Apa Itu Purchase Order (PO)? Pengertian, Penerapan, Fungsi, dan Contohnya

PO atau Purchase Order adalah sebuah istilah yang sering didengar dalam dunia jual beli. Khususnya, ketika kamu melakukan jual beli online. Dalam pembuatan dokumen Purchase Order, pembeli harus menyertakan nomor pemesanan unik yang berguna untuk melacak pesanan tersebut dengan mudah.

Baca juga: 

• Account Payable: Pengertian, Peran, Dan Tugas Seorang Account Payable Staff

PO juga digunakan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Ketika sebuah Purchase Order telah dibuat, selanjutnya tanpa mengabaikan peran Purchase Order, pihak perusahaan yang membuat Purchase Order akan mengirimkannya kepada penjual barang tersebut guna mendapatkan persetujuan.

Nah, sebagai pemilik usaha, melakukan pendataan inventori dan pengadaan barang mungkin bukanlah pekerjaan yang kamu sukai, tetapi hal tersebut esensial bagi bisnis. Supaya proses pengadaan atau pembelian barang terkelola dengan baik, kamu memerlukan Purchase Order ini.

Sebelum membicarakannya lebih lanjut tentang penerapan, fungsi, dan contoh Purchase Order, sebaiknya kita membahas pengertian Purchase Order terlebih dahulu. Yuk, simak!

Baca juga: Pengertian Invoice Lengkap dengan Fungsi, Jenis, dan Perbedaannya dengan Nota

Pengertian Purchase Order (PO)

Pengertian Purchase Order (PO). Sumber: pixabay.com

Purchase Order (PO) dikenal juga dengan sebutan pesanan pembelian. Dikutip pada Harvard Business Review article, Purchase Order adalah sebuah dokumen yang dikirim oleh pembeli ke penjual yang berisikan apa saja produk atau layanan yang akan dipesan. Dokumen ini biasanya diterbitkan pada awal proses, ketika pembeli mulai memesan barang-barang yang dibutuhkan kepada penjual.

Baca juga

• 7 Cara Promosi Makanan Di WA Agar Cepat Dilirik Pembeli
• Simak Pengertian Afiliasi Pemasaran Dan Bagaimana Cara Kerjanya Untuk Menghasilkan Uang
• Iklan Niaga : Pengertian, Tujuan, Dan Contohnya

Dokumen PO memuat informasi tentang detail pesanan kebutuhan pembeli seperti jenis barang, kuantitas, harga, dan nomor atau tanggal. Semakin spesifik pesanan, maka semakin banyak juga rincian yang disertakan dan itu akan membuat kegiatan pemesanan pembelian lebih efektif.

Baca juga:

• Yuk, Simak Keuntungan Iklan Online!
• Promosi Penjualan: Pengertian, Tujuan, Dan Jenis

Mirip seperti invoice, pada dokumen atau surat Purchase Order harus mencantumkan komponen-komponen seperti di bawah ini:

• Nama produk atau barang yang dipesan (SKU)
• Kuantitas setiap produk atau barang yang dipesan
• Harga setiap unit produk atau barang yang dipesan
• Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan
• Jumlah barang yang dibeli
• Lokasi pengiriman
• Metode pengiriman
• Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
• Nomor dokumen pembelian
• Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran serta pengiriman
• Alamat tagihan
• Ketentuan pembayaran
• Informasi tambahan seperti nomor telepon dan email
• Kolom otorisasi

Baca juga: Faktur Pembelian: Pengertian, Komponen, Fungsi, dan Kegunaannya!

Langkah Penerapan Purchase Order (PO)

Langkah Penerapan Purchase Order (PO). Sumber: pexels.com

1. Langkah awal yang perlu dilakukan dalam membuat Purchase Order adalah dengan mencoba untuk memilih supplier terpercaya melalui berbagai iklan ataupun direktori perdagangan.
2. Ketika kamu telah mendapatkan supplier yang sesuai dengan harapan, langkah selanjutnya adalah membuat Purchase Order yang disesuaikan dengan kebutuhan.
3. Untuk mengedepankan peran Purchase Order, dalam hal ini kamu disarankan untuk senantiasa mencocokkan data jenis barang sekaligus jumlahnya yang telah tercantum dalam Purchase Order guna menghindari adanya kesalahan pemesanan.
4. Jangan lupa menyimpan Purchase Order untuk dijadikan sebagai referensi selanjutnya ketika kamu berencana untuk melakukan pembelian.
5. Untuk diperhatikan, dalam membuat Purchase Order, pastikan kamu tidak melupakan identitas perusahaan, detail barang yang dipesan, produsen yang dipilih, media penawaran iklan produk yang kamu beli, jenis pengiriman yang dilakukan serta nomor Purchase Order.

Baca juga:

• Mengenal Perencanaan Produksi Dan Tahapannya
• Jenis Usaha Online Yang Bisa Bikin Kamu Untung!
• Apa Itu Display Ads?

Fungsi Purchase Order (PO)

Fungsi Purchase Order (PO). Sumber: unsplash.com

Berikut ini adalah fungsi Purchase Order (PO), di antaranya yaitu.

• Sebagai bukti pemesanan barang dari pembeli, dan komitmen penjual sebagai penerima pesanan
• Menghindari kesalahan dalam jumlah pemesanan barang dan spesifikasi produk
• Mencegah adanya pesanan ganda
• Menghindari kesalahan harga pembelian barang sehingga pada saat penagihan dari penjual tidak ada perbedaan harga
• Mengingatkan penjual untuk melakukan penyediaan barang sesuai pesanan dan waktu yang dibutuhkan
• Membantu melacak pesanan yang masuk sehingga dapat menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman
• Sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi
• Membantu departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran sehingga akan lebih siap ketika harus membayar faktur saat jatuh tempo
• Membuktikan kepada auditor, bank (kreditur) dan lembaga perpajakan bahwa perusahaan kamu melakukan proses transaksi bisnis dengan cara yang benar

Baca juga:

• Cara Mudah Membuat Nota Penjualan, Dijamin Berhasil!
• Mengenal Apa Itu Produk Bundling
• Penjelasan Lengkap Mengenai Direct Marketing

Contoh Purchase Order (PO)

Kebanyakan usaha kecil mungkin memakai dokumen Punchase Order manual yang tertulis di atas kertas. Cara ini tentu sudah cukup baik dibandingkan melakukan pengadaan barang tanpa dokumen PO. Namun, pada akhirnya PO dalam format kertas kurang efisien. Dalam satu kali transaksi, ada cukup banyak dokumen, seperti PO, nota, faktur, dan lain-lain. Apabila kamu menyimpan semuanya dalam bentuk tumpukan kertas, risiko rusak dan hilang pasti besar sekali.

Belum lagi, kamu sudah pasti kesulitan mencari dokumen PO lama saat perlu mencocokkan barang. Untuk mengatasi hal tersebut, kamu dapat memilih Punchase Order digital yang terkoneksi dengan sistem dan disimpan di cloud. Selain lebih praktis dari sisi dokumentasi, PO digital juga lebih efektif untuk mempermudah operasional bisnis harian. Berikut ini adalah contoh Purchase Order.

Contoh Purchase Order (PO). Sumber: jurnal.id

Baca juga: Apa itu Kreditur? Ketahui Pengertian, Peran, Manfaat, Jenis, Dan Contohnya

Kesimpulan

Keberadaan Purchase Order sangatlah penting ketika sebuah perusahaan akan melakukan tindakan transaksi pembelian sebuah produk. Peran Purchase Order ini nantinya akan membantu dalam mendokumentasikan berbagai barang yang dipesan kepada supplier dengan detail. Dengan demikian, nantinya Purchase Order bisa dijadikan sebagai referensi untuk masa depan ketika kamu berkeinginan untuk mendapatkan barang tertentu.

Jadi, pastikan pembeli yang membuat Purchase Order selalu memperhatikan dengan baik guna menghindari berbagai kesalahan yang bisa berakibat fatal. Tidak mengherankan jika peran Purchase Order khususnya bagi perusahaan besar sangatlah penting dan tidak pernah terlewatkan sekalipun pada saat akan melakukan pemesanan barang kepada pihak supplier.