Safety Stock: Pengertian, Manfaat, dan Cara Menghitung

Bagi para penjual atau pebisnis pasti tidak asing dengan safety stock. Mungkin sebagai masyarakat awam, masih belum mengenal apa itu safety stock karena belum familiar dan jarang digunakan dalam keseharian.

Safety stock atau persediaan cadangan adalah persediaan ekstra yang harus dimiliki pengecer untuk mencegah kehabisan stok jika terjadi masalah dalam rantai pasokan atau saat terjadi peningkatan permintaan.

Tanpa safety stock, pelangganmu mungkin akan kecewa karena barang yang mereka inginkan tidak tersedia. Namun disisi lain, jika terlalu banyak persediaan cadangan, kamu akan menghadapi risiko kedaluwarsa, dead stock, dan biaya penyimpanan yang tinggi.

Jadi, pastikan kamu memiliki jumlah safety stock yang cukup untuk menghindari salah satu dari dua kemungkinan di atas. Kamu dapat mengetahuinya dengan data yang akurat dan formula persediaan cadangan yang tepat.

Pada artikel ini kita akan membahas apa itu safety stock, manfaat, cara menghitung, dan contoh kasus dalam menghitung safety stock yang akan berguna bagi manajemen persediaan dibisnismu.

Baca juga:  Dead Stock: Pengertian, Penyebab, Dampak Dan Cara Mengatasinya

Apa Itu Safety stock?

Safety stock (Sumber: freepik.com)

Safety stock atau dalam bahasa Indonesia disebut persediaan cadangan adalah persediaan ekstra yang disimpan sebagai pengaman terhadap fluktuasi permintaan dan ketidakpastian rantai pasokan.

Penting bagi bisnis untuk menyimpan sejumlah persediaan cadangan untuk mengurangi risiko kehabisan stok disaat permintaan sedang tinggi. Persediaan cadangan adalah praktik terbaik untuk manajemen persediaan dalam bisnis, apapun yang berhubungan dengan inventori, mulai dari bahan mentah, manufaktur, dan barang konsumsi.

Perbedaan Safety Stock dengan Reorder Point

Safety stock hampir sama dengan reorder point, perbedaannya hanya terletak pada pelaksanaan. Safety stock dilaksanakan ketika permintaan melonjak melampaui proyeksi, sementara reorder point ditentukan sebelumnya untuk produk yang memerlukan pemesanan ulang.

Safety stock dan reorder point dapat digunakan sebagai strategi untuk menghindari kehabisan stok dan memenuhi tingkat permintaan. Jika dilakukan dengan benar, taktik ini akan meningkatkan efisiensi manajemen rantai pasokan dan mengurangi biaya persediaan.

Manfaat Safety Stock dalam Manajemen Persediaan

1. Mendapatkan Keuntungan

safety stock dapat menjadi langkah untuk mendapat keuntungan. Alasannya adalah ketika dalam masa konsumen sedang mencari barang yang semua toko disekelilingnya tidak menjual kecuali kamu, maka toko kamu akan dibanjiri pembeli.

2. Mengantisipasi Fluktuasi Permintaan

Beberapa pelaku usaha berpendapat bahwa safety stock di dalam perusahaan dagang merupakan sejumlah persediaan barang dengan permintaan awalnya, yang berada diperkiraan total permintaan barang pada waktu yang akan datang.

Jadi, bisa dipastikan bahwa safety stock dapat memiliki pengaruh yang besar terhadap persediaan barang yang membutuhkan jangka waktu tertentu sebelum akhirnya tiba. Selain itu, sistem ini juga akan berguna untuk mencegah terjadinya kekurangan persediaan saat pasar sedang tidak stabil.

Dengan melihat fakta tersebut, tidak mengherankan jika salah satu manfaat dari metode ini adalah untuk mengantisipasi terjadinya fluktuasi permintaan, yang jika terus diabaikan dapat merugikan pihak perusahaan yang bersangkutan itu sendiri.

3. Memudahkan Jadwal Produksi

Sebagian besar pelaku usaha tentunya tahu bahwa metode safety stock itu sendiri sebenarnya memiliki tujuan lain, yaitu untuk memudahkan jadwal produksi yang berlangsung di dalam perusahaannya.

Dengan adanya metode yang sangat menguntungkan seperti ini, para pelaku usaha dapat meminimalisir terjadinya kecurangan persediaan pada suatu produk dagang di dalam perusahaannya. Bahkan, safety stock ini nantinya juga bisa digunakan untuk menghitung kuantitas produk tertentu.

Oleh karena itu, semua pelaku usaha yang menggunakan sistem ini di dalam bisnisnya, perlu melakukan perhitungan khusus untuk memenuhi permintaan konsumen yang sesuai dan tepat.

4. Mengantisipasi Terjadinya Perubahan Kondisi Pasar

Istilah safety stock terkait persediaan barang juga memiliki manfaat lain, yaitu untuk mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi pasar dibeberapa waktu tertentu.

Pada dasarnya, kondisi pasar akan memengaruhi hukum persediaan dan permintaan yang terkait di dalam suatu perusahaan dagang tertentu. Maka dari itu, tak jarang dari beberapa perusahaan dagang di Indonesia yang menerapkan sistem ini untuk mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi pasar.

Umumnya, pelaku usaha akan menerapkan sistem ini ketika kondisi pasar sedang berada di tingkat yang dinamis. Mengapa demikian? Karena perusahaan berencana untuk mengambil keuntungan yang lebih banyak, dengan memanfaatkan kesempatan yang ada tersebut.

5. Menentukan Inventory dengan Tepat

Perlu diketahui bahwa ketika inventory berada di tingkat yang terlalu besar, maka hal ini dapat menjadikan perputaran uang berhenti dalam modal dagang. Ketika hal ini terjadi, maka perusahaan tidak akan mengalami kerugian yang cukup besar.

Sementara itu, salah satu cara yang bisa dilakukan untuk menentukan inventory yang tepat di dalam perusahaan dagang itu sendiri adalah dengan menerapkan sistem safety stock. Nantinya, sistem ini dapat membantu kamu dalam menentukan inventory dengan baik dan benar.

Membahas tentang jumlah inventory dalam suatu bisnis, ketika inventory di dalam suatu perusahaan berjumlah terlalu kecil, maka hal ini dapat membuat perusahaan mengalami kondisi stock out. Nantinya, ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan terjadinya stock out, antara lain:

• Fluktuasi demand
• Forecast tidak akurat
• Lead time yang terlalu beragam

Ketiga hal di atas dapat memengaruhi terjadinya kondisi stock out di dalam perusahaan tertentu, sehingga kamu perlu mengantisipasinya dengan menerapkan sistem safety stock yang sangat bermanfaat seperti ini.

6. Memberikan Fleksibilitas yang Lebih Tinggi

Manfaat lain dari istilah safety stock terkait persediaan barang perusahaan adalah untuk memberikan fleksibilitas yang lebih tinggi ke dalam perusahaan yang bersangkutan. Tentu ini dapat menjadi keuntungan terbesar bagi suatu perusahaan dagang.

Pada dasarnya, metode safety stock seperti ini dapat memberikan fleksibilitas yang lebih tinggi untuk memesan produk dalam jumlah yang lebih banyak pada saat perusahaan telah membuat kesalahan mengenai perkiraan permintaan.

Selain itu, dengan adanya sistem yang sangat bermanfaat seperti ini juga jadi bisa mencegah terjadinya kehabisan stok yang dapat merugikan perusahaan kamu sendiri. Dengan begitu, bisa dipastikan bahwa safety stock dapat melindungi kamu dari kejadian-kejadian yang tidak terduga.

7. Meningkatkan Jumlah Pelanggan

Masih ada beberapa orang yang belum tahu bahwa metode safety stock seperti ini dapat meningkatkan jumlah pelanggan secara lebih banyak lagi. Hal ini terjadi bukan tanpa alasan mengingat dengan adanya metode ini pelanggan dapat lebih mudah untuk merasa puas dengan pelayanan kamu.

Pada dasarnya, istilah safety stock terkait persediaan barang dapat berguna untuk menjadikan pelanggan merasa lebih senang dan menjaga konversi hilang yang disebabkan oleh terjadinya kehabisan stok barang tertentu.

Jika dijelaskan secara lebih panjang lagi, maka dampak yang paling substansial dari hal ini sendiri adalah terletak pada tingkat kepuasan pelanggan dalam bisnis tersebut. Maka dari itu, jika kamu ingin menjaga hubungan dengan pelanggan setiamu, terapkan sistem ini ke dalam bisnis.

Baca juga:  Stock Opname: Pengertian, Tujuan, Manfaat, Dan Cara Melakukannya

Cara dan Contoh Dalam Menghitung Safety stock

1. Rumus Safety Stock Dasar

Opsi paling sederhana adalah mengadopsi formula persediaan cadangan yang banyak digunakan, yaitu:

Safety stock = (penjualan maksimal harian x lead time maksimum) – (penjualan harian rata-rata x lead time rata-rata)

Berikut adalah variabel yang masuk ke rumus ini:

• Penjualan maksimal harian: jumlah maksimum unit yang terjual dalam satu hari
• Lead time maksimum: waktu terlama yang dibutuhkan pemasok untuk mengirim persediaan
• Penjualan harian rata-rata: jumlah rata-rata unit yang terjual dalam satu hari
• Lead time average: waktu rata-rata yang dibutuhkan pemasok untuk mengirim persediaan

Rumus ini adalah titik awal yang bagus. Namun, perlu diingat bahwa rumus ini berfungsi untuk skenario rata-rata, tetapi tidak untuk perubahan permintaan musiman yang berfluktuasi untuk waktu tertentu.

2. Persediaan Cadangan Tetap

Persediaan cadangan tetap adalah jumlah unit yang telah ditentukan sebelumnya yang kamu simpan sebagai stok cadangan untuk setiap item. Pengecer menggunakan nilai penjualan mereka dari beberapa bulan terakhir untuk menentukan jumlah tetap persediaan cadangan untuk bisa disimpan.

Meskipun tidak ada formula khusus untuk persediaan cadangan tetap, kamu dapat menghitungnya dengan cara ini:

Persediaan cadangan tetap = jumlah hari x penjualan harian rata-rata ATAU penjualan harian maksimum

Misalnya, kamu dapat memutuskan untuk menyimpan persediaan cadangan senilai dua minggu untuk suatu barang. Penjualan harian rata-ratanya adalah 10 dan penjualan harian maksimumnya adalah 17. Persediaan cadangan tetap kamu untuk produk ini adalah antara 140 dan 238.

Persediaan cadangan tetap didasarkan pada asumsi terbaik kamu, dan tidak memperhitungkan waktu tunggu pemasok atau fluktuasi permintaan.

Cara ini bekerja paling baik diterapkan pada toko-toko dengan permintaan yang konsisten dan pada bisnis yang hanya memiliki sedikit gangguan pada rantai pasokan mereka.

3. Rumus Heizer dan Render

Jika ada variasi yang signifikan dalam jadwal pemasok, formula Heizer dan Render adalah cara yang tepat.

Rumusnya adalah sebagai berikut:

Persediaan cadangan = skor Z x standar deviasi dalam lead time (σLT)

Dalam manajemen inventaris, skor Z adalah faktor layanan yang diinginkan—jumlah standar deviasi di atas rata-rata permintaan yang diperlukan untuk melindungi dari kehabisan stok.

Hal yang perlu diperhatikan:

• Semakin rendah skor Z, semakin tinggi kemungkinan kehabisan stok. Produk dengan nilai terbesar untuk tokomu membutuhkan skor Z yang lebih tinggi.
• Skor Z 1,65, atau sama dengan 95%, berarti kemungkinan kamu tidak akan kehabisan stok dan dianggap memiliki stok yang memadai untuk pemenuhan pemesanan
• Standar deviasi dalam lead time (σLT) adalah frekuensi dan derajat dengan rata-rata lead time pemasok kamu berbeda dari lead time yang sebenarnya.

Rumus Heizer dan Render sangat ideal ketika lead time pemasok kamu bervariasi, tetapi tidak memperhitungkan perubahan dalam permintaan pelanggan.

4. Perhitungan Berbasis Waktu

Perhitungan berbasis waktu memungkinkan kamu menghitung tingkat persediaan cadangan selama periode waktu tertentu berdasarkan perkiraan permintaan di masa mendatang.

Kamu memerlukan dua parameter untuk penghitungan berbasis waktu:

• Data sebelumnya untuk permintaan dan penjualan produk, termasuk unit yang terjual dan produk yang stoknya sedikit atau habis. Jika kamu menggunakan software akuntansi atau aplikasi POS, kamu bisa mengambil data ini dengan mudah.
• Perkiraan permintaan untuk masa mendatang. Kamu dapat menggunakan metode perkiraan permintaan yang berbeda, seperti proyeksi tren, teknik barometrik, dan riset pasar, untuk memprediksi permintaan di masa mendatang.

Pendekatan ini berguna untuk toko dengan permintaan pelanggan yang stabil dan penawaran produk yang konsisten. Tentunya cara ini tidak memperhitungkan kejadian tak terduga yang mungkin mengganggu bisnismu.

Baca juga: Apa Itu Common Stock?

5. Metode Greasley

Rumus safety stock dengan metode Greasley didasarkan pada waktu tunggu atau lead time pemasok kamu dan fluktuasi permintaan produk:

Persediaan cadangan = skor Z x standar deviasi dalam lead time (σLT) x permintaan rata-rata (Davg)

Metode Greasley menambahkan faktor permintaan rata-rata ke rumus Heizer dan Render yang disebutkan sebelumnya.

Permintaan akan suatu produk dapat berubah secara musiman (misalnya, perlengkapan sekolah berdasarkan awal dan akhir tahun ajaran) atau jangka panjang tertentu  (misalnya, perlengkapan kebugaran di rumah berdasarkan semakin populernya gaya hidup sehat akibat pandemi). Rumus Greasley menekankan dampak dari perubahan permintaan tersebut.

6. Persediaan Cadangan Dengan EOQ (Economic Order Quantity)

Economic order quantity (EOQ) adalah persediaan produk ideal yang harus kamu beli untuk meminimalisir biaya persediaan, termasuk biaya penyimpanan, kekurangan, dan pesanan. Kamu dapat menggunakannya sebagai referensi untuk persediaan cadanganmu.

Berikut ini adalah Rumus EOQ:

EOQ = akar kuadrat dari (2 x biaya pemesanan per pesanan x tingkat permintaan)/ biaya penyimpanan

Misalnya, jika kamu menjual 1.000 unit produk tertentu per tahun, biaya tetap untuk memesan adalah 5.000, dan kamu dikenakan biaya 4.000 untuk menyimpan inventaris ini, maka EOQ kamu adalah 50.

Nah, itulah penjelasan tentang safety stock. Terdapat manfaat yang didapatkan apabila melakukan safety stock. Namun, sebelum melakukan hal tersebut kamu harus menghitung dengan akurat sesuai dengan rumus yang sudah dijelaskan di atas agar tidak terjadi dead stock.

Untuk meningkatkan kemampuanmu dalam optimalisasi stok barang, kamu dapat menggunakan aplikasi Inventory. Penasaran? Langsung saja klik link di bawah ini!

Complete App Use Flutter, PHP, MySQL: Inventory App

Semoga bermanfaat.