty cash. Namun, seluruh dananya tetap dikeluarkan sesuai kebutuhan perusahaan saja dan tentunya bukan nominal yang relatif besar.
Baca Juga | Apa Itu E-Money? Pengertian, Cara Kerja, Jenis, Kelebihan dan Kekurangan
3. Permintaan Pengeluaran dari Kas Kecil
Permintaan pengeluaran dari kas kecil juga menjadi dokumen yang wajib tersedia pada penggunaan kas keuangan tersebut. Saat jumlah dana yang tersedia di dalam kas sudah tak lagi mencukupi untuk memenuhi kebutuhan, tentu dapat dilakukan pengajuan. Dokumen pengajuan permintaan sangat penting kamu lampirkan. Dokumen tersebut perlu diisi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan dan memang rasional. Lalu, kamu hanya tinggal menunggu keputusan pihak atasan untuk menyetujui pengeluaran dana atau tidak.
Nah, itu dia penjelasan mengenai petty cash. Kamu bisa memahami istilah petty cash sebagai sistem pengeluaran dana dalam jumlah kecil. Tentu saja setiap perusahaan atau aktivitas bisnis tertentu memiliki sistem ini. Kamu bisa menerapkannya pada bisnis yang sedang digeluti, ya. Tujuannya agar semua aliran dananya tercatat dan terkoordinir dengan baik.
Baca Juga | Wajib Tahu! Inilah Kelebihan Dan Kekurangan Kartu Kredit
Leave a Reply