Setiap badan usaha maupun perusahaan, pastinya mempunyai tujuan yang berbeda. Tentunya membutuhkan banyak tenaga kerja untuk menunjang kegiatan yang dijalani. Dalam manajemen keuangan, dari perusahaan maupun badan usaha perlu dikelola dengan benar.
Oleh karena itu, sistem penggajian pegawai juga perlu dikelola dengan detail dan terperinci. Tentunya agar tidak ada kesalahan dalam melakukan perhitungan gaji pegawai. Untuk itu, setiap perusahaan maupun badan usaha perlu menggunakan payroll.
Payroll adalah metode penggajian suatu perusahaan yang digunakan secara rutin, baik mingguan maupun bulanan. Biasanya metode ini bekerja sama dengan bank yang bersangkutan dengan perusahaan tersebut. Payroll membantu mengelola segala macam administrasi yang berhubungan dengan penggajian pegawai, baik pihak negeri maupun swasta.
Baca Juga:
Nah, untuk lebih jelasnya Vocasia akan bahas mulai dari pengertian, manfaat, serta metode dalam payroll. Yuk, simak!
Apa itu Payroll
Ilustrasi Payroll (Pexels)
Payroll adalah sistem pembayaran gaji atau upah yang dibuat oleh perusahaan atau badan usaha untuk pegawainya dalam jangka waktu tertentu. Kebanyakan orang menganggap bahwa payroll merupakan sistem pembayaran gaji yang lebih modern daripada zaman dahulu yang memberikan gaji menggunakan amplop.
Selain itu, payroll juga lebih memfasilitasi administrasi atau HRD di perusahaan untuk mengirim atau memberikan gaji bagi pegawai mereka setiap bulan. Metode payroll cocok untuk perusahaan berskala besar dan memiliki banyak pegawai sejumlah ratusan hingga ribuan orang. Mereka pasti akan kewalahan jika harus menghitung secara manual dalam mengelola penggajian untuk pegawai. Selama pelaksanaannya, seluruh karyawan akan mendapatkan informasi detail mengenai komponen gaji yang diberikan oleh perusahaan, seperti uang lembur, tunjangan perjalanan, keringanan pajak, tunjangan makan, BPJS dan lain-lain. Jadi, ini membantu semua pegawai memahami gaji yang mereka dapatkan setiap bulan.
Metode dari Payroll
Ilustrasi Metode Payroll (Unplash)
Ada 3 metode yang harus diperhatikan oleh perusahaan atau badan usaha, diantaranya:
1. Metode Netto (Bersih)
Dengan adanya metode ini, gaji yang diterima pegawai dipotong dari pajak penghasilan (PPh 21) dan juga dari iuran jaminan sosial seperti BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan. Metode ini mengarahkan perusahaan untuk menghitung jumlah pajak dan juga membayar iuran jaminan sosial pegawainya. Dengan demikian, secara otomatis pegawai akan menerima gaji bersih dan tidak perlu lagi menghitung besaran potongan pajak dan iuran. Tetapi, metode bersih dapat dianggap rumit untuk beberapa perusahaan. Hal itu karena mereka harus memotong, menghitung, dan membayar pajak atas gaji setiap pegawai. Namun, dengan bantuan aplikasi, sistem penggajian akan sangat mudah untuk dilakukan.
Baca Juga:
2. Metode Gross (Mentah)
Berbeda dengan metode bersih, dalam metode gross ini pegawai harus menghitung dan membayar sendiri jumlah pajaknya. Dengan cara ini perusahaan akan memberikan gaji tanpa memperhitungkan pemotongan gaji dan pembayaran iuran jaminan sosial. Oleh karena itu, perusahaan yang menganut cara ini menuntut karyawan untuk mandiri dalam pemungutan, penghitungan, dan pembayaran pemotongan gaji dan iuran jaminan sosial.
3. Metode Gross Up (Penandaan)
Untuk metode ini, perusahaan akan memberikan tunjangan gaji pegawai berdasarkan besaran pajak atau iuran jaminan sosial seperti BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa perusahaan yang menggunakan metode ini akan menanggung semua biaya pajak dan iuran, termasuk tunjangan pajak atas upah yang dibayarkan. Namun, setiap pegawai bertanggung jawab untuk membayar kewajiban pajaknya secara mandiri. Setelah membayar kewajiban pajaknya, mereka harus melapor ke perusahaan.
Dari ketiga metode di atas, masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya. Dengan demikian, perusahaan dapat menentukan metode mana yang paling tepat untuk diterapkan saat menghitung dan membayar gaji pegawai.
Baca juga:
Manfaat Pengunaan Payroll
Ilustrasi Manfaat Payroll (Pixebay)
1. Ketahui laporan gaji setiap bulan
Salah satu manfaat dari payroll adalah menentukan detail laporan gaji setiap bulan. Payroll akan memberikan gambar yang sangat rinci dari persentase untuk potongan pajak, BPJS, dan gaji bersih akan diterima setiap bulan. Tidak hanya itu, menggunakan sistem ini, pegawai juga akan memahami gaji yang mereka terima setiap bulan. Setelah pengiriman gaji oleh perusahaan selesai, akan ada pemberitahuan ke setiap email masing-masing.
2. Penghematan waktu
Untuk departemen HRD atau manajemen perusahaan, sistem penggajian dapat menghemat waktu karena mereka akan membayar setiap pegawai yang bekerja di perusahaan itu. Mengapa? Karena sistem tersebut dapat memudahkan perusahaan dalam membuat laporan gaji bulanan. Dengan demikian, jika seorang pegawai tidak masuk dalam sehari, sistem penggajian akan secara otomatis menghitung total gaji pegawai pada hari tersebut. Sistem penggajian juga menawarkan berbagai fitur yang memungkinkan dalam memproses pembayaran penggajian dengan lebih efisien.
Baca Juga :
3. Perhitungan dan pemotongan gaji
Fitur penggajian yang sangat berguna yaitu fungsi menghitung gaji setiap individu. Jika jumlah gaji kotor telah ditentukan sebelumnya, sistem penggajian akan secara otomatis menghitung pemotongan gaji. Mulai dari pajak, asuransi, BPJS, dan lain-lain. Semua bagian ini akan dimasukkan langsung ke dalam jumlah besar gaji sebelum dikirim secara otomatis ke bank setiap pegawai. Bahkan, beberapa sistem penggajian juga dapat mencakup penggantian biaya pembayaran utang pegawai, menangani karyawan yang tidak menggunakan BPJS, dan biaya lain yang dibuat oleh setiap pegawainya.
4. Buat formulir pajak
Dengan menggunakan sistem penggajian, perusahaan juga dapat membuat formulir pajak yang diperlukan oleh pegawai dan perusahaan. Setelah itu, formulir dapat dikirim atau dicetak oleh bagian terkait. Sebelumnya, proses pembuatan formulir ini sangat memakan waktu dan biaya perjalanan yang mahal. Tetapi, sejak sistem payroll ada, proses pembuatan formulir pajak menjadi lebih mudah, efisien, dan hemat biaya. Selain itu, bagian HRD atau administrasi juga akan lebih fokus pada pekerjaan lain. Hal ini juga dapat meningkatkan aset di perusahaan.
- Baca Juga: Beberapa Perbedaan Personalia & HRD
5. Secara otomatis menyimpan data
Jika perusahaan menyimpan data gaji tentu saja, tentu akan membutuhkan lebih banyak waktu dan pasti akan lebih sulit dilakukan. Bahkan, perusahaan juga membutuhkan banyak ruang kertas dan penyimpanan sehingga data disimpan dengan rapi dan aman. Tetapi, setelah adanya payroll gaji (aplikasi yang bekerja langsung oleh suatu sistem), perusahaan tidak perlu menyiapkan hal tersebut. Tidak hanya itu, data lama yang sudah tersimpan dapat dengan mudah dihapus jika tidak lagi diperlukan. Setelah itu, semua tantangan yang dihadapi perusahaan untuk memenuhi kewajiban gaji pegawai dapat dengan mudah diselesaikan dengan menggunakan sistem payroll.
Baca Juga :
6. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis
Kalian harus memahami bahwa tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama. Namun, perusahaan dapat menyesuaikan sistem pembayaran yang dipilihnya. Jadi, bisnis dapat mengetahui apa yang dibutuhkan aplikasi penggajian untuk setiap pemasok. Seperti halnya dengan bisnis kecil. Mereka hanya membutuhkan fungsionalitas yang lebih sedikit daripada bisnis besar. Hal itu karena jumlah pegawainya tidak terlalu banyak dan jumlah permintaannya juga tidak terlalu besar. Untuk perusahaan besar, mereka dapat berinvestasi dalam sistem penggajian yang dapat diintegrasikan dengan satu aspek penjadwalan dan juga mengelola sumber daya lain. Contohnya seperti manajemen lisensi, kehadiran fungsi, penjadwalan, dll.
- Baca Juga: Apa Itu Brand Image? Pengertian, Pentingnya, Contoh Dan Cara Meningkatkannya Dalam Bisnis
7. Layanan mandiri
Sistem aplikasi penggajian juga dapat memudahkan pegawai untuk mengakses data dan informasi tentang dirinya secara langsung. Misalnya tentang pemotongan gaji, waktu kerja, bonus, besaran gaji, dan lain-lain. Fitur ini juga dapat membantu bagi yang ingin mengirimkan sesuatu secara otomatis tanpa harus menulis surat lamaran ke HRD. Saat ini, hampir semua sistem penggajian berbasis cloud. Artinya pengguna dapat mengakses sistem kapan saja dan di mana saja selama perangkat yang digunakan terhubung dengan internet. Sistem juga akan secara otomatis memperbarui jika terjadi perubahan pajak. Dengan demikian, gaji setiap pegawai akan otomatis disesuaikan dengan regulasi atau peraturan pemerintah.
- Baca Juga: Walk In Interview: Arti Dan Tips Menjawabnya
8. Buat catatan laporan bila perlu
Ada banyak transaksi yang terlibat dalam sistem penggajian. Sehingga, pasti membutuhkan laporan yang mudah dipahami dan dibaca untuk dapat menganalisisnya. Perusahaan yang digabungkan dengan akuntan dapat menyusun laporan transaksi yang lebih detail dengan menggunakan sistem penggajian sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga :
Itulah informasi mengenai payroll. Buat kalian yang bekerja di badan usaha maupun perusahaan, metode mana nih yang ingin kalian pakai? Semoga bermanfaat dan nantikan artikel lainnya, ya!
Leave a Reply