Bisnis Tips Bisnis

Mengenal Event Organizer (EO)

Arum Putri Lestari21 June 20220 Comment3k

Event organizer adalah penyedia jasa profesional dalam penyelenggara berbagai acara formal maupun non-formal. Melalui jasa ini, kamu bisa mengatasi segala konsep penyelenggaraan suatu acara dengan baik. EO akan membantu kamu menemukan sesuatu yang dibutuhkan di dalam setiap event dan mencari inspirasi terbaru khusus untuk kamu. Para pengguna jasa event organizer sepenuhnya akan menyerahkan konsep event kepada penyedia jasa tersebut. Kamu hanya perlu menuangkan keinginan dan selera sesuai yang didambakan.

Baca Juga:

Dalam melaksanakan pekerjaannya, event organizer sangat membutuhkan tim yang solid. Pasalnya, kamu perlu ingat bahwa EO tidak bisa bekerja sendiri, ya. Event organizer merupakan jenis pekerjaan secara tim atau berkelompok. Setiap anggota memiliki perannya tersendiri dalam membantu keberhasilan terselenggaranya suatu event. Kamu pun tak boleh menganggap remeh penyedia jasa ini. Saat salah satu anggota melakukan kesalahan, dengan otomatis seluruh tatanan event akan rusak. Kamu bisa menggunakan jasa event organizer untuk membantu penyelenggaraan berbagai event, loh. Misalnya saja event ulang tahun, event exhibition, event perayaan keluarga, hingga event yang kental akan adat. Yuk, simak penjelasan lebih lengkap tentang event organizer!

Baca Juga:

Klasifikasi Event Organizer

1. EO Spesialisasi Kontraktor

Ilustrasi Pembahasan Event Spesialis Kontraktor (pexels)

EO ini spesialis melayani keperluan perusahaan atau instansi yang akan mempunyai hajat. Hampir seluruhnya memiliki acara yang bersifat internal atau program yang disusun secara khusus. Untuk melaksanakannya, kamu perlu menggandeng EO demi efisiensi dan keberhasilan acara tersebut. Event organizer akan membantu kamu menyiapkan segala perlengkapan acara yang dibutuhkan perusahaan. EO juga akan memberikan gambaran atau konsep event yang sesuai dengan rencana pengadaan event. Misalnya, acara ulang tahun perusahaan, acara pertemuan konsumen, promosi langsung, dan acara kenaikan jabatan.

Baca Juga:

2. EO Spesialis Program

Ilustrasi Event Organizer Spesialis Program (pexels)

Event organizer ini mengandalkan sebagian besar hidupnya melalui program atau konsep acara yang dibuat untuk dijual kepada sponsor. EO akan membantu pembuatan konsep secara unik dan menarik tentunya untuk menarik perhatian sponsor. Sebagai bagian dari EO, kamu bisa merancang konsep sesuai target sasaran dari event tersebut. Biasanya, EO akan membuat proposal penawaran supaya pihak sponsor dalam mengetahui hal apa saja yang akan terselenggara dalam event. Lalu benefit yang didapatkan oleh sponsor juga akan dicantumkan dalam proposal tersebut. EO spesialis program dapat menyelenggarakan berbagai program atau event. Misalnya acara pameran, kompetisi olahraga atau otomotif, acara seni kebudayaan, hingga event memasak makanan kekinian.

Baca Juga:

Cara Kerja Event Organizer

1. Menyusun konsep acara

Cara kerja pertama dalam event organizer adalah menyusun konsep acara yang akan dilaksanakan dengan tim inti. Hal-hal yang perlu dibahas adalah tema acara, lokasi, waktu, pengisi acara, hiburan, dan hal pendukung lainnya. Kamu perlu menyusun konsep acara dengan sangat matang. Sejatinya, event dapat terselenggara dengan maksimal didukung oleh penyusunan rencana secara optimal. Satu hal pun kamu perlu usahakan jangan sampai ada yang terlewat. Tujuan penyusunan konsep acara secara menarik agar para pengunjung yang datang bisa mendapatkan kesan. Dari adanya kesan tersebut dapat berubah haluan menjadi perbincangan hangat yang dibicarakan banyak orang. Lalu bagaimana cara menyusun konsep acara yang menarik dan berkesan? Ajaklah orang-orang yang kreatif dan memiliki pemikiran out of the box. Kamu akan menemukan konsep event yang memukau dan memiliki ciri khas tersendiri dari event sejenisnya.

2. Perumusan teknis acara

Langkah selanjutnya adalah merumuskan teknis acara. Kamu harus teliti tentang apa saja yang dibutuhkan untuk bisa menyelenggarakan event tersebut dengan sempurna. Ada satu hal saja yang terlewat, akan sangat berdampak terhadap pelaksanaan acaranya. Untuk itu kamu bisa menyusun checklist apa saja yang harus dipenuhi agar tidak ada yang terlewat. Kamu bisa menuliskan hal apa saja yang dibutuhkan berdasarkan penulisan run down acara. Dari skema awal hingga akhir tentunya akan terlihat berbagai hal yang dapat mengisi setiap sesi acara tersebut. Contoh saja saat membuat konsep acara pameran seni kerajinan daerah. Kamu harus memikirkan matang tentang lokasi, hari, pengisi acara, brand lokal, dan lainnya agar dapat tersusun dengan matang.

3. Penyusunan anggaran

Penyusunan anggaran menjadi hal yang tak boleh terlewatkan. Seluruh agenda keuangan harus kamu susun secara detail. Tak boleh ada satu pun yang kamu lupakan. Hal ini sangat mendukung kesuksesan terselenggaranya event tersebut. Dengan penyusunan yang rinci, kamu bisa menghitung kira-kira berapa biaya yang diperlukan. Berdasarkan run down yang telah tersusun, semuanya bisa kamu rinci. Kamu harus jeli dalam menetapkan setiap anggarannya, ya. Secara teknis, penyusunan anggaran bisa dibagi menjadi beberapa bagian seperti :

Keperluan administrasi
Pengisi acara
SDM tambahan
Konsumsi
Akomodasi dan transportasi
Promosi dan publikasi
Sewa lokasi
Panggung, sound, dan lighting
Dekorasi acara
Souvenir

4.Pembagian tugas

Pembagian tugas sesuai divisi masing-masing dalam EO sangat diperlukan. Tujuannya agar masing-masing divisi bisa bertanggung jawab terhadap deskripsi pekerjaan masing-masing. Kamu perlu memastikan seluruh anggota sudah mendapatkan tugas. Kamu pun harus mengukur kemampuan setiap anggota dalam menangani event. Hal itu bisa kamu jadikan acuan untuk meletakkan anggota tersebut sesuai kemampuannya. Kamu juga harus membagi secara merata dan usahakan setiap divisi sudah diisi orang yang berpengalaman. Supaya setiap risiko yang terjadi dapat teratasi dengan sigap dalam event tersebut.

5. Pendanaan

Tahapan kelima dalam event organizer adalah pendanaan. Ada beberapa sumber pendanaan yang bisa digali. Saat menangani acara yang bekerja sama dengan instansi atau perorangan, kamu hanya perlu menyodorkan saja rincian biaya totalnya. Untuk pelaksanaan event dengan sumber dana dari pihak luar, kamu bisa mencari donatur dan juga bekerja sama dengan sponsorship yang tertarik dengan event yang akan diselenggarakan. Buat list mengenai donatur dan sponsorship yang akan ditarget menjadi sumber pendanaan. Kamu perlu menyiapkan proposal penawaran sponsorship terlebih dahulu. Usahakan sponsor sesuai dengan tema acara agar pihak sponsorship mau mengeluarkan budget marketing dalam event tersebut.

6. Persiapan acara

Keenam adalah tahapan persiapan acara. Saat acaranya memiliki skala besar, EO akan mempersiapkannya jauh-jauh hari. Biasanya EO membuat timeline dengan memberikan deadline pada setiap divisi masing-masing. Tujuannya agar pembagian tugas tidak tertunda sehingga mengganggu divisi yang lainnya. Timeline tersebut bisa dijadikan acuan dalam menangani persiapan event. Kamu bisa mengatasi segala kebutuhan yang dibutuhkan agar event bisa diselenggarakan dengan maksimal. Pastikan semua komponen telah siap dan tersedia dengan baik. Tahap ini sangat menentukan keberhasilan dari acara yang akan diselenggarakan.

7. Pelaksanaan acara

Terakhir adalah tahapan pelaksanaan acara. Pada tahapan ini belum berakhir sepenuhnya karena pihak event organizer akan terjun langsung saat acara. Banyak hal yang bisa tidak sesuai dengan rencana awal. Untuk itu, setiap divisi harus menyiapkan rencana cadangan saat terjadi sesuatu yang tidak diinginkan. Selalu lakukan koordinasi dengan penanggung jawab acara. Hal itu agar saat terjadi hal yang tidak sesuai harapan, kamu bisa mengambil keputusan dengan cepat. Sebagai bagian dari penyedia EO, kamu harus bertanggung jawab penuh membantu jalannya acara secara maksimal, ya.

Nah, itu dia penjelasan mengenai event organizer (EO). Kamu sudah memiliki gambaran, bukan? Ya, karena penyedia jasa ini kerap kamu temukan dalam lingkungan keseharian. Kamu pun bisa membangun jasa ini secara berkempok bersama teman, loh. Asalkan seluruhnya mengerti betul tentang cara kerja dan tanggung jawab EO. Semoga bermanfaat dan selamat mencoba!

Baca Juga: