Pentingnya Kemampuan Menulis bagi Praktisi PR (Public Relation)

Untuk menunjang perancangan program kerja dan strategi, kemampuan menulis akan sangat berguna. Sayangnya, kemampuan menulis rata-rata praktisi PR (Public Relation) masih kurang baik. Rendahnya kemampuan menulis salah satunya disebabkan oleh latar belakang. Banyak praktisi yang memiliki latar belakang pendidikan manajemen, pemasaran dan akuntansi. Yang kebanyakan dari mereka kurang mengutamakan menulis sebagai kompetensi. 

Oleh karena itu, penyampaian pesan tertulis tidak optimal dan terkadang diserahkan pada pihak luar yang tidak memahami organisasi. Berdasarkan sumber buku Public Relations (2016). Berikut adalah penjelasan mengenai pentingnya bagi para praktisi PR untuk memiliki kemampuan menulis yang handal. Simak dibawah ini, ya!

Baca Juga : Definisi, Bentuk dan Manfaat CSR (Corporate Social Responsibility)

Pentingnya Kemampuan Menulis bagi Praktisi PR

Konsultan PR senior Indonesia, Wicaksono Noeradi. Dalam acara Musyawarah Besar Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (Perhumas Indonesia) di Yogyakarta pada akhir 2004. Beliau menyatakan bahwa 70% aktivitas PR adalah menulis (Iriantara, 2006). Praktisi harus menguasai teknik dan kemampuan menulis serta mengetahui bentuk-bentuk naskah yang sangat membantu. Misalnya, menulis feature untuk media publikasi internal, menyusun newsletter, membuat laporan kemajuan perusahaan dan sebagainya.

Baca Juga | 8 Syarat dalam Menulis Judul Berita, Calon Jurnalis Wajib Tahu!

Public Relation Writing

Pengertian public relation writing adalah menghasilkan naskah untuk kepentingan pencitraan positif dan popularitas organisasi. Penulisan naskah PR dapat dibagi menjadi 2 bagian:

• Berkaitan dengan media atau press relations. Seperti naskah press release, advertorial dan press conference.
• Berkaitan dengan media promosi, informasi dan komunikasi organisasi. Misalnya, untuk dipublikasikan lewat newsletter, in house magazine atau komponen magazine, naskah laporan tahunan (annual report). Serta company profile, leaflet, booklet, brosur dan sebagainya.

Bentuk paling populer dalam PR writing adalah siaran pers dan artikel (Iriantara, 2006: 18). Terdapat 2 pokok penting dari PR writing, yakni pemahaman konsep komunikasi dan kreativitas. Pemahaman atas konsep komunikasi berkaitan dengan menyusun langkah-langkah yang diperlukan. Tujuannya supaya tulisan dapat mencapai tujuan secara efektif, yakni dengan cara sebagai berikut:

Baca Juga : Memahami Peran Public Relation dalam Penanganan Konflik dan Krisis Organisasi

1. Memperhatikan Kelayakan Berita

Praktisi PR harus mempertimbangkan faktor kelayakan berita (news worthiness) untuk menulis berita. Kelayakan berita menjadi standar timing “melempar” isu atau kegiatan tertentu kepada publik. Secara umum, unsur kelayakan berita dapat dicermati sebagai berikut:

a. Timeliness

Kebenaran informasi merupakan hal penting bagi media. Ketika gempa dengan kekuatan 5,7 skala richter terjadi di Yogyakarta tahun 2006. Masyarakat dibuat gelisah dengan adanya isu gelombang Tsunami. Dalam situasi seperti itu, masyarakat membutuhkan informasi secara cepat. Informasi tersebut mencakup jumlah korban meninggal dan kondisi pasca gempa. Sebuah informasi, jika perlu, harus secepat mungkin disampaikan kepada masyarakat. Dalam situasi tersebut, editor media tidak akan tertarik dengan press release yang sudah lewat harinya dengan peristiwa yang sedang diinformasikan.

Baca Juga | Menerangkan Waktu dengan AM dan PM, Apa Perbedaannya?

b. Proximity

Peristiwa yang dekat dengan masyarakat menarik bagi media. Perilaku membaca dipengaruhi oleh seberapa dekat peristiwa tersebut dengan kehidupan pembaca. Semakin dekat, semakin memiliki daya tarik. Kedekatan dapat dilihat dari aspek geografis maupun psikologis.

c. Eminence dan Prominence

Beberapa peristiwa baik diinformasikan karena ada orang terkenal yang terlibat. Dalam jurnalistik dikenal ungkapan name make news. Sebagai contoh, ketika Presiden Jokowi yang mantu anak pertamanya menjadi incaran jurnalis. Sebagai anak presiden, nama Gibran Rakabuming dianggap memiliki nilai berita yang tinggi.

Baca Juga | Tertarik Berbisnis Snack Street Food Kekinian? Buka Franchise Ayam Shihlin Aja!

d. Consequence dan Impact

Peristiwa yang mempengaruhi aktivitas masyarakat akan lebih mendapatkan perhatian media. Disini, praktisi PR harus dapat menjelaskan dampak kebijakan organisasi dengan baik. Tanpa menonjolkan sisi negatif. Kasus dirumahkannya lebih dari 6.000 karyawan PT Dirgantara Indonesia memiliki dampak yang luas. Kegelisahan dan kekhawatiran yang berkembang di kalangan karyawan harus direspons dengan tanggung jawab. Langkah-langkah yang ditempuh harus menguntungkan berbagai pihak dan hal itu perlu diinformasikan kepada publik organisasi.

e. Human interest

Terkadang, publik lebih suka menonton atau membaca fakta dari media atau para praktisi PR. Oleh sebab itu, ketertarikan publik dapat menjadi keuntungan tersendiri bagi pelaku berita. Bahkan misalnya untuk berita buruk. Misalnya, pengambilan gambar oleh jurnalis stasiun televisi tentang kecelakaan pesawat Air Asia. Dalam bingkai yang lebih luas, Air Asia sedang mengalami krisis. Namun, sorot kamera televisi menjadi media promosi terselubung. Contohnya, secara tidak langsung siaran televisi memperlihatkan profesionalitas awak kabin yang bertanggung jawab terhadap tugasnya.

f. Management Interest

Tekanan dari pemilik modal, direksi, dan kelompok sosial tertentu terkadang menyulitkan. Praktisi PR dituntut untuk mendahulukan kepentingan mereka. Sebagai konsekuensinya berita atau artikel yang diterbitkan cenderung bias. Dalam konteks PR, sangat mungkin para praktisi cenderung mengikuti perspektif pimpinan. Tidak jarang, kekhawatiran salah menulis mengakibatkan berita atau artikel diedit oleh pimpinan. Tanpa memberi kewenangan kepada praktisi PR untuk mengembangkan idenya sendiri.

Baca Juga | Mengenal 5 Jenis dan Kelompok Stakeholder di dalam Perusahaan

2. Prinsip Penulisan

Para praktisi PR perlu memahami prinsip penulisan. Robert Gunning mantan konsultan The Wall Street Journal dan kantor berita United Press International. Mengembangkan the ten principles of clear writing. Sepuluh prinsip tersebut serupa dengan yang dikemukakan Rudolf Flesch dalam bukunya The Art of Readable Writing. Menurut Flesch, jika seseorang mampu menulis sebaik berbicara, maka ia akan menjadi penulis yang baik. Artinya, gunakan kata-kata yang sederhana. Berikut penjelasan sepuluh prinsip penulisan menurut Robert Gunning:

a. Gunakan kalimat yang singkat

Menurut Gunning, saat ini sulit menemukan penulis yang mampu mengekspresikan idenya lebih dari 20 kata per kalimat. Dan berharap tulisannya akan dimuat. Artinya, jumlah kata dalam kalimat harus rata-rata. Hindari kalimat yang terlalu panjang dan berbelit-belit. Variasi panjang-pendek kalimat digunakan untuk menjaga cerita tetap mengalir.

Baca Juga | Cara Mudah Menulis Cerpen Untuk Pemula

b. Menyenangi yang sederhana daripada yang kompleks

Penulis yang berhasil lebih menyenangi bentuk tulisan yang sederhana. Variasi dilakukan dengan cara mengubah kalimat kompleks menjadi lebih sederhana. Terkadang, praktisi PR terjebak menulis kalimat panjang. Meskipun ide dapat disampaikan menggunakan kalimat sederhana.

c. Menggunakan kata-kata familiar

Hindari penggunaan kata-kata atau istilah yang tidak dipahami pembaca. Cara melatihnya adalah dengan memperhatikan karya penulis lain. Kata-kata yang disingkat dan mudah yang sudah biasa dibaca dan didengar oleh pembaca. Maka akan lebih berhasil dalam proses penyampaian pesan.

Baca Juga | Sejarah Perkembangan Bahasa Indonesia Sepanjang Masa Kemerdekaan

d. Menghindari kata-kata yang tidak perlu

Cobalah hindari penggunaan kata secara berlebihan. Penggunaan kata-kata seperti ini akan melelahkan pembaca dan mengumpulkan perhatian mereka.

Baca Juga | Bahaya Keyword Stuffing Dalam SEO dan Cara Menghindarinya

e. Tuangkan aksi dalam kata kerja

Penggunaan kata kerja aktif memberikan kesan dinamika daripada kata kerja pasif. Kata kerja aktif juga lebih langsung dan memberikan kesan kuat dan penuh tenaga.

f. Menulis sebagaimana anda berbicara

Praktisi harus menghindari penggunaan bahasa formal, khususnya dalam lead. Penulisan juga harus spesifik yang kemudian dituangkan dalam paragraf lead.

g. Gunakan istilah yang dapat dipahami pembaca

Umumnya praktisi yang sudah lama bekerja dalam perusahaan akan terbiasa dengan istilah yang berlaku dalam perusahaan. Tetapi pembaca belum tentu mengerti. Oleh karena itu, hindari penggunaan kata atau istilah yang sulit dipahami pembaca.

Baca Juga | Daftar Kumpulan Kata Slang Bahasa Inggris yang Populer digunakan!

h. Menyatukan dengan pengalaman pembaca

Kalimat yang ditulis terpisah dari konteks akan membuat makna menjadi mengambang. Sementara itu, penulis yang menyatu dengan pengalaman pembaca. Dapat membantu penulis untuk membangun konteks isu yang sedang ditulis.

i. Optimalkan penggunaan variasi

Setiap penulis, melalui bahasa yang digunakan mengeluarkan bagian dari semangat, perilaku, kemampuan dan bias dalam tulisan. Hal ini tidak dapat dihindari sekaligus menjadi sesuatu yang menyenangkan.

Baca Juga | Peran Praktisi Public Relation dalam Perusahaan

j. Menulis untuk mengekspresikan, bukan mengesankan

Berpikir sebelum menulis. Hanya sedikit orang yang mampu mengamati peristiwa dengan cepat, memahami maknanya. Kemudian duduk, lalu menulis. Berita atau artikel yang ditulis berupaya untuk menyampaikan fakta, bukan mengesankan pembaca.

Baca Juga | Fungsi Manajemen Public Relation, Beserta Penjelasannya

Nah, itu tadi penjelasan mengenai pentingnya kemampuan menulis bagi para praktisi PR, beserta langkah-langkah dalam menulis Public Relation Writing yang baik. Bagi kamu yang berminat untuk menjadi seorang profesional PR, kini Vocasia hadir dengan kursus online Public Relation Masterclass, lho. Kursus ini memberikan kamu akses full seumur hidup. Buruan tunggu apalagi?. Yuk, segera gabung kursus di Vocasia. Cek info selengkapnya disini, ya!